Een factuur maken

Voor je begint: wat je nodig hebt

Verzamel dit één keer en bewaar het op een plek waar je het kunt kopiëren:

• Je bedrijfsnaam, adres, e-mail en telefoonnummer. Voeg je logo toe als je er een hebt.
• Elk belasting- of registratienummer dat je moet vermelden. In Canada is dat je GST/HST-nummer als je geregistreerd bent; in Australië je ABN; in het VK je VAT-nummer als je voor de btw (VAT) bent geregistreerd.
• Hoe je betaald wilt worden: bankgegevens, e-mailadres voor e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Je gebruikelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen, of Net 30).
• De volledige naam of bedrijfsnaam van de klant, het adres en een eventueel inkoopordernummer dat je hebt gekregen.
• Wat je hebt gedaan: data, uren of aantallen, prijzen, materialen.

Met dit bij de hand is de factuur zelf alleen nog een kwestie van vakjes invullen.

Stap voor stap: dezelfde 7 stappen, met welk hulpmiddel dan ook

1. Zet ‘Factuur’ erboven en geef hem het volgende nummer in je reeks. Gebruik een nummer nooit twee keer. Is dit je eerste factuur, begin dan bij 0001 of iets als 2026-001 en tel vanaf daar op. Meer hierover in facturen nummeren.
2. Zet de datum van vandaag erop, en vermeld de datum van het werk als dat eerder was.
3. Voeg jouw gegevens en die van de klant toe. Gebruik de officiële naam of bedrijfsnaam van de klant, geen bijnaam en niet alleen een contactpersoon.
4. Zet het werk regel voor regel op de factuur. Eén regel per dienst of product, met aantal, prijs per stuk en regeltotaal. ‘Wekelijkse kantoorschoonmaak (4 bezoeken) à $ 185’ is duidelijker dan ‘Schoonmaak oktober: $ 740’.
5. Voeg belasting toe, als je die rekent, op een aparte regel met het tarief. Trek een eventuele korting af vóór de belasting, niet erna.
6. Vermeld het totaal en de vervaldatum. Schrijf een echte datum (‘Te betalen vóór 6 november 2026’) in plaats van alleen ‘14 dagen’.
7. Zeg hoe er betaald kan worden en vraag de klant het factuurnummer te vermelden. Sla de factuur daarna op als pdf en verstuur hem.

Meer is het niet. Het verschil tussen de drie methoden hieronder is hoeveel je daarvan elke keer opnieuw moet typen.

Drie manieren om er een te maken

Met de hand (papier of een factuurboekje met doorslag)

Prima voor een marktkraam of een losse klus zonder internet. Koop een genummerd doorschrijfboekje, zodat je een kopie houdt en de nummers op volgorde lopen. Schrijf duidelijk, reken de belasting en het totaal uit met een rekenmachine en maak een foto van je kopie zodat die niet zoekraakt. Het nadeel: geen nette pdf voor zakelijke klanten, en later alles overnemen in je administratie.

In Word, Google Docs, Excel of Google Sheets

Maak één keer een sjabloon met je gegevens bovenaan en een lege tabel voor de factuurregels. Gebruik in een spreadsheet formules: aantal maal prijs voor elke regel, een SOM voor het subtotaal, dan de belastingregel en het totaal. Kies elke keer eerst ‘Opslaan als’ of ‘Kopie maken’, zodat je nooit de factuur van vorige maand overschrijft, pas het nummer en de datum met de hand aan en exporteer naar pdf.

Veelvoorkomende valkuilen: vergeten het factuurnummer te wijzigen, de naam van een oude klant die nog in een cel staat, en een formule die een regel die je onderaan hebt toegevoegd niet meeneemt.

Met een factuurgenerator

Een generator doet het rekenwerk, de nummering en de opmaak voor je. In Duebolt typ je je bedrijfsgegevens één keer in (ze worden op je apparaat onthouden), kies of voeg je de klant toe, tik je je vaste posten aan en download je de pdf. Het nummer telt vanzelf op, en de naam van de belasting, de valuta en het papierformaat volgen het land dat je kiest. Het is gratis en je hoeft je niet aan te melden, dus het past bij iedereen die een paar keer per maand factureert en geen zin heeft in een spreadsheet.

De checklist voor je op verzenden drukt

Open de pdf daarna één keer op je telefoon. Is hij daar goed leesbaar, dan is hij dat overal.

Fouten die de betaling vertragen

• Te laat versturen. Factureer op de dag dat de klus af is. Elke dag die je wacht, is meestal een dag later dat je betaald wordt.
• Vage omschrijvingen. ‘Verleende diensten’ roept vragen op. ‘Keukenkraan vervangen, 1,5 uur arbeid plus onderdelen’ niet.
• Naar de verkeerde persoon sturen. In een bedrijf is degene die je heeft ingehuurd vaak niet degene die betaalt. Vraag na naar wie je facturen moet sturen.
• Geen betalingsvoorwaarden. Zeg je niet wanneer, dan betalen veel klanten wanneer het hun uitkomt.
• Een verstuurde factuur aanpassen. Klopte er iets niet, stuur dan een gecorrigeerd document en bewaar de oude versie, in plaats van die stilletjes te wijzigen.
• Niet opvolgen. Zet de vervaldatum in je agenda. Is die verstreken, stuur dan de volgende dag een vriendelijke herinnering. Onze gids over de betalingsherinnering per e-mail bevat sjablonen.

Kant-en-klare opmaak per beroep vind je op de pagina factuursjabloon, of in het factuursjabloon voor schoonmaakbedrijven dat voor het voorbeeld op deze pagina is gebruikt.