Fatura nedir?

Kısa tanım

Fatura, yazılı bir ödeme talebidir. Sağladığınız mal veya hizmetleri, her birinin fiyatını, varsa vergiyi, toplam tutarı ve ödemenin son tarihini listeler. İş bittiğinde ya da mallar teslim edildiğinde (veya uzun bir işin önceden kararlaştırılmış bir aşamasında) gönderirsiniz, müşteri de ödemeyi buna göre yapar.

Sizin açınızdan fatura, bir satışın kaydıdır. Kimin size borcu olduğunu bununla takip edersiniz; ileride de vergi beyannamenizdeki gelirin dayanağı olur. Müşteriniz açısından ise bir alışın kaydıdır: muhasebecisi onu dosyalar, kurumsal bir müşteri de ödediği vergiyi geri almak için ona ihtiyaç duyabilir.

Fatura, teklif veya fiyat tahmini (işten önce verilen ve müşterinin kabul ya da reddedebileceği fiyat) ile aynı şey değildir; makbuz (ödemenin zaten ulaştığını gösteren belge) ile de aynı şey değildir. Sıra genellikle teklif, ardından fatura, ardından makbuzdur. Son adımı fatura ve makbuz farkı rehberimizde daha ayrıntılı ele alıyoruz.

Faturada neler yer alır

Kesin kurallar ülkenize ve KDV ya da GST gibi bir satış vergisine kayıtlı olup olmadığınıza bağlıdır. Dünyanın neredeyse her yerinde, hemen her faturada şu bölümler bulunur:

• Teklifle karıştırılmaması için en üstte "Fatura" kelimesi.
• Benzersiz bir fatura numarası. Siz ve müşteriniz belirli bir faturadan karışıklık olmadan bu numarayla söz edebilirsiniz. Bkz. faturalar nasıl numaralandırılır.
• Fatura tarihi ve farklıysa işi yaptığınız ya da malları teslim ettiğiniz tarih.
• Sizin bilgileriniz: işletme adı (veya kendi adınız), adres, e-posta veya telefon ve göstermeniz gereken her türlü vergi ya da sicil numarası.
• Müşterinin bilgileri: adı veya şirket unvanı ve adresi.
• Kalemler: her ürün veya hizmetin açık bir tanımı, miktarı, birim fiyatı ve satır toplamı.
• Vergi uyguluyorsanız, oranıyla birlikte ayrı bir satırda gösterilen vergi.
• Belirtilmiş bir para biriminde ödenecek toplam tutar.
• Ödeme koşulları: vade tarihi (veya Net 30 gibi bir koşul) ve size nasıl ödeme yapılacağı: banka bilgileri, Zelle hesabı, PayPal adresi.

Zorunlu değil ama faydalı olanlar: müşterinin satın alma siparişi (PO) numarası, kısa bir not, önceden kararlaştırdığınız gecikme koşulları ve logonuz.

Örnek fatura, bölüm bölüm

Bu yazının yanındaki fatura, küçük bir tasarım stüdyosunun bir diş kliniğine kestiği faturadır. Her parçanın neden orada olduğunu açıklayalım.

1. INV-0218 fatura numarasıdır. Stüdyo bundan önce 217 fatura göndermiş; bir sonraki INV-0219 olacak.
2. Düzenleme tarihi ve vade tarihi. Ödeme süresi 14 gün olduğu için vade tarihi müşteriye açıkça yazılmış. Gerçek bir tarih yazmak, "14 gün ama ne zamandan itibaren?" tartışmalarını önler.
3. PO 5531, müşterinin kendi referans numarasıdır. Büyük müşteriler çoğu zaman üzerinde PO numaraları olmayan bir faturayı ödemeyi reddeder, çünkü muhasebe ekipleri ikisini eşleştirir.
4. Gönderen ve Alıcı blokları iki tarafı da adresleriyle birlikte tam olarak belirtir. Müşterinin muhasebecisinin altı ay sonra bir sorusu olursa kimi arayacağını bilir.
5. Üç kalem, hepsi net: "Broşür tasarımı, 6 sayfa", "Tasarım işi" ifadesinden çok daha fazlasını anlatır. Revizyon satırında saati $75'dan 3 saat görünür, böylece müşteri hesabı kontrol edebilir.
6. Vergi satırı yok. Bu örnekte satış vergisi yok, çünkü stüdyo bu hizmet için vergi uygulamıyor. ABD'de satış vergisi uygulayıp uygulamayacağınız eyaletinize ve ne sattığınıza bağlıdır; bu yüzden eyaletinizin gelir idaresine danışın.
7. Toplam: $1,515.00, ödeme yöntemleri ve fatura numarasının belirtilmesi ricasıyla birlikte. Bu son satır, isimsiz banka havalelerini işlerle eşleştirmekle uğraşmanızı önler.

Karşılaşacağınız fatura türleri

Standart fatura

En sık kullanılan tür: iş yapıldı veya mallar teslim edildi, şimdi lütfen ödeyin. Bu yazının büyük bölümü bunu anlatıyor.

Proforma fatura

Satış kesinleşmeden önce gönderilen, ileride kesilecek bir faturanın ön izlemesidir. İthalatçılar gümrük işlemleri veya banka ödemesi için kullanır; bazı müşteriler de bir alımı şirket içinde onaylatmak için buna ihtiyaç duyar. Faturaya benzer ama bir ödeme talebi değildir ve genellikle vergi faturası sayılmaz. Satış gerçekleştiğinde normal bir fatura düzenlersiniz. Duebolt, kendi numara serisiyle proforma fatura hazırlayabilir.

Alacak dekontu

Alacak dekontu (credit note), daha önce gönderdiğiniz bir faturayı azaltır veya iptal eder; örneğin bir iade, fazla fatura edilen tutar ya da iptal edilen bir iş sonrasında. Eski faturayı silmek veya değiştirmek yerine, onun numarasına atıfta bulunan bir alacak dekontu düzenlersiniz; böylece kayıtlarınız tutarlı kalır. Duebolt'ta ayrı bir alacak dekontu belgesi bulunmadığından, düzeltmelerin nasıl kaydedilmesini istediğini muhasebecinize sorun.

Tekrarlayan fatura

Belirli aralıklarla gönderilen aynı fatura: aylık sabit ücret, haftalık temizlik sözleşmesi, yıllık bakım planı. Her biri yine kendi numarası ve tarihi olan ayrı bir faturadır; yalnızca içerik tekrarlanır.

Ara faturalar ve kapanış faturası

Uzun işlerde aşama aşama fatura kesebilirsiniz: bir avans, işin yarısında bir hakediş faturası ve kalan tutar için bir kapanış faturası. Her aşama faturası neyi kapsadığını ve daha önce ne kadar ödendiğini belirtmelidir.

Fatura ne zaman ve nasıl gönderilir

Faturayı iş biter bitmez ya da kararlaştırdığınız aşamada gönderin. Ne kadar beklerseniz parayı da o kadar beklersiniz; ayrıca geç gelen bir fatura, müşteriye hesaplarınızı yakından takip etmediğiniz mesajını verir.

Küçük işletmelerde olağan yöntem, PDF ekli bir e-postadır. PDF her cihazda düzenini korur ve yanlışlıkla değiştirilemez. Yerinde yapılan işlerde PDF'yi işten ayrılmadan telefonunuzdan paylaşabilirsiniz. Gönderdiğiniz her faturanın bir kopyasını sırasıyla ve ne zaman ödendiğine dair bir notla birlikte saklayın.

Daha önce hiç fatura hazırlamadıysanız, fatura nasıl kesilir rehberimiz sizi adım adım yönlendirir; fatura örnekleri ise farklı meslekler ve ülkeler için doldurulmuş örnekler gösterir.