Cách đánh số hóa đơn

Vì sao số hóa đơn quan trọng

Nhờ số hóa đơn, ai cũng tìm ra đúng một hóa đơn giữa hàng trăm hóa đơn. Bộ phận kế toán của khách dùng nó để đối chiếu khoản thanh toán, bạn dùng nó để xem hóa đơn nào chưa được trả, còn thanh tra thuế dùng một dãy số liền mạch để kiểm tra xem có khoản doanh thu nào bị thiếu trong sổ sách của bạn hay không.

Chính điểm cuối cùng này là lý do các quy định tập trung vào hai điều: mỗi số phải là duy nhất (không có hai hóa đơn trùng số) và các số phải theo một trình tự mà bạn giải thích được. Một số bị bỏ trống không có lời giải thích trông giống như một hóa đơn bị thất lạc, và một hóa đơn thất lạc trông giống như thu nhập bị che giấu.

Các định dạng đánh số phổ biến

Chọn một định dạng và dùng nhất quán. Định dạng nào cũng được, miễn là mỗi số là duy nhất và thứ tự rõ ràng.

Một vài lưu ý thực tế:

• Thêm số 0 phía trước (0047, không phải 47) để các số được sắp xếp đúng trong thư mục hoặc bảng tính.
• Không nhất thiết bắt đầu từ 0001 nếu bạn không muốn trông như mới mở. Bắt đầu từ 1001 hay 2026-100 đều ổn, miễn là bạn tăng dần từ đó.
• Số theo năm bắt đầu lại vào mỗi tháng Giêng, và điều này được chấp nhận vì phần năm giúp mọi số vẫn là duy nhất. Ví dụ bên cạnh bài viết này, 2026-047, là hóa đơn thứ 47 của năm 2026.
• Mã khách hàng giúp dễ xem lịch sử của từng khách, nhưng bạn vẫn phải liệt kê được toàn bộ hóa đơn theo thứ tự phát hành. Nếu bạn có hơn vài khách hàng, một dãy số chạy liên tục sẽ đơn giản hơn.

Quy định nói gì

Quy định khác nhau tùy quốc gia, nên hãy kiểm tra với cơ quan thuế nơi bạn hoạt động. Hai ví dụ chúng tôi đã kiểm chứng:

• Anh. gov.uk cho biết mỗi hóa đơn nên có một số nhận dạng duy nhất. Với doanh nghiệp đã đăng ký VAT, hướng dẫn VAT của HMRC (Notice 700) nêu rằng một hóa đơn VAT đầy đủ phải có "số thứ tự dựa trên một hoặc nhiều dãy số, giúp nhận dạng duy nhất chứng từ đó".
• EU. Chỉ thị VAT của EU (2006/112/EC, Điều 226) dùng cách diễn đạt tương tự cho hóa đơn VAT: một số thứ tự, dựa trên một hoặc nhiều dãy số, giúp nhận dạng duy nhất hóa đơn. Mỗi quốc gia đưa quy định này vào luật của mình, và một số nước bổ sung thêm chi tiết.

Hãy chú ý cụm từ "một hoặc nhiều dãy số". Bạn được phép dùng các dãy số riêng, chẳng hạn mỗi cửa hàng một dãy hoặc mỗi năm một dãy, miễn là từng dãy tự tăng dần và không có số nào xuất hiện hai lần.

Ngoài Anh và EU, quy định mỗi nơi một khác, nhưng gần như ở đâu người ta cũng mong mỗi hóa đơn có một số riêng, và kế toán lẫn khách hàng đều mặc định như vậy.

Số bị bỏ trống, hóa đơn hủy và sai sót

Sai sót là chuyện khó tránh. Dưới đây là cách xử lý các tình huống hay gặp mà không làm đứt dãy số:

• Bạn ghi sai trên một hóa đơn chưa gửi. Sửa lại trước khi gửi. Số hóa đơn giữ nguyên.
• Bạn đã gửi một hóa đơn bị sai. Đừng xóa nó hay lặng lẽ dùng lại số của nó. Hãy lập chứng từ điều chỉnh: thường là một giấy báo có để hủy hóa đơn sai (dẫn chiếu số của nó), rồi một hóa đơn mới mang số tiếp theo trong dãy.
• Việc bị hủy sau khi bạn đã xuất hóa đơn. Cách làm tương tự: hủy bằng giấy báo có và lưu cả hai chứng từ trong hồ sơ.
• Một số bị bỏ qua do vô ý (phần mềm nhảy số, hoặc bạn gõ 0049 ngay sau 0047). Đừng quay lại lấp chỗ trống bằng một hóa đơn lập sau. Hãy ghi một dòng ngắn trong sổ sách rằng số đó chưa từng được dùng và lý do.
• Bạn hủy một hóa đơn trước khi gửi. Giữ nó lại trong hồ sơ, đánh dấu "đã hủy", thay vì xóa đi.

Mục tiêu là bất kỳ ai xem danh sách của bạn cũng giải thích được từng số. Kế toán của bạn có thể có cách điều chỉnh riêng mà họ ưa dùng, nên hãy hỏi họ một lần và làm theo đúng cách đó mỗi lần.

Số hóa đơn đặt ở đâu và khách dùng nó thế nào

Hãy đặt số hóa đơn ở gần đầu trang, cạnh ngày lập, nơi bộ phận kế toán của khách nhìn vào đầu tiên. Sau đó đề nghị khách dùng nó khi thanh toán: "Vui lòng ghi 2026-047 trong nội dung chuyển khoản." Khi tiền về, nội dung trên sao kê ngân hàng cho bạn biết chính xác khoản đó thanh toán cho hóa đơn nào, kể cả khi một khách có ba hóa đơn chưa trả với số tiền gần giống nhau.

Hãy dùng số hóa đơn ở cả những chỗ khác:

• trong tiêu đề email khi gửi hóa đơn ("Hóa đơn 2026-047 từ Liffey Pixel Studio")
• trong mọi lời nhắc, để khách tìm ra nó trên hệ thống của họ chỉ trong vài giây
• trên biên lai hoặc xác nhận thanh toán, cạnh số riêng của biên lai
• trong tên file (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), để thư mục của bạn tự xếp theo thứ tự

Hãy tách số hóa đơn khỏi mã tham chiếu của khách. Khách hàng lớn thường đưa bạn số đơn đặt hàng (PO) hoặc mã dự án, như "GW-12" trong ví dụ. Mã đó nằm ở ô riêng. Nó xác định đơn hàng của họ, còn số hóa đơn của bạn xác định hóa đơn của bạn.

Duebolt đánh số như thế nào

Duebolt tự tăng số cho bạn, và mỗi loại chứng từ có dãy số riêng: hóa đơn bắt đầu từ INV-0001, biên lai từ RCT-0001, dự toán từ EST-0001, báo giá từ QTE-0001 và hóa đơn chiếu lệ từ PRO-0001. Lập báo giá không bao giờ chiếm mất một số hóa đơn.

Bạn thích định dạng riêng? Gõ nó vào ô số một lần, ví dụ 2026-047 hoặc GRW-015, và chứng từ tiếp theo cùng loại sẽ nối tiếp từ đó: 2026-048, GRW-016. Số kết thúc bằng chữ số sẽ được tăng dần; tiền tố giữ nguyên như bạn đã gõ.

Đang lập hóa đơn đầu tiên? Các bước có trong cách lập hóa đơn. Với biên lai và dãy số riêng của chúng, xem công cụ tạo biên lai.