Sådan laver du en faktura

Før du går i gang: det skal du bruge

Saml det her én gang, og gem det et sted, hvor du kan kopiere fra:

• Dit virksomhedsnavn, adresse, e-mail og telefon. Tilføj dit logo, hvis du har et.
• Det skatte- eller registreringsnummer, du skal have med. I Canada er det dit GST/HST-nummer, hvis du er registreret, i Australien dit ABN og i Storbritannien dit VAT-nummer, hvis du er momsregistreret.
• Hvordan du vil have betaling: bankoplysninger, e-mail til e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Dine sædvanlige betalingsbetingelser (for eksempel 14 dage eller Net 30).
• Kundens fulde navn eller firmanavn, adresse og et eventuelt indkøbsordrenummer, du har fået.
• Hvad du har lavet: datoer, timer eller antal, priser, materialer.

Når du har det ved hånden, handler selve fakturaen bare om at udfylde felterne.

Trin for trin: de samme 7 trin, uanset værktøj

1. Giv den overskriften »Faktura« og det næste nummer i din serie. Genbrug aldrig et nummer. Er det din første faktura, kan du starte ved 0001 eller noget som 2026-001 og tælle op derfra. Mere om det i sådan nummererer du fakturaer.
2. Datér den med dagens dato, og angiv datoen for arbejdet, hvis det lå tidligere.
3. Tilføj dine og kundens oplysninger. Brug kundens juridiske navn eller firmanavn, ikke et kælenavn eller kun en kontaktperson.
4. Opstil arbejdet linje for linje. Én linje pr. ydelse eller vare med antal, stykpris og linjebeløb. »Ugentlig kontorrengøring (4 besøg) à $185« er tydeligere end »Rengøring oktober: $740«.
5. Læg skat til, hvis du opkræver det, på en separat linje med satsen. Træk en eventuel rabat fra før skatten, ikke efter.
6. Skriv totalbeløbet og forfaldsdatoen. Angiv en konkret dato (»Forfalder 6. november 2026«) i stedet for kun »14 dage«.
7. Skriv, hvordan der skal betales, og bed kunden angive fakturanummeret. Gem den derefter som PDF, og send den.

Det er hele processen. Forskellen på de tre metoder nedenfor er, hvor meget af det du skal skrive igen hver gang.

Tre måder at lave en faktura på

I hånden (papir eller en fakturablok med gennemslag)

Fint til en markedsbod eller en enkeltstående opgave uden internet. Køb en nummereret blok med gennemslag, så du beholder en kopi, og numrene kommer i rækkefølge. Skriv tydeligt, læg skat og total sammen med en lommeregner, og tag et billede af din kopi, så den ikke kan blive væk. Ulempen: ingen pæn PDF til erhvervskunder, og du skal overføre det hele til bogføringen bagefter.

I Word, Google Docs, Excel eller Google Sheets

Lav en skabelon én gang med dine oplysninger øverst og en tom tabel til fakturalinjerne. I et regneark bruger du formler: antal gange pris for hver linje, en SUM til subtotalen og derefter skattelinjen og totalen. Brug »Gem som« eller »Lav en kopi« først hver gang, så du aldrig overskriver sidste måneds faktura, opdater nummer og dato manuelt, og eksportér til PDF.

Typiske faldgruber: at du glemmer at ændre fakturanummeret, at en gammel kundes navn står tilbage i en celle, og at en formel ikke medregner en linje, du har tilføjet nederst.

Med en fakturagenerator

En generator klarer udregningerne, nummereringen og layoutet for dig. I Duebolt indtaster du dine virksomhedsoplysninger én gang (de huskes på din enhed), vælger eller tilføjer kunden, trykker på dine faste varer og downloader PDF'en. Nummeret tæller selv op, og skattens navn, valutaen og papirformatet følger det land, du vælger. Det er gratis og kræver ingen konto, så det passer til alle, der fakturerer et par gange om måneden og ikke gider bøvle med et regneark.

Tjeklisten, før du trykker send

Åbn så PDF'en én gang på din telefon. Ser den godt ud der, ser den godt ud overalt.

Fejl, der forsinker betalingen

• At sende den for sent. Fakturér samme dag, som opgaven bliver færdig. Hver dag, du venter, er som regel en dag mere, før du får penge.
• Uklare beskrivelser. »Udførte ydelser« inviterer til spørgsmål. »Køkkenarmatur udskiftet, 1,5 t arbejde plus dele« gør ikke.
• At sende den til den forkerte person. I en virksomhed er den, der hyrede dig, ofte ikke den, der betaler. Spørg, hvem der skal have fakturaerne.
• Ingen betalingsbetingelser. Hvis du ikke siger hvornår, betaler mange kunder, når det passer dem.
• At rette i en sendt faktura. Hvis noget var forkert, så send et rettet dokument og gem det gamle, i stedet for stille og roligt at ændre det.
• Ingen opfølgning. Skriv forfaldsdatoen i kalenderen. Hvis den overskrides, så send en venlig påmindelse dagen efter. Vores guide om rykkere på e-mail har skabeloner.

Færdige layouts efter branche finder du på siden fakturaskabelon eller i fakturaskabelonen til rengøring, som eksemplet på denne side bygger på.