इनवॉइस कैसे बनाएँ

शुरू करने से पहले: आपको क्या चाहिए

यह जानकारी एक बार इकट्ठा कर लें और ऐसी जगह रखें जहाँ से कॉपी कर सकें:

• आपके बिज़नेस का नाम, पता, ईमेल और फ़ोन। अगर लोगो है, तो वह भी।
• कोई भी टैक्स या रजिस्ट्रेशन नंबर जो आपको छापना ज़रूरी है। कनाडा में, रजिस्टर्ड होने पर, यह आपका GST/HST नंबर है; ऑस्ट्रेलिया में आपका ABN; यूके में, VAT के लिए रजिस्टर्ड होने पर, आपका VAT नंबर।
• आप भुगतान कैसे लेना चाहते हैं: बैंक विवरण, e-Transfer ईमेल, PayPal, Zelle।
• आपकी सामान्य भुगतान शर्तें (जैसे 14 दिन, या Net 30, यानी इनवॉइस की तारीख से 30 दिन के भीतर भुगतान)।
• क्लाइंट का पूरा नाम या कंपनी का नाम, उनका पता और उनका दिया हुआ कोई परचेज़ ऑर्डर नंबर।
• आपने क्या काम किया: तारीखें, घंटे या मात्रा, कीमतें, सामग्री।

ये सब हाथ में हो, तो इनवॉइस बनाना बस खाने भरने जैसा है।

स्टेप-बाय-स्टेप: टूल कोई भी हो, वही 7 स्टेप

1. ऊपर “Invoice” (इनवॉइस) लिखें और अपनी सीरीज़ का अगला नंबर दें। कोई भी नंबर दोबारा इस्तेमाल न करें। अगर यह आपका पहला इनवॉइस है, तो 0001 या 2026-001 जैसे नंबर से शुरू करें और वहीं से आगे गिनें। इसके बारे में ज़्यादा जानकारी इनवॉइस नंबर कैसे दें में है।
2. आज की तारीख डालें, और अगर काम पहले हुआ था तो उसकी तारीख भी लिखें।
3. अपना और क्लाइंट का विवरण जोड़ें। क्लाइंट का कानूनी या कंपनी वाला नाम लिखें, सिर्फ़ उपनाम या किसी संपर्क व्यक्ति का नाम नहीं।
4. काम को लाइन-दर-लाइन लिखें। हर सेवा या प्रोडक्ट के लिए एक लाइन, मात्रा, यूनिट कीमत और लाइन टोटल के साथ। “ऑफ़िस की साप्ताहिक सफ़ाई (4 विज़िट) @ $185”, “अक्टूबर की सफ़ाई: $740” से ज़्यादा साफ़ है।
5. टैक्स जोड़ें, अगर आप लेते हैं, तो दर के साथ अलग लाइन में। कोई भी छूट टैक्स से पहले लगाएँ, बाद में नहीं।
6. कुल राशि और देय तारीख लिखें। सिर्फ़ “14 दिन” नहीं, असली तारीख लिखें (“देय तिथि: 6 नवंबर 2026”)।
7. भुगतान का तरीका बताएँ और क्लाइंट से इनवॉइस नंबर लिखने को कहें। फिर इसे PDF के रूप में सेव करके भेज दें।

बस इतनी-सी प्रक्रिया है। नीचे दिए तीन तरीकों में फ़र्क सिर्फ़ इतना है कि हर बार आपको कितना दोबारा टाइप करना पड़ता है।

इनवॉइस बनाने के तीन तरीके

हाथ से (कागज़ या कार्बन वाली बिल बुक)

बाज़ार के स्टॉल या बिना इंटरनेट वाले किसी एक बार के काम के लिए ठीक है। नंबर वाली डुप्लिकेट बिल बुक खरीदें, ताकि आपके पास कॉपी रहे और नंबर क्रम से चलें। साफ़ लिखें, टैक्स और कुल राशि कैलकुलेटर से जोड़ें, और अपनी कॉपी की फ़ोटो ले लें ताकि वह खो न जाए। कमी: बिज़नेस क्लाइंट्स के लिए कोई साफ़-सुथरा PDF नहीं, और बाद में सब कुछ अपने रिकॉर्ड में दोबारा लिखना पड़ता है।

Word, Google Docs, Excel या Google Sheets में

एक बार टेम्पलेट बना लें, जिसमें ऊपर आपका विवरण हो और लाइन आइटम की खाली टेबल हो। स्प्रेडशीट में फ़ॉर्मूले इस्तेमाल करें: हर लाइन के लिए मात्रा गुणा कीमत, सबटोटल के लिए SUM, फिर टैक्स लाइन और कुल राशि। हर बार पहले “Save as” या “Make a copy” करें, ताकि पिछले महीने का इनवॉइस ओवरराइट न हो, नंबर और तारीख हाथ से बदलें और PDF में एक्सपोर्ट करें।

आम गलतियाँ: इनवॉइस नंबर बदलना भूल जाना, किसी सेल में पुराने क्लाइंट का नाम रह जाना, और नीचे जोड़ी गई नई लाइन का फ़ॉर्मूले में शामिल न होना।

इनवॉइस जनरेटर से

जनरेटर हिसाब, नंबरिंग और लेआउट आपके लिए खुद कर देता है। Duebolt में आप अपने बिज़नेस का विवरण एक बार टाइप करते हैं (यह आपके डिवाइस पर याद रहता है), क्लाइंट चुनते या जोड़ते हैं, अपने रोज़ के आइटम पर टैप करते हैं और PDF डाउनलोड कर लेते हैं। नंबर अपने आप बढ़ता है, और टैक्स का नाम, करेंसी और पेपर साइज़ आपके चुने हुए देश के हिसाब से सेट हो जाते हैं। यह मुफ़्त है और साइन-अप की ज़रूरत नहीं, इसलिए उन लोगों के लिए बढ़िया है जो महीने में कुछ ही बार इनवॉइस भेजते हैं और स्प्रेडशीट का झंझट नहीं चाहते।

भेजने से पहले की चेकलिस्ट

फिर PDF को एक बार अपने फ़ोन पर खोलकर देखें। अगर वहाँ ठीक से पढ़ा जा रहा है, तो हर जगह ठीक से पढ़ा जाएगा।

वे गलतियाँ जिनसे भुगतान में देर होती है

• देर से भेजना। जिस दिन काम पूरा हो, उसी दिन इनवॉइस भेजें। आप जितने दिन रुकते हैं, आम तौर पर भुगतान भी उतने ही दिन आगे खिसक जाता है।
• धुंधला विवरण। “दी गई सेवाएँ” लिखने पर सवाल आएँगे। “किचन का नल बदला, 1.5 घंटे की मज़दूरी और पार्ट्स” लिखने पर नहीं।
• गलत व्यक्ति को भेजना। कंपनी में अक्सर जिसने आपको काम दिया, वही भुगतान नहीं करता। पूछ लें कि इनवॉइस किसे भेजना है।
• भुगतान की शर्तें न लिखना। अगर आप नहीं बताएँगे कि कब तक, तो कई क्लाइंट अपनी सुविधा से भुगतान करेंगे।
• भेजे जा चुके इनवॉइस को एडिट करना। अगर कुछ गलत था, तो चुपचाप बदलने के बजाय सुधरा हुआ दस्तावेज़ भेजें और पुराने का रिकॉर्ड रखें।
• फ़ॉलो-अप न करना। देय तारीख कैलेंडर में डाल लें। अगर वह निकल जाए, तो अगले दिन विनम्र रिमाइंडर भेजें। हमारी गाइड बकाया इनवॉइस के लिए ईमेल में टेम्पलेट दिए गए हैं।

अलग-अलग कामों के लिए तैयार लेआउट देखने हों, तो इनवॉइस टेम्पलेट पेज देखें, या सफ़ाई सेवा का इनवॉइस टेम्पलेट, जिससे इस पेज का उदाहरण बना है।