Jak správně číslovat faktury

Proč na číslech faktur záleží

Podle čísla každý najde jednu fakturu mezi stovkami. Účtárna vašeho klienta podle něj páruje platbu, vy podle něj vidíte, které faktury jsou ještě neuhrazené, a daňový kontrolor podle nepřerušené řady ověřuje, že ve vašem účetnictví nechybí žádné tržby.

Právě kvůli tomu se pravidla soustředí na dvě věci: každé číslo musí být jedinečné (žádné dvě faktury nesdílejí stejné číslo) a čísla by měla tvořit řadu, kterou umíte vysvětlit. Nevysvětlená mezera vypadá jako chybějící faktura a chybějící faktura vypadá jako skrytý příjem.

Běžné formáty číslování

Vyberte si jeden formát a držte se ho. Funguje kterýkoli z nich, pokud je každé číslo jedinečné a pořadí jasné.

Pár praktických rad:

• Doplňujte nuly (0047, ne 47), aby se čísla ve složce nebo tabulce správně řadila.
• Nemusíte začínat od 0001, pokud nechcete působit jako nováček. Začít od 1001 nebo 2026-100 je v pořádku, pokud od toho čísla pokračujete vzestupně.
• Čísla s rokem začínají každý leden znovu, což je přípustné, protože část s rokem zajišťuje jedinečnost každého čísla. Příklad vedle článku, 2026-047, je 47. faktura roku 2026.
• Kódy klientů usnadňují přehled o historii každého klienta, ale i tak byste měli umět vypsat všechny faktury v pořadí vystavení. Pokud máte víc než hrstku klientů, jedna průběžná řada je jednodušší.

Co říkají pravidla

Pravidla se v jednotlivých zemích liší, proto si ověřte pokyny svého daňového úřadu. Dva příklady, které jsme ověřili:

• Spojené království. Podle gov.uk by každá faktura měla mít jedinečné identifikační číslo. Pro plátce VAT uvádí příručka HMRC k VAT (Notice 700), že úplná faktura s VAT musí obsahovat „pořadové číslo založené na jedné nebo více řadách, které doklad jednoznačně identifikuje“.
• EU. Směrnice EU o DPH (2006/112/ES, článek 226) používá pro faktury s DPH stejnou formulaci: pořadové číslo podle jedné nebo více řad, které fakturu jednoznačně identifikuje. Každý stát to převádí do vlastního práva a některé přidávají podrobnosti.

Všimněte si slov „jedné nebo více řad“. Můžete vést oddělené řady, například jednu pro každou provozovnu nebo každý rok, pokud každá řada samostatně navazuje a žádné číslo se neobjeví dvakrát.

Mimo Spojené království a EU se pravidla liší, ale jedinečné číslo na každé faktuře se očekává téměř všude a účetní i klienti s ním počítají.

Mezery, stornované faktury a chyby

Občas se něco pokazí. Takto zvládnete obvyklé situace, aniž byste narušili číselnou řadu:

• Udělali jste chybu na faktuře, kterou jste ještě neodeslali. Opravte ji před odesláním. Číslo zůstává stejné.
• Odeslali jste fakturu s chybou. Nemažte ji a nepoužívejte potichu její číslo znovu. Vystavte opravu: obvykle dobropis, který chybnou fakturu ruší (s odkazem na její číslo), a pak novou fakturu s dalším číslem ve vaší řadě.
• Zakázka byla zrušena po vystavení faktury. Stejný postup: zrušte ji dobropisem a oba doklady si ponechte v evidenci.
• Číslo jste omylem přeskočili (program poskočil nebo jste po 0047 napsali 0049). Nevracejte se, abyste mezeru zaplnili pozdější fakturou. Zapište si do evidence krátkou poznámku, že číslo nebylo nikdy použito a proč.
• Fakturu jste stornovali před odesláním. Ponechte si ji v dokumentaci s označením „storno“, místo abyste ji mazali.

Cílem je, aby kdokoli, kdo se podívá na váš seznam, dokázal vysvětlit každé číslo. Váš účetní může mít pro opravy svůj zavedený postup, tak se ho jednou zeptejte a dělejte to pokaždé stejně.

Kam číslo umístit a jak ho klienti používají

Číslo faktury dejte nahoru vedle data vystavení, kam se účtárna klienta podívá nejdřív. Pak klienta požádejte, aby ho uvedl při platbě: „Jako referenci platby prosím uveďte 2026-047.“ Až peníze dorazí, reference na výpisu vám přesně řekne, kterou fakturu platba hradí, i když má jeden klient tři neuhrazené faktury s podobnými částkami.

Číslo používejte i všude jinde:

• v předmětu e-mailu, kterým fakturu posíláte („Faktura 2026-047 od Liffey Pixel Studio“)
• v každé upomínce, aby ji klient ve svém systému našel během pár sekund
• na příjmovém dokladu nebo potvrzení platby, vedle vlastního čísla dokladu
• v názvech souborů (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), aby se složka řadila popořadě

Číslo faktury držte odděleně od reference klienta. Větší klienti vám často dají číslo objednávky (PO) nebo kód projektu, například „GW-12“ v příkladu. To patří do samostatného pole. Identifikuje jejich objednávku, kdežto vaše číslo faktury identifikuje vaši fakturu.

Jak funguje číslování v Dueboltu

Duebolt čísluje za vás a každý typ dokladu má vlastní řadu: faktury začínají na INV-0001, příjmové doklady na RCT-0001, rozpočty na EST-0001, cenové nabídky na QTE-0001 a zálohové faktury na PRO-0001. Vytvořením nabídky nikdy nespotřebujete číslo faktury.

Chcete vlastní formát? Zadejte ho jednou do pole s číslem, například 2026-047 nebo GRW-015, a další doklad stejného typu na něj naváže: 2026-048, GRW-016. Čísla končící číslicemi se zvyšují; vaše předpona zůstane tak, jak jste ji napsali.

Vystavujete první fakturu? Postup najdete v průvodci jak vystavit fakturu. O příjmových dokladech a jejich vlastní řadě se dočtete na stránce generátor příjmových dokladů.