מהי חשבונית?

ההגדרה הקצרה

חשבונית היא דרישת תשלום בכתב. היא מפרטת את הסחורות או השירותים שסיפקתם, את המחיר של כל אחד, את המס (אם יש), את הסכום הכולל ואת התאריך שבו יש לשלם. שולחים אותה אחרי שהעבודה הסתיימה או שהסחורה נמסרה (או בשלב מוסכם של פרויקט ארוך), והלקוח משלם לפיה.

בשבילכם, חשבונית היא תיעוד של מכירה. בעזרתה אתם עוקבים אחרי מי שחייב לכם כסף, ובהמשך היא הגיבוי להכנסה בדוח המס שלכם. בשביל הלקוח, זה תיעוד של רכישה: מנהל החשבונות שלו מתייק אותה, ולקוח עסקי עשוי להזדקק לה כדי לקזז מס ששילם.

חשבונית איננה הצעת מחיר או אומדן (מחיר שמוצע לפני העבודה, שהלקוח יכול לקבל או לדחות), והיא גם לא קבלה (הוכחה שהתשלום כבר התקבל). הסדר הרגיל הוא: הצעת מחיר, אחר כך חשבונית, ואחר כך קבלה. במדריך שלנו על חשבונית מול קבלה תמצאו הרחבה על השלב האחרון.

מה מופיע בחשבונית

הכללים המדויקים תלויים במדינה שלכם ובשאלה אם אתם רשומים לגביית מס מכירה כמו מע״מ (VAT) או GST. כמעט כל חשבונית, בכל מקום, כוללת את החלקים האלה:

• המילה "חשבונית" בראש המסמך, כדי שאף אחד לא יחשוב שזו הצעת מחיר.
• מספר חשבונית ייחודי. הוא מאפשר לכם וללקוח להתייחס לחשבון אחד בלי בלבול. ראו איך למספר חשבוניות.
• תאריך החשבונית ואם הוא שונה, גם התאריך שבו ביצעתם את העבודה או מסרתם את הסחורה.
• הפרטים שלכם: שם העסק (או השם שלכם), כתובת, אימייל או טלפון, וכל מספר מס או רישום שאתם חייבים להציג.
• פרטי הלקוח: שמו או שם החברה, והכתובת.
• שורות פריטים: תיאור ברור של כל מוצר או שירות, כמות, מחיר ליחידה וסכום השורה.
• מס, בשורה נפרדת עם השיעור, אם אתם גובים אותו.
• הסכום לתשלום, במטבע מוגדר.
• תנאי תשלום: מועד התשלום (או תנאי כמו Net 30, כלומר תשלום תוך 30 יום) ואיך משלמים לכם: פרטי חשבון בנק, כינוי ב-Zelle, כתובת PayPal.

לא חובה אבל שימושי: מספר הזמנת הרכש (PO) של הלקוח, הערה קצרה, תנאים לתשלום באיחור שסוכמו מראש, והלוגו שלכם.

קוראים את הדוגמה, חלק אחר חלק

החשבונית שליד המאמר נשלחה מסטודיו קטן לעיצוב אל מרפאת שיניים. הנה למה כל פרט נמצא בה.

1. INV-0218 הוא מספר החשבונית. הסטודיו שלח 217 חשבוניות לפניה, והבאה תהיה INV-0219.
2. תאריך ההנפקה ותאריך התשלום. התנאים הם 14 יום, ולכן תאריך התשלום מודפס עבור הלקוח. תאריך מפורש חוסך ויכוחים מסוג "14 יום ממתי?".
3. PO 5531 הוא האסמכתה הפנימית של הלקוח. לקוחות גדולים מסרבים לא פעם לשלם חשבונית שאין עליה את מספר ה-PO שלהם, כי מחלקת הכספים מצליבה בין השניים.
4. הבלוקים "מאת" ו"אל" מציינים את שני הצדדים בשם מלא ועם כתובות. אם בעוד חצי שנה לרואה החשבון של הלקוח יהיו שאלות, הוא יידע למי להתקשר.
5. שלוש שורות פריטים, וכל אחת ספציפית: "עיצוב חוברת, 6 עמודים" אומר הרבה יותר מ"עבודת עיצוב". בשורת התיקונים רואים 3 שעות לפי $75 לשעה, כך שהלקוח יכול לבדוק את החישוב.
6. אין שורת מס. בדוגמה הזאת אין מס מכירה, כי הסטודיו לא גובה אותו על השירות הזה. בארה״ב, החובה לגבות מס מכירה תלויה במדינה ובמה שאתם מוכרים, אז כדאי לבדוק מול רשות המסים של המדינה שלכם.
7. סה״כ: $1,515.00, עם אמצעי התשלום ובקשה לציין את מספר החשבונית. השורה האחרונה הזאת חוסכת לכם לנחש לאיזו עבודה שייכת העברה בנקאית אנונימית.

סוגי החשבוניות שתפגשו

חשבונית רגילה

הסוג היומיומי: העבודה בוצעה או הסחורה נמסרה, ועכשיו נא לשלם. רוב המאמר הזה עוסק בה.

חשבונית פרופורמה

תצוגה מקדימה של חשבונית עתידית, שנשלחת לפני שהעסקה סופית. יבואנים משתמשים בה כדי לסדר מכס או תשלום בנקאי, ויש לקוחות שצריכים אותה כדי לאשר רכישה בתוך הארגון. היא נראית כמו חשבונית, אבל היא לא דרישת תשלום ובדרך כלל לא נחשבת חשבונית מס. כשהעסקה יוצאת לפועל, מנפיקים חשבונית רגילה. ב-Duebolt אפשר להפיק חשבונית פרופורמה עם סדרת מספרים משלה.

הודעת זיכוי

הודעת זיכוי מקטינה או מבטלת חשבונית שכבר נשלחה, למשל אחרי החזרה, חיוב יתר או עבודה שבוטלה. במקום למחוק או לערוך את החשבונית הישנה, מנפיקים הודעת זיכוי שמפנה למספר שלה, כך שהרישומים שלכם עדיין מסתדרים. ב-Duebolt אין מסמך נפרד להודעת זיכוי, אז כדאי לשאול את רואה החשבון שלכם איך הוא מעדיף לתעד תיקונים.

חשבונית חוזרת

אותו חיוב שנשלח לפי לוח זמנים: ריטיינר חודשי, חוזה ניקיון שבועי, תוכנית תחזוקה שנתית. כל אחת מהן היא עדיין חשבונית נפרדת עם מספר ותאריך משלה; רק התוכן חוזר על עצמו.

חשבוניות ביניים וחשבונית סופית

בעבודות ארוכות אפשר לחייב בשלבים: מקדמה, חשבונית ביניים באמצע הדרך וחשבונית סופית על היתרה. כל חשבונית שלב צריכה לציין על מה היא ומה כבר שולם.

מתי ואיך לשלוח חשבונית

שלחו את החשבונית ברגע שהעבודה הסתיימה, או בשלב שסוכם. ככל שתחכו יותר, כך תחכו יותר לכסף, וחשבונית שמגיעה באיחור גם משדרת ללקוח שאתם לא עוקבים מקרוב אחרי הכספים שלכם.

אצל עסקים קטנים, אימייל עם PDF מצורף הוא הנוהג. קובץ PDF שומר על העיצוב בכל מכשיר ואי אפשר לערוך אותו בטעות. בעבודות בשטח או אצל הלקוח, אפשר לשלוח את ה-PDF מהטלפון עוד לפני שעוזבים. שמרו עותק של כל חשבונית ששלחתם, לפי הסדר, יחד עם הערה מתי היא שולמה.

אם עוד לא כתבתם אף חשבונית, המדריך המפורט איך להפיק חשבונית יעביר אתכם את זה צעד אחר צעד, ובדוגמאות לחשבוניות תמצאו גרסאות מלאות למקצועות ולמדינות שונות.