如何开发票

开始之前：需要准备什么

把下面这些信息一次整理好，放在随时可以复制的地方：

• 您的商号、地址、邮箱和电话。如果有标志（Logo），也一并加上。
• 需要印在发票上的税号或登记号。在加拿大，如已登记，是您的GST/HST号码；在澳大利亚是ABN；在英国，如已登记增值税，是您的VAT号码。
• 您希望的收款方式：银行账户信息、e-Transfer邮箱、PayPal、Zelle。
• 您通常的付款条款（例如14天，或Net 30）。
• 客户的全名或公司名称、地址，以及对方提供的采购订单号。
• 您做了什么：日期、工时或数量、价格、材料。

有了这些，开发票就只是填空而已。

分步操作：无论用什么工具，都是这7步

1. 标题写“发票”（Invoice），并按序列给出下一个编号。编号绝不能重复使用。如果这是您的第一张发票，可以从0001或2026-001之类开始，然后依次往上数。详见如何给发票编号。
2. 填写日期，写今天的日期；如果工作是在更早的时候完成的，也注明工作日期。
3. 填写您和客户的信息。 使用客户的法定名称或公司名称，不要只写昵称或某个联系人。
4. 逐行列出工作内容。 每项服务或商品一行，写明数量、单价和小计。“每周办公室保洁（4次）@ $185”比“10月保洁：$740”清楚得多。
5. 加上税费（如果收取），单独列一行并注明税率。折扣应在计税之前扣除，而不是先算税再打折。
6. 写明总额和到期日。 写一个具体日期（“2026年11月6日前付款”），而不只是“14天”。
7. 说明付款方式，并请客户付款时注明发票编号。然后保存为PDF发送即可。

整个流程就是这样。下面三种方法的区别，只在于每次需要重新输入多少内容。

三种开发票的方法

手写（纸质或复写式发票本）

适合集市摊位或没有网络的一次性活儿。买一本带编号的复写本，这样既能留底，编号也是连续的。字迹要清楚，用计算器算好税费和总额，再给留底联拍张照，以免丢失。缺点是：没有整洁的PDF发给企业客户，事后还得把所有内容抄进账本。

用Word、Google文档、Excel或Google表格

先做一个模板：顶部放您的信息，下面是空白的明细表。在电子表格里使用公式：每行用数量乘以单价，小计用SUM，下面再放税费行和总额。每次先“另存为”或“创建副本”，以免覆盖上个月的发票，手动更新编号和日期，再导出为PDF。

常见陷阱：忘了改发票编号、单元格里残留着老客户的名字，以及在底部新加的行没被公式算进去。

用发票生成器

生成器会帮您完成计算、编号和排版。在Duebolt中，您只需输入一次商家信息（会保存在您的设备上），选择或添加客户，点选常用项目，然后下载PDF。编号会自动递增，税种名称、币种和纸张尺寸会根据您选择的国家自动设置。它免费且无需注册，适合每月开几次发票、又不想折腾电子表格的人。

发送前的检查清单

最后在手机上打开一次PDF。如果在手机上看着清楚，在哪儿看都清楚。

拖慢付款的常见错误

• 发得太晚。 工作完成当天就开发票。每拖一天，通常收款也会晚一天。
• 描述含糊。 写“已提供服务”会招来询问。写“更换厨房水龙头，人工1.5小时加配件”就不会。
• 发错了人。 在公司里，雇用您的人往往不是付款的人。问清楚发票应该发给谁。
• 没有付款条款。 如果您不写明何时付款，很多客户就会看自己方便再付。
• 修改已发出的发票。 如果有错误，请发送一份更正后的单据并保留原单据的记录，而不是悄悄改掉。
• 不跟进。 把到期日记在日历上。一旦逾期，第二天就发一封礼貌的提醒。我们的逾期发票催款邮件指南提供了模板。

各行业现成的版式，请参阅发票模板页面，或本页示例所用的保洁发票模板。