Čo je faktúra?

Stručná definícia

Faktúra je písomná výzva na zaplatenie. Uvádza sa na nej, aký tovar alebo aké služby ste dodali, cena každej položky, prípadná daň, celková suma a dátum, dokedy treba zaplatiť. Posielate ju po dokončení práce alebo po dodaní tovaru (pri dlhšej zákazke aj v dohodnutej etape) a zákazník podľa nej zaplatí.

Pre vás je faktúra záznamom o predaji. Vďaka nej viete, kto vám koľko dlhuje, a neskôr dokladá príjmy vo vašom daňovom priznaní. Pre zákazníka je to záznam o nákupe: jeho účtovník si ju založí a firemný zákazník ju môže potrebovať, aby si mohol odpočítať zaplatenú daň.

Faktúra nie je to isté ako cenová ponuka alebo odhad ceny (cena navrhnutá pred začatím práce, ktorú zákazník môže prijať alebo odmietnuť) a nie je to ani potvrdenie o platbe (doklad, že peniaze už prišli). Poradie býva takéto: najprv ponuka, potom faktúra a nakoniec potvrdenie o platbe. Poslednému kroku sa podrobnejšie venuje náš návod faktúra a potvrdenie o platbe.

Čo musí byť na faktúre

Presné pravidlá závisia od krajiny a od toho, či ste platiteľom dane z predaja, napríklad DPH alebo GST. Takmer každá faktúra kdekoľvek na svete však obsahuje tieto časti:

• Slovo „Faktúra“ v hlavičke, aby si ju nikto nepomýlil s cenovou ponukou.
• Jedinečné číslo faktúry. Vďaka nemu sa vy aj klient bez zmätku odvoláte na jeden konkrétny doklad. Pozrite si, ako číslovať faktúry.
• Dátum vystavenia a, ak je iný, aj dátum, keď ste prácu vykonali alebo tovar dodali.
• Vaše údaje: obchodné meno (alebo vaše meno), adresa, e-mail či telefón a každé daňové alebo registračné číslo, ktoré musíte uvádzať.
• Údaje zákazníka: jeho meno alebo názov firmy a adresa.
• Položky: jasný popis každého produktu či služby, množstvo, jednotková cena a suma za riadok.
• Daň na samostatnom riadku aj so sadzbou, ak ju účtujete.
• Suma na úhradu v uvedenej mene.
• Platobné podmienky: dátum splatnosti (alebo podmienky ako Net 30) a spôsob platby: bankové údaje, Zelle, adresa PayPal.

Nie je to povinné, ale oplatí sa to: číslo objednávky klienta (PO), krátka poznámka, vopred dohodnuté podmienky pri oneskorenej platbe a vaše logo.

Príklad faktúry časť po časti

Faktúru vedľa tohto článku vystavilo malé grafické štúdio zubnej ambulancii. Tu je, prečo je na nej každá časť.

1. INV-0218 je číslo faktúry. Štúdio pred ňou vystavilo 217 faktúr a ďalšia bude mať číslo INV-0219.
2. Dátum vystavenia a dátum splatnosti. Splatnosť je 14 dní, preto je na faktúre pre klienta vytlačený konkrétny dátum. Skutočný dátum predíde sporom typu „14 dní odkedy?“.
3. PO 5531 je vlastné označenie objednávky klienta. Väčší klienti často odmietnu zaplatiť faktúru bez čísla objednávky, pretože ich účtovné oddelenie páruje faktúru s objednávkou.
4. Bloky Dodávateľ a Odberateľ uvádzajú obe strany celým menom a s adresou. Keď bude mať klientov účtovník o pol roka otázku, bude vedieť, komu zavolať.
5. Tri položky, každá konkrétna: „Grafický návrh brožúry, 6 strán“ povie oveľa viac ako „Grafické práce“. Na riadku s úpravami sú 3 hodiny po $75, takže si klient výpočet ľahko overí.
6. Žiadny riadok s daňou. V tomto príklade nie je daň z predaja, pretože štúdio ju pri tejto službe neúčtuje. Či daň z predaja účtovať, závisí od štátu USA a od toho, čo predávate, preto sa informujte na daňovom úrade svojho štátu.
7. Spolu: $1,515.00, so spôsobmi platby a prosbou uviesť číslo faktúry. Vďaka tomuto poslednému riadku nemusíte hádať, ku ktorej zákazke patrí anonymný bankový prevod.

Druhy faktúr, s ktorými sa stretnete

Bežná faktúra

Najčastejší prípad: práca je hotová alebo tovar dodaný, prosím zaplaťte. Väčšina tohto článku hovorí práve o nej.

Proforma faktúra

Náhľad budúcej faktúry, ktorý posielate ešte predtým, než je predaj definitívny. Dovozcovia ju používajú na vybavenie colných formalít alebo bankovej platby a niektorí klienti ju potrebujú na interné schválenie nákupu. Vyzerá ako faktúra, ale nie je výzvou na zaplatenie a spravidla sa nepovažuje za daňový doklad. Keď sa predaj uskutoční, vystavíte bežnú faktúru. Duebolt vie vytvoriť proforma faktúru s vlastným číselným radom.

Dobropis

Dobropis znižuje alebo ruší už odoslanú faktúru, napríklad po vrátení tovaru, pri vyúčtovaní privysokej sumy alebo po zrušení zákazky. Starú faktúru nemažete ani neupravujete, ale vystavíte dobropis s odkazom na jej číslo, aby vaša evidencia stále sedela. Duebolt nemá samostatný dokument pre dobropis, preto sa poraďte so svojím účtovníkom, ako chce opravy zaznamenávať.

Opakovaná faktúra

Rovnaká faktúra posielaná pravidelne: mesačný paušál, týždenná zmluva na upratovanie, ročný servisný plán. Každá je aj tak samostatná faktúra s vlastným číslom a dátumom; opakuje sa len obsah.

Priebežná a konečná faktúra

Pri dlhších zákazkách môžete fakturovať po etapách: záloha, priebežná faktúra v polovici práce a konečná faktúra na zostatok. Na každej etapovej faktúre by malo byť, čo pokrýva a čo už bolo zaplatené.

Kedy a ako faktúru poslať

Faktúru pošlite hneď po dokončení práce alebo v dohodnutej etape. Čím dlhšie čakáte vy, tým dlhšie čakáte aj na peniaze, a neskorá faktúra navyše klientovi naznačuje, že svoje financie veľmi nesledujete.

Pre malé firmy je štandardom e-mail s faktúrou v PDF. PDF zachová rozloženie na akomkoľvek zariadení a nedá sa omylom prepísať. Pri práci u zákazníka môžete PDF poslať z telefónu ešte predtým, než odídete. Kópiu každej odoslanej faktúry si odložte, pekne po poradí, spolu s poznámkou, kedy bola zaplatená.

Ak ste faktúru ešte nikdy nepísali, náš podrobný návod ako vystaviť faktúru vás ním prevedie a vzory faktúr ukazujú vyplnené faktúry pre rôzne remeslá a krajiny.