Como fazer uma fatura

Antes de começar: o que você precisa

Reúna estas informações uma vez e guarde em um lugar de onde possa copiar:

• Nome da sua empresa, endereço, e-mail e telefone. Inclua seu logotipo, se tiver.
• Qualquer número fiscal ou de registro que precise constar. No Canadá, é o seu número de GST/HST, se você for registrado; na Austrália, o seu ABN; no Reino Unido, o seu número de VAT, se você for registrado no VAT.
• Como você quer receber: dados bancários, e-mail para e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Suas condições de pagamento habituais (por exemplo, 14 dias ou Net 30).
• O nome completo ou a razão social do cliente, o endereço e qualquer número de pedido de compra que ele tenha passado.
• O que você fez: datas, horas ou quantidades, preços, materiais.

Com isso em mãos, montar a fatura é só preencher os campos.

Passo a passo: os mesmos 7 passos, seja qual for a ferramenta

1. Dê o título “Fatura” e use o próximo número da sua série. Nunca repita um número. Se esta for sua primeira fatura, comece em 0001 ou algo como 2026-001 e vá aumentando a partir daí. Mais detalhes em como numerar faturas.
2. Coloque a data de hoje e anote a data do trabalho, se tiver sido antes.
3. Inclua seus dados e os do cliente. Use o nome legal ou a razão social do cliente, não um apelido nem só o nome da pessoa de contato.
4. Liste o trabalho linha por linha. Uma linha por serviço ou produto, com quantidade, preço unitário e total da linha. “Limpeza semanal de escritório (4 visitas) a $185” é mais claro do que “Limpeza de outubro: $740”.
5. Inclua os impostos, se você cobrar, em uma linha separada com a alíquota. Aplique qualquer desconto antes do imposto, não depois.
6. Escreva o total e a data de vencimento. Coloque uma data real (“Vencimento: 6 de novembro de 2026”) em vez de apenas “14 dias”.
7. Diga como pagar e peça ao cliente que informe o número da fatura. Depois salve em PDF e envie.

É só isso. A diferença entre os três métodos abaixo é quanto disso você precisa redigitar a cada vez.

Três formas de fazer

À mão (em papel ou talão de faturas)

Serve para uma banca de feira ou um trabalho avulso sem internet. Compre um talão numerado com via de cópia, para ficar com uma via e manter os números em ordem. Escreva com letra legível, calcule o imposto e o total na calculadora e fotografe a sua via para não perdê-la. A desvantagem: nada de PDF bem-feito para clientes empresariais, e depois você precisa passar tudo para os seus registros.

No Word, Google Docs, Excel ou Google Planilhas

Crie um modelo uma vez, com seus dados no topo e uma tabela vazia para os itens. Na planilha, use fórmulas: quantidade vezes preço em cada linha, uma SOMA para o subtotal e depois a linha do imposto e o total. A cada nova fatura, use primeiro “Salvar como” ou “Fazer uma cópia” para nunca sobrescrever a fatura do mês passado, atualize o número e a data à mão e exporte em PDF.

Armadilhas comuns: esquecer de trocar o número da fatura, deixar o nome de um cliente antigo em alguma célula e uma fórmula que não inclui a linha que você acrescentou no final.

Com um gerador de faturas

O gerador faz as contas, a numeração e o layout por você. No Duebolt, você digita os dados da sua empresa uma vez (eles ficam salvos no seu aparelho), escolhe ou adiciona o cliente, toca nos seus itens de sempre e baixa o PDF. O número avança sozinho, e o nome do imposto, a moeda e o tamanho do papel seguem o país que você escolher. É gratuito e não exige cadastro, então funciona bem para quem fatura algumas vezes por mês e não quer lidar com planilha.

O checklist antes de enviar

Depois abra o PDF uma vez no celular. Se ficar legível ali, vai ficar legível em qualquer lugar.

Erros que atrasam o pagamento

• Enviar tarde. Fature no mesmo dia em que o trabalho terminar. Cada dia de espera costuma ser um dia a mais até você receber.
• Descrições vagas. “Serviços prestados” dá margem a perguntas. “Troca de torneira da cozinha, 1,5 h de mão de obra mais peças”, não.
• Enviar para a pessoa errada. Em uma empresa, quem contratou você muitas vezes não é quem paga. Pergunte para quem as faturas devem ser enviadas.
• Sem condições de pagamento. Se você não disser quando, muitos clientes vão pagar quando for conveniente para eles.
• Editar uma fatura já enviada. Se algo estava errado, envie um documento corrigido e guarde o registro do antigo, em vez de alterá-lo discretamente.
• Não cobrar depois. Anote a data de vencimento na agenda. Se ela passar, mande um lembrete educado no dia seguinte. Nosso guia de e-mail de fatura vencida tem modelos.

Para layouts prontos por profissão, veja a página de modelos de fatura ou o modelo de fatura de limpeza usado no exemplo desta página.