Hva er en faktura?

Den korte definisjonen

En faktura er et skriftlig krav om betaling. Den lister opp varene eller tjenestene du har levert, prisen på hver av dem, eventuelle avgifter, totalbeløpet og datoen pengene skal være betalt. Du sender den når jobben er gjort eller varene levert (eller på et avtalt stadium i et lengre oppdrag), og kunden betaler ut fra den.

For deg er fakturaen dokumentasjonen på et salg. Det er slik du holder oversikt over hvem som skylder deg penger, og senere er den grunnlaget for inntektene i skattemeldingen din. For kunden er den dokumentasjonen på et kjøp: regnskapsføreren deres arkiverer den, og en bedriftskunde kan trenge den for å få tilbake avgift de har betalt.

En faktura er ikke det samme som et tilbud eller et prisoverslag (en pris du gir før jobben, som kunden kan si ja eller nei til), og heller ikke det samme som en kvittering (bevis på at betalingen allerede er mottatt). Rekkefølgen er som regel tilbud, så faktura og til slutt kvittering. Guiden vår om faktura og kvittering går nærmere inn på det siste steget.

Hva en faktura skal inneholde

De nøyaktige reglene avhenger av landet ditt og av om du er registrert for en omsetningsavgift som merverdiavgift (VAT) eller GST. Nesten alle fakturaer, uansett hvor, har disse delene:

• Ordet «Faktura» øverst, så ingen tar den for et tilbud.
• Et unikt fakturanummer. Da kan du og kunden vise til én bestemt faktura uten misforståelser. Se slik nummererer du fakturaer.
• Fakturadatoen og, hvis den er en annen, datoen du gjorde jobben eller leverte varene.
• Opplysningene dine: firmanavn (eller ditt eget navn), adresse, e-post eller telefon og eventuelt avgifts- eller organisasjonsnummer du er pålagt å vise.
• Kundens opplysninger: navn eller firmanavn og adresse.
• Fakturalinjer: en tydelig beskrivelse av hver vare eller tjeneste, antall, enhetspris og linjebeløp.
• Avgift på egen linje med sats, hvis du krever den inn.
• Beløp å betale, i en oppgitt valuta.
• Betalingsbetingelser: forfallsdato (eller betingelser som Net 30) og hvordan kunden betaler deg: bankopplysninger, Zelle-konto, PayPal-adresse.

Ikke påkrevd, men nyttig: kundens innkjøpsordrenummer (PO-nummer), en kort merknad, betingelser for sen betaling som dere har avtalt på forhånd, og logoen din.

Eksempelet, del for del

Fakturaen ved siden av artikkelen er fra et lite designstudio til en tannlegeklinikk. Her er grunnen til at hver del er med.

1. INV-0218 er fakturanummeret. Studioet har sendt 217 fakturaer før denne, og den neste blir INV-0219.
2. Fakturadato og forfallsdato. Betingelsene er 14 dager, så forfallsdatoen står trykt for kunden. En faktisk dato hindrer diskusjoner om «14 dager fra når?».
3. PO 5531 er kundens egen referanse. Større kunder nekter ofte å betale en faktura uten innkjøpsordrenummeret sitt, fordi regnskapsavdelingen avstemmer de to.
4. Fra- og Til-feltene oppgir begge parter med fullt navn og adresse. Hvis kundens regnskapsfører har spørsmål om et halvt år, vet de hvem de skal ringe til.
5. Tre fakturalinjer, hver av dem konkret: «Brosjyredesign, 6 sider» sier mye mer enn «Designarbeid». Korrekturlinjen viser 3 timer à $75, så kunden kan regne etter.
6. Ingen avgiftslinje. Eksempelet har ingen sales tax, fordi studioet ikke krever den inn på denne tjenesten. I USA avhenger det av delstaten og av hva du selger om du skal kreve inn sales tax, så sjekk med skattemyndigheten i delstaten din.
7. Totalt: $1,515.00, med betalingsmåter og en oppfordring om å oppgi fakturanummeret. Den siste linjen sparer deg for å måtte koble anonyme bankoverføringer til riktig jobb.

Typer fakturaer du vil møte

Vanlig faktura

Den hverdagslige typen: jobben er gjort eller varene levert, så vennligst betal. Det meste av denne artikkelen handler om den.

Proformafaktura

En forhåndsversjon av en kommende faktura, sendt før salget er endelig. Importører bruker den til å ordne toll eller en bankbetaling, og noen kunder trenger den for å få et kjøp godkjent internt. Den ser ut som en faktura, men er ikke et betalingskrav og regnes vanligvis ikke som en avgiftsfaktura. Når salget blir noe av, utsteder du en vanlig faktura. Duebolt kan lage en proformafaktura med egen nummerserie.

Kreditnota

En kreditnota reduserer eller annullerer en faktura du allerede har sendt, for eksempel etter en retur, en feilfakturering eller en avlyst jobb. I stedet for å slette eller endre den gamle fakturaen utsteder du en kreditnota som viser til nummeret dens, slik at regnskapet ditt fortsatt går opp. Duebolt har ikke et eget kreditnotadokument, så spør regnskapsføreren din hvordan de vil at rettelser skal føres.

Gjentakende faktura

Den samme fakturaen sendt etter en fast plan: et månedlig fastbeløp, en ukentlig renholdsavtale, en årlig serviceavtale. Hver faktura er likevel en egen faktura, med eget nummer og egen dato; det er bare innholdet som gjentas.

Delfakturaer og sluttfaktura

På lengre oppdrag kan du fakturere i etapper: en forskuddsfaktura, en delfaktura halvveis og en sluttfaktura for resten. Hver delfaktura bør si hva den gjelder og hva som allerede er betalt.

Når og hvordan du sender en faktura

Send fakturaen så snart jobben er ferdig, eller på det stadiet dere har avtalt. Jo lenger du venter, jo lenger venter du på pengene, og en sen faktura forteller også kunden at du ikke har god kontroll på økonomien.

E-post med vedlagt PDF er det vanlige for små bedrifter. En PDF beholder oppsettet ditt på alle enheter og kan ikke endres ved et uhell. Jobber du ute hos kunden, kan du dele PDF-en fra mobilen før du drar. Ta vare på en kopi av hver faktura du sender, i nummerrekkefølge, sammen med et notat om når den ble betalt.

Har du aldri skrevet en faktura før, går steg-for-steg-guiden vår om slik lager du en faktura gjennom alt, og fakturaeksemplene viser utfylte fakturaer for ulike bransjer og land.