Cum să faci o factură

Înainte să începi: de ce ai nevoie

Adună aceste informații o singură dată și păstrează-le undeva de unde le poți copia:

• Denumirea firmei, adresa, e-mailul și telefonul. Adaugă și logoul, dacă ai unul.
• Orice cod fiscal sau număr de înregistrare pe care trebuie să-l tipărești. În Canada, acesta este numărul GST/HST, dacă ești înregistrat; în Australia, ABN-ul; în Regatul Unit, numărul de TVA, dacă ești înregistrat în scopuri de TVA.
• Cum vrei să fii plătit: date bancare, e-mailul pentru e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Condițiile tale obișnuite de plată (de exemplu 14 zile sau Net 30).
• Numele complet sau denumirea firmei clientului, adresa și orice număr de comandă pe care ți l-a dat.
• Ce ai făcut: date, ore sau cantități, prețuri, materiale.

Cu acestea la îndemână, factura în sine înseamnă doar completarea unor câmpuri.

Pas cu pas: aceiași 7 pași, indiferent de instrument

1. Intitulează documentul „Factură” și dă-i următorul număr din serie. Nu refolosi niciodată un număr. Dacă e prima ta factură, începe de la 0001 sau de la ceva de genul 2026-001 și continuă crescător. Mai multe în cum să numerotezi facturile.
2. Datează factura cu data de azi și notează data lucrării, dacă a fost mai devreme.
3. Adaugă datele tale și pe ale clientului. Folosește denumirea oficială a clientului sau a firmei, nu o poreclă și nici doar numele persoanei de contact.
4. Trece lucrarea rând cu rând. Un rând pentru fiecare serviciu sau produs, cu cantitatea, prețul unitar și valoarea. „Curățenie săptămânală birou (4 vizite) a câte $185” e mai clar decât „Curățenie octombrie: $740”.
5. Adaugă taxa, dacă o percepi, pe un rând separat, cu cota. Aplică orice reducere înainte de taxă, nu după.
6. Scrie totalul și data scadenței. Pune o dată concretă („Scadentă la 6 noiembrie 2026”), nu doar „14 zile”.
7. Precizează cum se plătește și roagă clientul să menționeze numărul facturii. Apoi salveaz-o ca PDF și trimite-o.

Asta e tot procesul. Cele trei metode de mai jos diferă doar prin cât de mult trebuie să rescrii de fiecare dată.

Trei moduri de a face o factură

De mână (pe hârtie sau într-un facturier cu copii)

Merge pentru o tarabă la piață sau pentru o lucrare unică, fără internet. Cumpără un facturier cu file numerotate și copii, ca să-ți rămână un exemplar și numerele să meargă în ordine. Scrie citeț, calculează taxa și totalul cu calculatorul și fotografiază-ți copia ca să nu se piardă. Dezavantajul: nu ai un PDF îngrijit pentru clienții persoane juridice și trebuie să copiezi totul mai târziu în evidențe.

În Word, Google Docs, Excel sau Google Sheets

Fă o dată un șablon cu datele tale sus și un tabel gol pentru poziții. Într-o foaie de calcul, folosește formule: cantitate înmulțită cu prețul pentru fiecare rând, un SUM pentru subtotal, apoi rândul de taxă și totalul. De fiecare dată, folosește mai întâi „Salvare ca” sau „Creează o copie”, ca să nu suprascrii factura de luna trecută, actualizează manual numărul și data și exportă în PDF.

Capcane frecvente: uiți să schimbi numărul facturii, într-o celulă rămâne numele unui client vechi sau o formulă nu include un rând adăugat la final.

Cu un generator de facturi

Un generator face calculele, numerotarea și aranjarea în pagină în locul tău. În Duebolt îți introduci datele firmei o singură dată (sunt memorate pe dispozitivul tău), alegi sau adaugi clientul, atingi pozițiile pe care le folosești de obicei și descarci PDF-ul. Numărul crește singur, iar denumirea taxei, moneda și formatul hârtiei se potrivesc țării pe care o alegi. Este gratuit și nu necesită cont, deci se potrivește oricui emite câteva facturi pe lună și nu vrea să se chinuie cu o foaie de calcul.

Lista de verificare înainte de trimitere

Apoi deschide o dată PDF-ul pe telefon. Dacă se citește bine acolo, se citește bine oriunde.

Greșeli care întârzie plata

• Trimiți factura târziu. Facturează în ziua în care termini lucrarea. Fiecare zi de așteptare înseamnă de obicei o zi în plus până primești banii.
• Descrieri vagi. „Servicii prestate” atrage întrebări. „Înlocuire baterie bucătărie, 1,5 ore manoperă plus piese” nu.
• O trimiți persoanei greșite. Într-o firmă, cel care te-a angajat nu e adesea cel care plătește. Întreabă cui trebuie trimise facturile.
• Fără condiții de plată. Dacă nu spui până când, mulți clienți vor plăti când le convine.
• Modifici o factură deja trimisă. Dacă ceva a fost greșit, trimite un document corectat și păstrează evidența celui vechi, în loc să-l schimbi pe tăcute.
• Nu revii cu un memento. Trece data scadenței în calendar. Dacă trece, trimite a doua zi un memento politicos. Ghidul nostru despre e-mailul pentru factura restantă are șabloane.

Pentru machete gata făcute pe meserii, vezi pagina șablon de factură sau șablonul de factură pentru curățenie, folosit pentru exemplul de pe această pagină.