Ví dụ hóa đơn đơn giản
Hóa đơn trông như thế nào? Đây là yêu cầu thanh toán gồm thông tin người bán và người mua, danh sách phí chi tiết, tổng tiền và hướng dẫn thanh toán. Bố cục có thể khác nhau, nhưng những thông tin này cần dễ tìm.
Ví dụ giả định này cho thấy hóa đơn của một người làm việc tự do gửi khách hàng bằng đô la Mỹ. Tên, địa chỉ và số tiền chỉ nhằm minh họa. Hãy kiểm tra quy định về thuế và hóa đơn áp dụng cho công việc của bạn.
HÓA ĐƠN
Từ: Alex Morgan Design 12 Example Street, Portland, OR 97201 alex@example.com
Gửi đến: Sample Coffee Co. 40 Example Avenue, Portland, OR 97202
Số hóa đơn: INV-1042 Ngày lập: 1 tháng 10 năm 2026 Ngày cung cấp dịch vụ: 30 tháng 9 năm 2026 Hạn thanh toán: 15 tháng 10 năm 2026 Tiền tệ: USD
| Mô tả | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Thiết kế thực đơn | 6 giờ | $75.00 | $450.00 |
| Chỉnh sửa thực đơn | 2 giờ | $75.00 | $150.00 |
| Tạm tính | $600.00 | ||
| Thuế, nếu áp dụng | $0.00 | ||
| Tổng phải trả | $600.00 |
Thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng. Hỏi Alex thông tin thanh toán và dùng INV-1042 làm nội dung tham chiếu.
Ví dụ này giả định không phải nộp thuế. Đây chỉ là minh họa, không phải quy định thuế. Với hóa đơn thực tế, hãy cung cấp thông tin thanh toán cho khách hoặc cách đã thỏa thuận để nhận thông tin đó.
Các phần của hóa đơn
Thiết kế có thể đơn giản hoặc mang dấu ấn thương hiệu. Điều quan trọng là khách hàng tìm được thông tin mà không phải đoán.
- Phần đầu: Ghi chữ “Hóa đơn”, tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ. Logo là tùy chọn.
- Người nhận: Ghi tên và địa chỉ thanh toán của khách hàng. Nếu khách cung cấp số đơn mua hàng, hãy thêm số đó.
- Thông tin hóa đơn: Đặt số hóa đơn riêng, ghi ngày lập và hạn thanh toán. Thêm ngày cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng khi cần.
- Các khoản phí: Mô tả từng dịch vụ hoặc sản phẩm. Ghi số lượng hoặc số giờ, đơn giá và thành tiền trên từng dòng.
- Tổng tiền: Ghi tạm tính, thuế hoặc giảm giá áp dụng và số tiền cuối cùng. Nếu khách đã trả trước, hãy thể hiện rõ khoản đó và số dư còn lại.
- Hướng dẫn thanh toán: Nêu cách thanh toán và thông tin cần thiết. Ghi rõ tiền tệ nếu có thể gây nhầm lẫn.
Yêu cầu khác nhau tùy địa phương và tình trạng thuế. Ví dụ, GOV.UK giải thích nội dung bắt buộc trên hóa đơn tại Anh và khi nào cần thêm thông tin VAT. Hãy kiểm tra quy định nơi bạn kinh doanh trước khi gửi.
Cách đọc ví dụ
Phần đầu ghi người gửi và khách hàng. INV-1042 là mã tham chiếu của hóa đơn này. Ngày lập cho biết hóa đơn được tạo khi nào. Ngày dịch vụ cho biết thời điểm thực hiện công việc, còn hạn thanh toán cho biết khi nào cần trả tiền.
Trong bảng, sáu giờ với giá $75 mỗi giờ bằng $450. Hai giờ nữa cùng đơn giá thêm $150. Tạm tính là $600. Vì ví dụ giả định này không có thuế hoặc khoản trả trước nên số tiền phải trả cũng là $600. Nếu đã nhận tiền trả trước, bạn cần ghi khoản đó và trừ khỏi tổng để hiển thị số dư.
Dòng thanh toán nêu phương thức và mã tham chiếu. Với khách hàng thực tế, hãy gửi hướng dẫn thanh toán đầy đủ qua kênh đã thỏa thuận. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi.
Công việc khác nhau, bố cục khác nhau
Người làm tự do tính theo giờ có thể liệt kê từng việc, số giờ và giá theo giờ như ví dụ. Với dự án giá cố định, hãy dùng một dòng cho từng sản phẩm bàn giao hoặc giai đoạn đã thỏa thuận và ghi giá. Nhà thầu có thể tách chi phí nhân công và vật liệu để khách thấy cách tính tổng.
Một số khách cần đơn mua hàng hoặc địa chỉ thanh toán cụ thể. Nếu chưa chắc, hãy hỏi trước khi gửi. Doanh nghiệp gửi hàng qua biên giới có thể cần một chứng từ khác cho hải quan. Xem mẫu hóa đơn thương mại cho mục đích đó.
Hóa đơn có thể chỉ một trang hoặc dài hơn nếu có nhiều mục. Dù trường hợp nào, tổng tiền, hạn thanh toán và hướng dẫn thanh toán đều cần dễ tìm.
Cách làm hóa đơn dễ đọc
Đặt thông tin ở trên cùng, sau đó trình bày các khoản phí trong bảng. Đặt số tiền phải trả và hướng dẫn thanh toán ở vị trí dễ thấy. Dùng phông chữ dễ đọc và chừa đủ khoảng cách giữa các phần. Bạn có thể bắt đầu với mẫu hóa đơn.
Để tạo PDF, mở trình chỉnh sửa Duebolt, điền thông tin của bạn, của khách hàng và các khoản phí, rồi tải hóa đơn xuống. Các kiểu miễn phí tạo PDF không có hình mờ và không cần đăng ký. Kiểm tra bản xem trước và thông tin thanh toán trước khi gửi.
Những lỗi thường gặp
- Mục không rõ ràng: Thay “dịch vụ” bằng mô tả khách hàng nhận ra, chẳng hạn “Thiết kế thực đơn, tháng 9 năm 2026”.
- Hạn thanh toán không rõ: Ghi ngày cụ thể cùng các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
- Sai thông tin thanh toán của khách: Kiểm tra tên pháp lý, địa chỉ thanh toán và mã đơn mua hàng nếu được yêu cầu.
- Tính sai: Kiểm tra số lượng nhân đơn giá trên từng dòng, rồi kiểm tra thuế, giảm giá, tiền trả trước và số dư.
- Thiếu thông tin thanh toán: Nêu cách trả tiền và cung cấp đúng thông tin tài khoản hoặc hướng dẫn.
- Sao chép thuế trong ví dụ: Áp dụng quy định cho giao dịch của bạn, đừng mặc định khoản thuế $0.00 trong ví dụ cũng áp dụng cho bạn.
Kiểm tra lần cuối 28 tháng 10, 2026.
Đọc bằng:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskNorskSuomiРусскийУкраїнськаČeštinaSlovenčinaRomânăMagyarΕλληνικάTürkçeالعربيةעבריתहिन्दीBahasa IndonesiaBahasa Melayuไทย한국어Hrvatski