Sebelum mulai: apa saja yang Anda perlukan
Kumpulkan data berikut sekali saja dan simpan di tempat yang mudah disalin:
- Nama usaha, alamat, email, dan nomor telepon Anda. Tambahkan logo jika punya.
- Nomor pajak atau nomor registrasi yang wajib dicetak. Di Kanada, itu nomor GST/HST jika Anda terdaftar; di Australia, ABN Anda; di Inggris, nomor VAT jika Anda terdaftar VAT.
- Cara Anda ingin dibayar: rekening bank, email e-Transfer, PayPal, Zelle.
- Syarat pembayaran yang biasa Anda pakai (misalnya 14 hari, atau Net 30, yaitu bayar paling lambat 30 hari setelah tanggal invoice).
- Nama lengkap klien atau nama perusahaannya, alamatnya, dan nomor purchase order (PO) jika mereka memberikannya.
- Apa yang Anda kerjakan: tanggal, jam kerja atau jumlah, harga, bahan.
Kalau semua ini sudah ada, membuat invoice tinggal mengisi kolom.
Langkah demi langkah: 7 langkah yang sama, apa pun alatnya
- Beri judul “Invoice” dan pakai nomor berikutnya dalam seri Anda. Jangan pernah memakai ulang nomor. Kalau ini invoice pertama Anda, mulailah dari 0001 atau format seperti 2026-001, lalu naikkan dari situ. Selengkapnya di cara memberi nomor invoice.
- Beri tanggal hari ini, dan catat tanggal pekerjaan jika dilakukan lebih awal.
- Tambahkan data Anda dan data klien. Gunakan nama resmi atau nama perusahaan klien, bukan nama panggilan atau hanya nama kontak.
- Tulis rincian pekerjaan baris per baris. Satu baris untuk setiap jasa atau produk, dengan jumlah, harga satuan, dan subtotal. “Pembersihan kantor mingguan (4 kunjungan) @ $185” lebih jelas daripada “Kebersihan Oktober: $740”.
- Tambahkan pajak, jika Anda memungutnya, di baris tersendiri lengkap dengan tarifnya. Terapkan diskon sebelum pajak, bukan sesudahnya.
- Tulis total dan tanggal jatuh tempo. Cantumkan tanggal yang pasti (“Jatuh tempo 6 November 2026”), jangan hanya “14 hari”.
- Jelaskan cara membayar dan minta klien mencantumkan nomor invoice. Lalu simpan sebagai PDF dan kirimkan.
Itulah seluruh prosesnya. Perbedaan ketiga cara di bawah hanya pada seberapa banyak yang harus Anda ketik ulang setiap kali.
Tiga cara membuat invoice
Tulis tangan (kertas atau buku nota rangkap)
Cocok untuk lapak di pasar atau pekerjaan sekali jalan tanpa internet. Belilah buku nota rangkap bernomor agar Anda menyimpan salinannya dan nomornya berurutan. Tulis dengan jelas, hitung pajak dan total dengan kalkulator, lalu foto salinan Anda agar tidak hilang. Kekurangannya: tidak ada PDF rapi untuk klien bisnis, dan Anda harus menyalin semuanya ke pembukuan nanti.
Di Word, Google Docs, Excel, atau Google Sheets
Buat template sekali, dengan data Anda di bagian atas dan tabel item yang masih kosong. Di spreadsheet, gunakan rumus: jumlah dikali harga untuk setiap baris, SUM untuk subtotal, lalu baris pajak dan total. Setiap kali membuat invoice, gunakan dulu “Simpan sebagai” atau “Buat salinan” agar invoice bulan lalu tidak tertimpa, ubah nomor dan tanggal secara manual, lalu ekspor ke PDF.
Jebakan yang sering terjadi: lupa mengganti nomor invoice, nama klien lama yang tertinggal di salah satu sel, dan rumus yang tidak mencakup baris baru yang Anda tambahkan di bawah.
Dengan generator invoice
Generator mengerjakan hitungan, penomoran, dan tata letak untuk Anda. Di Duebolt, Anda cukup mengetik data usaha sekali (data ini diingat di perangkat Anda), memilih atau menambahkan klien, mengetuk item yang biasa Anda pakai, lalu mengunduh PDF-nya. Nomor bertambah sendiri, dan nama pajak, mata uang, serta ukuran kertas menyesuaikan negara yang Anda pilih. Gratis dan tanpa perlu mendaftar, jadi cocok bagi siapa saja yang mengirim invoice beberapa kali sebulan dan tidak mau repot dengan spreadsheet.
Daftar periksa sebelum menekan kirim
| Periksa | Mengapa penting |
|---|---|
| Nomor invoice baru dan berurutan | Nomor ganda membingungkan pembukuan kedua pihak |
| Nama dan alamat klien sudah benar | Tim keuangan klien bisa menolak invoice yang salah alamat |
| Nomor PO atau referensi sudah dicantumkan | Banyak perusahaan tidak mau membayar tanpanya |
| Setiap baris punya jumlah dan harga | Klien bisa memeriksa hitungan dalam hitungan detik |
| Tarif pajak dan nomor pajak Anda benar | Klien bisnis sering memerlukannya untuk mengkreditkan pajak |
| Total sesuai penawaran atau kesepakatan | Kejutan memicu pertanyaan, dan pertanyaan memicu penundaan |
| Jatuh tempo berupa tanggal yang pasti | “Net 30” mudah disalahartikan; tanggal tidak |
| Data pembayaran lengkap | Satu digit nomor rekening yang hilang bisa membuang seminggu |
Setelah itu, buka PDF-nya sekali di ponsel. Kalau di sana mudah dibaca, di mana pun pasti mudah dibaca.
Kesalahan yang memperlambat pembayaran
- Mengirimnya terlambat. Kirim invoice di hari yang sama saat pekerjaan selesai. Setiap hari Anda menunda biasanya menambah satu hari sebelum Anda dibayar.
- Deskripsi yang samar. “Jasa yang telah diberikan” mengundang pertanyaan. “Penggantian keran dapur, 1,5 jam kerja ditambah suku cadang” tidak.
- Mengirim ke orang yang salah. Di perusahaan, orang yang mempekerjakan Anda sering kali bukan orang yang membayar. Tanyakan siapa yang seharusnya menerima invoice.
- Tanpa syarat pembayaran. Kalau Anda tidak menyebut kapan, banyak klien akan membayar sesuka mereka.
- Mengubah invoice yang sudah terkirim. Jika ada yang salah, kirim dokumen koreksi dan simpan catatan invoice lama, jangan diam-diam mengubahnya.
- Tidak ada tindak lanjut. Catat tanggal jatuh tempo di kalender. Jika terlewat, kirim pengingat yang sopan keesokan harinya. Panduan email untuk invoice yang lewat jatuh tempo kami menyediakan template-nya.
Untuk tata letak siap pakai per bidang usaha, lihat halaman template invoice, atau template invoice jasa kebersihan yang dipakai untuk contoh di halaman ini.
Terakhir diperiksa 23 Oktober 2026.
Baca dalam:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskNorskSuomiРусскийУкраїнськаČeštinaSlovenčinaRomânăMagyarΕλληνικάTürkçeالعربيةעבריתहिन्दीBahasa MelayuTiếng Việtไทย日本語한국어简体中文Hrvatski