Hvad er en faktura?

Den korte definition

En faktura er en skriftlig anmodning om betaling. Den oplister de varer eller ydelser, du har leveret, prisen på hver enkelt, eventuel skat, totalbeløbet og datoen, hvor pengene skal være betalt. Du sender den, når arbejdet er udført eller varerne leveret (eller på et aftalt tidspunkt i en længere opgave), og kunden betaler ud fra den.

For dig er fakturaen dokumentationen for et salg. Det er sådan, du holder styr på, hvem der skylder dig penge, og senere er den bilaget bag indtægterne på din selvangivelse. For kunden er den dokumentationen for et køb: deres bogholder arkiverer den, og en erhvervskunde kan have brug for den for at få den betalte skat retur.

En faktura er ikke det samme som et tilbud eller et overslag (en pris, der gives før arbejdet, og som kunden kan sige ja eller nej til), og heller ikke det samme som en kvittering (bevis for, at betalingen allerede er modtaget). Rækkefølgen er som regel tilbud, så faktura og til sidst kvittering. Vores guide om faktura og kvittering går mere i dybden med det sidste trin.

Hvad en faktura skal indeholde

De præcise regler afhænger af dit land, og af om du er registreret for en omsætningsafgift som moms (VAT) eller GST. Næsten alle fakturaer, uanset hvor, har disse dele:

• Ordet »Faktura« øverst, så ingen forveksler den med et tilbud.
• Et unikt fakturanummer. Så kan du og kunden henvise til én bestemt faktura uden forvirring. Se sådan nummererer du fakturaer.
• Fakturadatoen og, hvis den er en anden, datoen for arbejdet eller leveringen.
• Dine oplysninger: virksomhedsnavn (eller dit eget navn), adresse, e-mail eller telefon og det skatte- eller registreringsnummer, du er forpligtet til at vise.
• Kundens oplysninger: navn eller firmanavn og adresse.
• Fakturalinjer: en tydelig beskrivelse af hver vare eller ydelse, antal, stykpris og linjebeløb.
• Skat på sin egen linje med satsen, hvis du opkræver det.
• Beløbet til betaling i en angivet valuta.
• Betalingsbetingelser: forfaldsdatoen (eller betingelser som Net 30) og hvordan kunden betaler dig: bankoplysninger, Zelle-konto, PayPal-adresse.

Ikke påkrævet, men nyttigt: kundens indkøbsordrenummer (PO-nummer), en kort bemærkning, betingelser for for sen betaling, som I har aftalt på forhånd, og dit logo.

Eksemplet, del for del

Fakturaen ved siden af artiklen er sendt fra et lille designbureau til en tandlægeklinik. Her er grunden til, at hver del er med.

1. INV-0218 er fakturanummeret. Bureauet har sendt 217 fakturaer før denne, og den næste bliver INV-0219.
2. Fakturadato og forfaldsdato. Betingelserne er 14 dage, så forfaldsdatoen står trykt til kunden. En konkret dato forhindrer diskussioner om »14 dage fra hvornår?«.
3. PO 5531 er kundens egen reference. Større kunder nægter ofte at betale en faktura uden deres indkøbsordrenummer, fordi bogholderiet afstemmer de to.
4. Fra- og Til-felterne angiver begge parter med fulde navne og adresser. Hvis kundens revisor har spørgsmål om et halvt år, ved de, hvem de skal ringe til.
5. Tre fakturalinjer, hver især konkrete: »Brochuredesign, 6 sider« siger langt mere end »Designarbejde«. Rettelseslinjen viser 3 timer à $75, så kunden kan regne efter.
6. Ingen skattelinje. Eksemplet har ingen sales tax, fordi bureauet ikke opkræver den på denne ydelse. I USA afhænger det af delstaten og af, hvad du sælger, om du skal opkræve sales tax, så tjek med din delstats skattemyndighed.
7. I alt: $1,515.00, med betalingsmåder og en opfordring til at angive fakturanummeret. Den sidste linje sparer dig for at gætte, hvilken opgave en anonym bankoverførsel hører til.

Typer af fakturaer, du vil møde

Almindelig faktura

Den daglige slags: arbejdet er udført eller varerne leveret, så betal venligst. Det meste af artiklen handler om den.

Proformafaktura

En forhåndsvisning af en kommende faktura, der sendes, før handlen er endelig. Importører bruger den til at ordne told eller en bankbetaling, og nogle kunder skal bruge den for at få et køb godkendt internt. Den ligner en faktura, men er ikke et betalingskrav og tæller som regel ikke som en momsfaktura. Når handlen bliver til noget, udsteder du en almindelig faktura. Duebolt kan lave en proformafaktura med sin egen nummerserie.

Kreditnota

En kreditnota nedsætter eller annullerer en faktura, du allerede har sendt, for eksempel efter en returnering, en overfakturering eller en aflyst opgave. I stedet for at slette eller rette den gamle faktura udsteder du en kreditnota, der henviser til dens nummer, så dit regnskab stadig stemmer. Duebolt har ikke et separat kreditnotadokument, så spørg din revisor, hvordan de vil have rettelser registreret.

Tilbagevendende faktura

Den samme faktura sendt efter en fast plan: et månedligt fast honorar, en ugentlig rengøringsaftale, en årlig serviceaftale. Hver faktura er stadig en selvstændig faktura med sit eget nummer og sin egen dato; det er kun indholdet, der gentages.

Acontofakturaer og slutfaktura

På længere opgaver kan du fakturere i etaper: en forudbetaling, en acontofaktura halvvejs og en slutfaktura for resten. Hver etapefaktura bør angive, hvad den dækker, og hvad der allerede er betalt.

Hvornår og hvordan du sender en faktura

Send fakturaen, så snart arbejdet er færdigt, eller på det tidspunkt, I har aftalt. Jo længere du venter, jo længere venter du på pengene, og en sen faktura fortæller også kunden, at du ikke holder godt øje med dit regnskab.

E-mail med en vedhæftet PDF er normen for små virksomheder. En PDF bevarer dit layout på alle enheder og kan ikke ændres ved et uheld. Arbejder du ude hos kunden, kan du dele PDF'en fra telefonen, inden du går. Gem en kopi af hver faktura, du sender, i nummerorden, sammen med en note om, hvornår den blev betalt.

Har du aldrig skrevet en faktura før, gennemgår vores trin-for-trin-guide om sådan laver du en faktura det hele, og fakturaeksemplerne viser udfyldte fakturaer for forskellige brancher og lande.