Fakturanummer: slik nummererer du fakturaene dine

Hvorfor fakturanumre er viktige

Nummeret er det alle bruker for å finne én faktura blant hundrevis. Kundens regnskapsavdeling bruker det til å avstemme betalingen, du bruker det til å se hvilke fakturaer som fortsatt er ubetalt, og skattemyndighetene bruker en ubrutt nummerrekke til å sjekke at ingen salg mangler i regnskapet ditt.

Derfor legger reglene vekt på to ting: hvert nummer må være unikt (ingen to fakturaer deler nummer), og numrene skal følge en fortløpende rekkefølge som du kan forklare. Et hull uten forklaring ser ut som en manglende faktura, og en manglende faktura ser ut som skjult inntekt.

Vanlige måter å nummerere på

Velg ett format og hold deg til det. Alle fungerer, så lenge hvert nummer er unikt og rekkefølgen er tydelig.

Noen praktiske råd:

• Fyll ut med nuller (0047, ikke 47) så numrene sorteres riktig i en mappe eller et regneark.
• Ikke start på 0001 hvis du ikke vil virke ny. Det går fint å starte på 1001 eller 2026-100, så lenge du teller oppover derfra.
• Årsbaserte numre starter på nytt hver januar, og det er lov fordi årstallet gjør hvert nummer unikt. Eksempelet ved siden av artikkelen, 2026-047, er den 47. fakturaen i 2026.
• Kundekoder gjør hver kundes historikk lett å lese, men du bør likevel kunne liste opp alle fakturaer i den rekkefølgen de ble utstedt. Har du mer enn en håndfull kunder, er én felles fortløpende serie enklere.

Hva reglene sier

Reglene varierer fra land til land, så sjekk med din egen skattemyndighet. To eksempler vi har sjekket:

• Storbritannia. Ifølge gov.uk skal hver faktura ha et unikt identifikasjonsnummer. For mva-registrerte bedrifter sier HMRCs mva-veiledning (Notice 700) at en fullstendig mva-faktura må vise «et fortløpende nummer basert på én eller flere serier som entydig identifiserer dokumentet».
• EU. EUs merverdiavgiftsdirektiv (2006/112/EF, artikkel 226) har samme ordlyd for mva-fakturaer: et fortløpende nummer, basert på én eller flere serier, som entydig identifiserer fakturaen. Hvert land tar dette inn i sin egen lovgivning, og noen legger til detaljer.

Legg merke til uttrykket «én eller flere serier». Du kan ha separate serier, for eksempel én per butikk eller én per år, så lenge hver serie teller oppover for seg og ingen numre forekommer to ganger.

Utenfor Storbritannia og EU varierer reglene, men et unikt nummer på hver faktura er forventet nesten overalt, og det er det regnskapsførere og kunder tar for gitt.

Hull, annullerte fakturaer og feil

Det hender at noe går galt. Slik håndterer du de vanligste tilfellene uten å bryte nummerrekken:

• Du har gjort en feil på en faktura som ikke er sendt. Rett den før du sender. Nummeret er det samme.
• Du har sendt en faktura med en feil. Ikke slett den, og ikke bruk nummeret på nytt i det stille. Utsted en rettelse: som regel en kreditnota som annullerer den feilaktige fakturaen (med henvisning til nummeret), og deretter en ny faktura med neste nummer i serien din.
• En jobb ble avlyst etter at du hadde fakturert. Samme framgangsmåte: annuller den med en kreditnota, og ta vare på begge dokumentene i regnskapet.
• Et nummer ble hoppet over ved en feil (programmet hoppet, eller du skrev 0049 etter 0047). Ikke gå tilbake og fyll hullet med en senere faktura. Skriv et kort notat i regnskapet om at nummeret aldri ble brukt, og hvorfor.
• Du annullerte en faktura før du sendte den. Ta vare på den, merket «annullert», i stedet for å slette den.

Målet er at alle som ser på listen din, kan gjøre rede for hvert eneste nummer. Regnskapsføreren din kan ha en foretrukket metode for rettelser, så spør én gang og gjør det likt hver gang.

Hvor nummeret skal stå, og hvordan kundene bruker det

Sett fakturanummeret øverst, ved siden av fakturadatoen, der kundens regnskapsavdeling ser først. Be så kunden bruke det når de betaler: «Bruk 2026-047 som betalingsreferanse.» Når pengene kommer inn, viser referansen på kontoutskriften nøyaktig hvilken faktura de gjelder, selv om én kunde har tre åpne fakturaer med lignende beløp.

Bruk nummeret alle andre steder også:

• i emnefeltet når du sender fakturaen på e-post («Faktura 2026-047 fra Liffey Pixel Studio»)
• i hver påminnelse, så kunden finner den i systemet sitt på sekunder
• på kvitteringen eller betalingsbekreftelsen, ved siden av kvitteringens eget nummer
• i filnavnene dine (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), så mappen sorteres i rekkefølge

Hold nummeret ditt atskilt fra kundens egen referanse. Større kunder gir deg ofte et innkjøpsordrenummer (PO-nummer) eller en prosjektkode, som «GW-12» i eksempelet. Det hører hjemme i et eget felt. Det identifiserer bestillingen deres, mens fakturanummeret ditt identifiserer fakturaen din.

Slik fungerer nummereringen i Duebolt

Duebolt teller oppover for deg, og hver dokumenttype har sin egen serie: fakturaer starter på INV-0001, kvitteringer på RCT-0001, prisoverslag på EST-0001, tilbud på QTE-0001 og proformafakturaer på PRO-0001. Et tilbud bruker aldri opp et fakturanummer.

Vil du heller ha ditt eget format? Skriv det inn i nummerfeltet én gang, for eksempel 2026-047 eller GRW-015, så fortsetter neste dokument av samme type derfra: 2026-048, GRW-016. Numre som slutter på sifre, teller oppover; prefikset ditt blir stående slik du skrev det.

Skal du lage din første faktura? Stegene står i slik lager du en faktura. For kvitteringer og deres egen serie, se kvitteringsgeneratoren.