Hoe ziet een factuur eruit?

Een eenvoudig factuurvoorbeeld

Hoe ziet een factuur eruit? Het is een betaalverzoek met de gegevens van verkoper en koper, een gespecificeerde lijst met kosten en het totaal met betaalinstructies. De indeling kan verschillen, maar deze gegevens moeten makkelijk te vinden zijn.

Dit fictieve voorbeeld laat een factuur van een freelancer aan een klant zien, in Amerikaanse dollars. De namen, adressen en bedragen dienen als illustratie. Controleer welke belasting- en factuurregels voor jouw werk gelden.

FACTUUR

Van: Alex Morgan Design 12 Example Street, Portland, OR 97201 alex@example.com

Factuur aan: Sample Coffee Co. 40 Example Avenue, Portland, OR 97202

Factuurnummer: INV-1042 Factuurdatum: 1 oktober 2026 Datum van de dienst: 30 september 2026 Vervaldatum: 15 oktober 2026 Valuta: USD

Betaling: bankoverschrijving. Vraag Alex om de betaalgegevens en gebruik INV-1042 als kenmerk.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er geen belasting verschuldigd is. Het is een illustratie, geen belastingregel. Geef een klant op een echte factuur de betaalgegevens of een afgesproken manier om die te krijgen.

De onderdelen van een factuur

Je kunt een eenvoudig ontwerp gebruiken of je huisstijl toevoegen. Het belangrijkste is dat de klant de gegevens kan vinden zonder te hoeven raden.

• Kop: gebruik het woord 'Factuur' en vermeld je bedrijfsnaam en contactgegevens. Een logo is optioneel.
• Factuur aan: vermeld de factuurnaam en het adres van de klant. Voeg ook het bestelnummer toe als de klant dat heeft gegeven.
• Factuurgegevens: geef de factuur een uniek nummer, een factuurdatum en een vervaldatum. Voeg waar nodig de datum van levering of dienstverlening toe.
• Specificatie: beschrijf elke dienst of elk product. Vermeld per regel de hoeveelheid of uren, het tarief en het bedrag.
• Totalen: vermeld het subtotaal, toepasselijke belasting of korting en het eindbedrag. Heeft de klant al een voorschot betaald, toon dat dan duidelijk samen met het resterende bedrag.
• Betaalinstructies: leg uit hoe de klant kan betalen en vermeld de benodigde gegevens. Noem de valuta als daar twijfel over kan ontstaan.

De vereisten verschillen per land en fiscale situatie. Zo legt GOV.UK uit wat op Britse facturen moet staan en wanneer extra btw-gegevens nodig zijn. Controleer de regels voor jouw locatie voordat je de factuur verstuurt.

Zo lees je het voorbeeld

Bovenaan staan de afzender en de klant. INV-1042 is het kenmerk van deze factuur. De factuurdatum laat zien wanneer de factuur is gemaakt. De datum van de dienst laat zien wanneer het werk is uitgevoerd en de vervaldatum wanneer de betaling wordt verwacht.

In de tabel is zes uur tegen $75 samen $450. Twee extra uren tegen hetzelfde tarief voegen $150 toe. Het subtotaal is $600. Omdat in dit fictieve voorbeeld geen belasting of voorschot geldt, is ook het te betalen bedrag $600. Als een voorschot was betaald, vermeld je dat bedrag en trek je het af van het totaal om het resterende saldo te tonen.

De betaalregel vermeldt de methode en het kenmerk. Geef een echte klant volledige betaalinstructies via het afgesproken kanaal. Controleer de gegevens zorgvuldig voordat je de factuur verstuurt.

Ander werk, andere indeling

Een freelancer met een uurtarief kan, zoals in het voorbeeld, elke taak, het aantal uren en het uurtarief vermelden. Gebruik bij een project met een vaste prijs één regel per afgesproken oplevering of fase en vermeld de prijs. Een aannemer kan arbeid en materialen apart vermelden, zodat de klant ziet hoe het totaal is berekend.

Sommige klanten hebben een inkooporder of een specifiek factuuradres nodig. Vraag dit na voordat je de factuur verstuurt als je twijfelt. Een bedrijf dat goederen naar het buitenland verzendt, kan een ander document voor de douane nodig hebben. Bekijk daarvoor de template voor een handelsfactuur.

Een factuur kan uit één pagina bestaan of langer zijn als er veel regels zijn. Zorg in beide gevallen dat het totaal, de vervaldatum en de betaalinstructies makkelijk te vinden zijn.

Zo maak je je factuur duidelijk

Zet de gegevens bovenaan en plaats de kosten daarna in een tabel. Zorg dat het te betalen bedrag en de betaalinstructies goed opvallen. Gebruik een leesbaar lettertype en voldoende ruimte tussen de onderdelen. Je kunt beginnen met de factuurtemplate.

Voor een pdf open je de Duebolt-editor, vul je jouw gegevens, die van de klant en de kosten in en download je de factuur. Met de gratis stijlen krijg je een pdf zonder watermerk en zonder registratie. Controleer het voorbeeld en de betaalgegevens voordat je de factuur verstuurt.

Veelgemaakte fouten

• Een onduidelijke factuurregel: vervang 'diensten' door een beschrijving die de klant herkent, zoals 'Ontwerp van het menu, september 2026'.
• Geen duidelijke vervaldatum: vermeld de exacte datum en de afgesproken betaalvoorwaarden.
• Verkeerde factuurgegevens: controleer de officiële factuurnaam en het adres van de klant en, indien gevraagd, het inkoopordernummer.
• Onjuiste berekening: controleer per regel de hoeveelheid maal het tarief en daarna de belasting, kortingen, voorschotten en het openstaande saldo.
• Ontbrekende betaalgegevens: leg uit hoe de klant kan betalen en vermeld de juiste rekeninggegevens of betaalinstructies.
• De belasting uit het voorbeeld overnemen: pas de regels voor je eigen transactie toe en ga er niet van uit dat de belasting van $0.00 ook voor jou geldt.