Τι είναι το τιμολόγιο;

Ο σύντομος ορισμός

Το τιμολόγιο είναι ένα γραπτό αίτημα πληρωμής. Αναφέρει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παρείχατε, την τιμή του καθενός, τυχόν φόρο, το σύνολο και την ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να πληρωθείτε. Το στέλνετε όταν ολοκληρωθεί η δουλειά ή παραδοθούν τα αγαθά (ή σε ένα συμφωνημένο στάδιο μιας μεγαλύτερης δουλειάς), και ο πελάτης πληρώνει με βάση αυτό.

Για εσάς, το τιμολόγιο είναι η καταγραφή μιας πώλησης. Με αυτό παρακολουθείτε ποιος σας χρωστάει, και αργότερα αποτελεί το παραστατικό πίσω από τα έσοδα της φορολογικής σας δήλωσης. Για τον πελάτη σας, είναι η καταγραφή μιας αγοράς: ο λογιστής του το αρχειοθετεί, και ένας επαγγελματίας πελάτης μπορεί να το χρειαστεί για να ανακτήσει τον φόρο που πλήρωσε.

Το τιμολόγιο δεν είναι το ίδιο με μια προσφορά ή εκτίμηση κόστους (μια τιμή που δίνετε πριν από τη δουλειά, την οποία ο πελάτης μπορεί να αποδεχθεί ή να απορρίψει), ούτε με μια απόδειξη (το αποδεικτικό ότι η πληρωμή έχει ήδη γίνει). Η σειρά είναι συνήθως: προσφορά, τιμολόγιο, απόδειξη. Ο οδηγός μας για τιμολόγια και αποδείξεις εξετάζει πιο αναλυτικά το τελευταίο βήμα.

Τι πρέπει να αναγράφει ένα τιμολόγιο

Οι ακριβείς κανόνες εξαρτώνται από τη χώρα σας και από το αν είστε εγγεγραμμένοι σε κάποιον φόρο κατανάλωσης, όπως ο ΦΠΑ ή ο GST. Σχεδόν κάθε τιμολόγιο, οπουδήποτε, περιλαμβάνει τα εξής:

• Τη λέξη «Τιμολόγιο» στο πάνω μέρος, ώστε να μην το μπερδέψει κανείς με προσφορά.
• Έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου. Έτσι εσείς και ο πελάτης αναφέρεστε σε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο χωρίς σύγχυση. Δείτε πώς να αριθμείτε τα τιμολόγια.
• Την ημερομηνία έκδοσης και, αν διαφέρει, την ημερομηνία που έγινε η δουλειά ή παραδόθηκαν τα αγαθά.
• Τα δικά σας στοιχεία: επωνυμία της επιχείρησης (ή το ονοματεπώνυμό σας), διεύθυνση, email ή τηλέφωνο, και κάθε φορολογικό αριθμό ή αριθμό μητρώου που υποχρεούστε να αναγράφετε.
• Τα στοιχεία του πελάτη: όνομα ή επωνυμία εταιρείας και διεύθυνση.
• Γραμμές ειδών: σαφή περιγραφή κάθε προϊόντος ή υπηρεσίας, ποσότητα, τιμή μονάδας και σύνολο γραμμής.
• Τον φόρο, σε ξεχωριστή γραμμή με τον συντελεστή, αν τον χρεώνετε.
• Το πληρωτέο σύνολο, σε συγκεκριμένο νόμισμα.
• Τους όρους πληρωμής: την ημερομηνία λήξης (ή όρους όπως Net 30) και πώς μπορούν να σας πληρώσουν: τραπεζικά στοιχεία, λογαριασμό Zelle, διεύθυνση PayPal.

Προαιρετικά αλλά χρήσιμα: τον αριθμό παραγγελίας (PO) του πελάτη, ένα σύντομο σημείωμα, όρους καθυστερημένης πληρωμής που έχετε συμφωνήσει από πριν, και το λογότυπό σας.

Το παράδειγμα, στοιχείο προς στοιχείο

Το τιμολόγιο δίπλα στο άρθρο το έχει εκδώσει ένα μικρό γραφείο σχεδιασμού προς ένα οδοντιατρείο. Δείτε γιατί υπάρχει κάθε στοιχείο.

1. INV-0218 είναι ο αριθμός τιμολογίου. Το γραφείο έχει στείλει 217 τιμολόγια πριν από αυτό, και το επόμενο θα είναι το INV-0219.
2. Η ημερομηνία έκδοσης και η ημερομηνία λήξης. Η προθεσμία είναι 14 ημέρες, γι' αυτό η ημερομηνία λήξης τυπώνεται για τον πελάτη. Μια συγκεκριμένη ημερομηνία προλαμβάνει συζητήσεις του τύπου «14 ημέρες από πότε;».
3. PO 5531 είναι ο δικός αριθμός αναφοράς του πελάτη. Οι μεγαλύτεροι πελάτες συχνά αρνούνται να πληρώσουν ένα τιμολόγιο χωρίς τον αριθμό παραγγελίας τους, επειδή το λογιστήριό τους αντιστοιχίζει τα δύο.
4. Τα πεδία Από και Προς αναγράφουν και τα δύο μέρη πλήρως, με διευθύνσεις. Αν ο λογιστής του πελάτη έχει απορίες σε έξι μήνες, θα ξέρει ποιον να πάρει τηλέφωνο.
5. Τρεις γραμμές ειδών, όλες συγκεκριμένες: το «Σχεδιασμός μπροσούρας, 6 σελίδες» λέει πολύ περισσότερα από το «Εργασίες σχεδιασμού». Η γραμμή των διορθώσεων δείχνει 3 ώρες προς $75, ώστε ο πελάτης να μπορεί να ελέγξει τον λογαριασμό.
6. Καμία γραμμή φόρου. Σε αυτό το παράδειγμα δεν υπάρχει φόρος πωλήσεων, επειδή το γραφείο δεν τον χρεώνει σε αυτή την υπηρεσία. Στις ΗΠΑ, το αν θα χρεώσετε sales tax εξαρτάται από την πολιτεία σας και από το τι πουλάτε, οπότε ελέγξτε με την εφορία της πολιτείας σας.
7. Σύνολο: $1,515.00, με τους τρόπους πληρωμής και την παράκληση να αναφέρεται ο αριθμός τιμολογίου. Αυτή η τελευταία γραμμή σάς γλιτώνει από το να αντιστοιχίζετε ανώνυμες τραπεζικές μεταφορές σε δουλειές.

Είδη τιμολογίων που θα συναντήσετε

Κανονικό τιμολόγιο

Το καθημερινό είδος: η δουλειά έγινε ή τα αγαθά παραδόθηκαν, παρακαλούμε πληρώστε. Το μεγαλύτερο μέρος αυτού του άρθρου αφορά αυτό.

Προτιμολόγιο (proforma)

Μια προεπισκόπηση ενός μελλοντικού τιμολογίου, που στέλνεται πριν οριστικοποιηθεί η πώληση. Οι εισαγωγείς το χρησιμοποιούν για τον εκτελωνισμό ή για μια τραπεζική πληρωμή, και ορισμένοι πελάτες το χρειάζονται για να εγκριθεί εσωτερικά μια αγορά. Μοιάζει με τιμολόγιο, αλλά δεν είναι απαίτηση πληρωμής και συνήθως δεν ισχύει ως φορολογικό τιμολόγιο. Όταν γίνει η πώληση, εκδίδετε κανονικό τιμολόγιο. Το Duebolt μπορεί να φτιάξει προτιμολόγιο με δική του σειρά αρίθμησης.

Πιστωτικό τιμολόγιο

Το πιστωτικό μειώνει ή ακυρώνει ένα τιμολόγιο που έχετε ήδη στείλει, για παράδειγμα μετά από επιστροφή, υπερχρέωση ή ακύρωση δουλειάς. Αντί να διαγράψετε ή να αλλάξετε το παλιό τιμολόγιο, εκδίδετε ένα πιστωτικό που παραπέμπει στον αριθμό του, ώστε τα βιβλία σας να συμφωνούν. Το Duebolt δεν διαθέτει ξεχωριστό έγγραφο πιστωτικού, οπότε ρωτήστε τον λογιστή σας πώς θέλει να καταγράφονται οι διορθώσεις.

Επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο

Το ίδιο τιμολόγιο σε τακτά διαστήματα: μια μηνιαία πάγια αμοιβή, ένα εβδομαδιαίο συμβόλαιο καθαρισμού, ένα ετήσιο πρόγραμμα συντήρησης. Κάθε ένα είναι ξεχωριστό τιμολόγιο με δικό του αριθμό και ημερομηνία· μόνο το περιεχόμενο επαναλαμβάνεται.

Ενδιάμεσα και τελικά τιμολόγια

Σε μεγαλύτερες δουλειές μπορεί να τιμολογείτε τμηματικά: μια προκαταβολή, ένα τιμολόγιο προόδου στη μέση και ένα τελικό τιμολόγιο για το υπόλοιπο. Κάθε τμηματικό τιμολόγιο πρέπει να αναφέρει τι καλύπτει και τι έχει ήδη πληρωθεί.

Πότε και πώς να στείλετε ένα τιμολόγιο

Στείλτε το τιμολόγιο μόλις τελειώσει η δουλειά ή στο στάδιο που συμφωνήσατε. Όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο περισσότερο περιμένετε και τα χρήματα, ενώ ένα καθυστερημένο τιμολόγιο δείχνει στον πελάτη ότι δεν παρακολουθείτε στενά τα οικονομικά σας.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, ο κανόνας είναι ένα email με συνημμένο PDF. Το PDF διατηρεί τη μορφή του σε κάθε συσκευή και δεν αλλάζει κατά λάθος. Για δουλειές επί τόπου, μπορείτε να στείλετε το PDF από το κινητό σας πριν φύγετε. Κρατήστε αντίγραφο κάθε τιμολογίου που στέλνετε, με τη σειρά, μαζί με μια σημείωση για το πότε εξοφλήθηκε.

Αν δεν έχετε γράψει ποτέ τιμολόγιο, ο αναλυτικός οδηγός μας για το πώς να εκδώσετε τιμολόγιο σας καθοδηγεί βήμα βήμα, και τα παραδείγματα τιμολογίων δείχνουν συμπληρωμένα δείγματα για διάφορα επαγγέλματα και χώρες.