Fatura nasıl kesilir

Başlamadan önce: neye ihtiyacınız var

Bunları bir kez toplayın ve kopyalayabileceğiniz bir yerde saklayın:

• İşletmenizin adı, adresi, e-postası ve telefonu. Varsa logonuzu da ekleyin.
• Yazmanız gereken her türlü vergi veya sicil numarası. Kanada'da kayıtlıysanız GST/HST numaranız; Avustralya'da ABN'niz; Birleşik Krallık'ta KDV'ye kayıtlıysanız KDV numaranız.
• Size nasıl ödeme yapılmasını istediğiniz: banka bilgileri, e-Transfer e-postası, PayPal, Zelle.
• Her zamanki ödeme koşullarınız (örneğin 14 gün veya Net 30).
• Müşterinin tam adı veya şirket unvanı, adresi ve size verdiği bir satın alma siparişi numarası varsa o.
• Ne yaptığınız: tarihler, saatler veya miktarlar, fiyatlar, malzemeler.

Bunlar elinizdeyse, faturanın kendisi sadece kutucukları doldurmaktan ibarettir.

Adım adım: hangi aracı kullanırsanız kullanın aynı 7 adım

1. Başlığa "Fatura" yazın ve serinizdeki bir sonraki numarayı verin. Bir numarayı asla ikinci kez kullanmayın. Bu ilk faturanızsa 0001'den ya da 2026-001 gibi bir numaradan başlayın ve oradan yukarı doğru sayın. Ayrıntılar faturalar nasıl numaralandırılır yazımızda.
2. Tarih atın: bugünün tarihini yazın, iş daha önce yapıldıysa onun tarihini de belirtin.
3. Kendi bilgilerinizi ve müşterinin bilgilerini ekleyin. Müşterinin resmi adını veya şirket unvanını kullanın; bir lakap ya da yalnızca irtibat kişisinin adı yeterli değildir.
4. İşi kalem kalem listeleyin. Her hizmet veya ürün için bir satır; miktar, birim fiyat ve satır toplamıyla. "Haftalık ofis temizliği (4 ziyaret), ziyaret başı $185" ifadesi, "Ekim temizliği: $740" ifadesinden daha açıktır.
5. Vergi uyguluyorsanız ekleyin, oranını gösteren ayrı bir satır olarak. İndirim varsa vergiden önce uygulayın, sonra değil.
6. Toplamı ve vade tarihini yazın. Yalnızca "14 gün" yerine gerçek bir tarih yazın ("Son ödeme: 6 Kasım 2026").
7. Nasıl ödeme yapılacağını belirtin ve müşteriden fatura numarasını belirtmesini isteyin. Ardından PDF olarak kaydedip gönderin.

Tüm süreç bu kadar. Aşağıdaki üç yöntem arasındaki fark, bunların ne kadarını her seferinde yeniden yazdığınızdır.

Fatura hazırlamanın üç yolu

Elle (kâğıda veya karbonlu fatura koçanına)

Pazar tezgâhı ya da internet olmayan tek seferlik bir iş için uygundur. Bir kopyası sizde kalsın ve numaralar sırayla ilerlesin diye numaralı, kopyalı bir koçan alın. Okunaklı yazın, vergiyi ve toplamı hesap makinesiyle hesaplayın ve kaybolmaması için kendi kopyanızın fotoğrafını çekin. Dezavantajı: kurumsal müşteriler için düzgün bir PDF olmaz ve sonradan her şeyi kayıtlarınıza tek tek aktarmanız gerekir.

Word, Google Dokümanlar, Excel veya Google E-Tablolar ile

Bir kez, en üstte bilgilerinizin ve altında boş bir kalem tablosunun olduğu bir şablon hazırlayın. Elektronik tabloda formül kullanın: her satır için miktar çarpı fiyat, ara toplam için bir TOPLA, ardından vergi satırı ve genel toplam. Geçen ayın faturasının üzerine asla yazmamak için her seferinde önce "Farklı kaydet" veya "Kopya oluştur" deyin, numarayı ve tarihi elle güncelleyin ve PDF'ye aktarın.

Sık düşülen tuzaklar: fatura numarasını değiştirmeyi unutmak, bir hücrede eski bir müşterinin adının kalması ve en alta eklediğiniz satırı kapsamayan bir formül.

Bir fatura oluşturucuyla

Fatura oluşturucu hesaplamayı, numaralandırmayı ve düzeni sizin yerinize yapar. Duebolt'ta işletme bilgilerinizi bir kez girersiniz (cihazınızda hatırlanır), müşteriyi seçer veya eklersiniz, her zamanki kalemlerinize dokunursunuz ve PDF'yi indirirsiniz. Numara kendiliğinden artar; vergi adı, para birimi ve kâğıt boyutu da seçtiğiniz ülkeye göre ayarlanır. Ücretsizdir ve kayıt gerektirmez; bu yüzden ayda birkaç kez fatura kesen ve elektronik tabloyla uğraşmak istemeyen herkese uygundur.

Göndermeden önce kontrol listesi

Ardından PDF'yi bir kez telefonunuzda açın. Orada rahat okunuyorsa her yerde rahat okunur.

Ödemeyi yavaşlatan hatalar

• Geç göndermek. İşin bittiği gün fatura kesin. Beklediğiniz her gün, genellikle ödemenin geleceği tarihe bir gün ekler.
• Belirsiz açıklamalar. "Verilen hizmetler" soru davet eder. "Mutfak bataryası değiştirildi, 1,5 saat işçilik artı parça" etmez.
• Yanlış kişiye göndermek. Bir şirkette sizi işe alan kişi çoğu zaman ödemeyi yapan kişi değildir. Faturaların kime gönderilmesi gerektiğini sorun.
• Ödeme koşulu yazmamak. Ne zaman ödeneceğini belirtmezseniz, pek çok müşteri işine geldiği zaman öder.
• Gönderilmiş bir faturayı düzenlemek. Bir hata varsa, faturayı sessizce değiştirmek yerine düzeltilmiş bir belge gönderin ve eskisinin kaydını saklayın.
• Takip etmemek. Vade tarihini takviminize yazın. Geçerse ertesi gün nazik bir hatırlatma gönderin. Vadesi geçmiş fatura e-postası rehberimizde hazır şablonlar var.

Mesleğe göre hazır düzenler için fatura şablonu sayfasına ya da bu sayfadaki örnekte kullanılan temizlik faturası şablonuna göz atın.