Fakturanummer: så numrerar du dina fakturor

Varför fakturanummer spelar roll

Med numret hittar alla en enskild faktura bland hundratals. Kundens ekonomiavdelning använder det för att stämma av betalningen, du använder det för att se vilka fakturor som fortfarande är obetalda, och en skatterevisor använder en obruten nummerföljd för att kontrollera att ingen försäljning saknas i din bokföring.

Det är därför reglerna kretsar kring två saker: varje nummer måste vara unikt (inga två fakturor delar nummer) och numren ska följa en löpande ordning som du kan förklara. En lucka utan förklaring ser ut som en saknad faktura, och en saknad faktura ser ut som dold inkomst.

Vanliga sätt att numrera

Välj ett format och håll dig till det. Alla fungerar, så länge varje nummer är unikt och ordningen är tydlig.

Några praktiska tips:

• Fyll ut med nollor (0047, inte 47) så att numren sorteras rätt i en mapp eller ett kalkylark.
• Börja inte på 0001 om du inte vill se ny ut. Att börja på 1001 eller 2026-100 går bra, så länge du räknar uppåt därifrån.
• Årsbaserade nummer börjar om varje januari, vilket är tillåtet eftersom årtalet gör varje nummer unikt. Exemplet bredvid artikeln, 2026-047, är den 47:e fakturan 2026.
• Kundkoder gör varje kunds historik lätt att läsa, men du ska ändå kunna lista alla fakturor i den ordning de utfärdades. Har du fler än en handfull kunder är en enda löpande serie enklare.

Vad reglerna säger

Reglerna skiljer sig mellan länder, så kontrollera med din egen skattemyndighet. Två exempel som vi har kontrollerat:

• Storbritannien. Enligt gov.uk ska varje faktura ha ett unikt identifikationsnummer. För momsregistrerade företag säger HMRC:s momsvägledning (Notice 700) att en fullständig momsfaktura måste visa ”ett löpnummer baserat på en eller flera serier som unikt identifierar dokumentet”.
• EU. EU:s mervärdesskattedirektiv (2006/112/EG, artikel 226) har samma formulering för momsfakturor: ett löpnummer, baserat på en eller flera serier, som unikt identifierar fakturan. Varje land för in detta i sin egen lagstiftning, och en del lägger till detaljer.

Lägg märke till uttrycket ”en eller flera serier”. Du får ha separata serier, till exempel en per butik eller en per år, så länge varje serie räknas uppåt för sig och inget nummer förekommer två gånger.

Utanför Storbritannien och EU varierar reglerna, men ett unikt nummer på varje faktura förväntas nästan överallt, och det är vad redovisningskonsulter och kunder utgår från.

Luckor, makulerade fakturor och misstag

Det händer att något går fel. Så här hanterar du de vanligaste fallen utan att bryta din nummerföljd:

• Du har gjort fel på en faktura som inte är skickad. Rätta den innan du skickar. Numret är detsamma.
• Du har skickat en faktura med ett fel. Radera den inte och återanvänd inte numret i tysthet. Gör en rättelse: oftast en kreditfaktura som makulerar den felaktiga fakturan (med hänvisning till dess nummer), och sedan en ny faktura med nästa nummer i din serie.
• Ett jobb avbokades efter att du fakturerat. Samma sak: makulera med en kreditfaktura och spara båda dokumenten i din bokföring.
• Ett nummer hoppades över av misstag (programmet hoppade, eller du skrev 0049 efter 0047). Gå inte tillbaka och fyll luckan med en senare faktura. Skriv en kort anteckning i bokföringen om att numret aldrig användes och varför.
• Du makulerade en faktura innan du skickade den. Spara den, märkt ”makulerad”, i stället för att radera den.

Målet är att den som tittar på din lista kan redogöra för varje nummer. Din redovisningskonsult kan ha ett föredraget sätt att hantera rättelser, så fråga en gång och gör likadant varje gång.

Var numret ska stå och hur kunden använder det

Placera fakturanumret högt upp, bredvid fakturadatumet, där kundens ekonomiavdelning tittar först. Be sedan kunden att använda det när de betalar: ”Ange 2026-047 som betalningsreferens.” När pengarna kommer in visar referensen på kontoutdraget exakt vilken faktura betalningen gäller, även om en kund har tre obetalda fakturor med liknande belopp.

Använd numret överallt annars också:

• i ämnesraden när du mejlar fakturan (”Faktura 2026-047 från Liffey Pixel Studio”)
• i varje påminnelse, så att kunden hittar den i sitt system på några sekunder
• på kvittot eller betalningsbekräftelsen, bredvid kvittots eget nummer
• i dina filnamn (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), så att mappen sorteras i ordning

Håll ditt nummer åtskilt från kundens egen referens. Större kunder ger dig ofta ett inköpsordernummer (PO-nummer) eller en projektkod, som ”GW-12” i exemplet. Det hör hemma i ett eget fält. Det identifierar deras beställning, medan ditt fakturanummer identifierar din faktura.

Så fungerar numreringen i Duebolt

Duebolt räknar uppåt åt dig, och varje dokumenttyp har en egen serie: fakturor börjar på INV-0001, kvitton på RCT-0001, kostnadsförslag på EST-0001, offerter på QTE-0001 och proformafakturor på PRO-0001. En offert förbrukar aldrig ett fakturanummer.

Vill du hellre ha ditt eget format? Skriv in det i nummerfältet en gång, till exempel 2026-047 eller GRW-015, så fortsätter nästa dokument av samma typ därifrån: 2026-048, GRW-016. Nummer som slutar på siffror räknas uppåt; ditt prefix står kvar som du skrev det.

Ska du göra din första faktura? Stegen finns i hur du gör en faktura. För kvitton och deras egen serie, se kvittogeneratorn.