طريقة ترقيم الفواتير

لماذا تهم أرقام الفواتير

بالرقم يعثر الجميع على فاتورة واحدة بين مئات الفواتير. يستخدمه قسم الحسابات لدى عميلك لمطابقة الدفعة، وتستخدمه أنت لمعرفة الفواتير التي لم تُسدَّد بعد، ويعتمد مفتش الضرائب على التسلسل غير المنقطع للتحقق من عدم غياب أي مبيعات عن دفاترك.

هذه النقطة الأخيرة هي سبب تركيز القواعد على أمرين: أن يكون كل رقم فريدًا (لا تشترك فاتورتان في رقم واحد)، وأن تتبع الأرقام تسلسلًا يمكنك تفسيره. فالفجوة غير المفسَّرة تبدو كفاتورة مفقودة، والفاتورة المفقودة تبدو كدخل مخفي.

صيغ الترقيم الشائعة

اختر صيغة واحدة والتزم بها. أي صيغة من هذه تصلح ما دام كل رقم فريدًا والترتيب واضحًا.

بعض النصائح العملية:

• أضف أصفارًا في البداية (0047 لا 47) حتى تُرتَّب الأرقام بشكل صحيح في المجلد أو جدول البيانات.
• لا تبدأ من 0001 إن كنت لا تريد أن تبدو حديث العهد بالعمل. البدء من 1001 أو 2026-100 لا بأس به، ما دمت تتصاعد من هناك.
• الأرقام المبنية على السنة تبدأ من جديد كل يناير، وهذا مسموح لأن جزء السنة يُبقي كل رقم فريدًا. فالمثال المعروض بجانب هذا المقال، 2026-047، هو الفاتورة السابعة والأربعون في عام 2026.
• رموز العملاء تجعل سجل كل عميل سهل القراءة، لكن يجب أن تظل قادرًا على عرض جميع الفواتير بترتيب إصدارها. وإن كان لديك أكثر من بضعة عملاء، فالتسلسل الواحد المستمر أبسط.

ماذا تقول القواعد

تختلف القواعد من بلد إلى آخر، لذا راجع جهة الضرائب في بلدك. وإليك مثالين تحققنا منهما:

• المملكة المتحدة. يذكر موقع gov.uk أن كل فاتورة يجب أن تحمل رقم تعريف فريدًا. وبالنسبة إلى المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة، ينص دليل HMRC لضريبة القيمة المضافة (Notice 700) على أن فاتورة ضريبة القيمة المضافة الكاملة يجب أن تتضمن «رقمًا تسلسليًا مبنيًا على سلسلة واحدة أو أكثر يحدد المستند بشكل فريد».
• الاتحاد الأوروبي. يستخدم توجيه ضريبة القيمة المضافة الأوروبي (2006/112/EC، المادة 226) الصياغة نفسها لفواتير ضريبة القيمة المضافة: رقم تسلسلي، مبني على سلسلة واحدة أو أكثر، يحدد الفاتورة بشكل فريد. وتدرج كل دولة ذلك في قانونها الخاص، وتضيف بعضها تفاصيل أخرى.

لاحظ عبارة «سلسلة واحدة أو أكثر». يُسمح لك بتشغيل سلاسل منفصلة، مثل سلسلة لكل متجر أو لكل سنة، ما دامت كل سلسلة تتصاعد مستقلةً ولا يتكرر أي رقم.

خارج المملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي تتباين القواعد، لكن وجود رقم فريد على كل فاتورة متوقع في كل مكان تقريبًا، وهو ما يفترضه المحاسبون والعملاء.

الأرقام الناقصة والفواتير الملغاة والأخطاء

الأخطاء واردة. إليك كيف تتعامل مع الحالات المعتادة دون أن تكسر تسلسلك:

• ارتكبت خطأً في فاتورة لم ترسلها بعد. صحّحه قبل الإرسال. يبقى الرقم كما هو.
• أرسلت فاتورة فيها خطأ. لا تحذفها ولا تُعِد استخدام رقمها بصمت. أصدر تصحيحًا: عادةً إشعار دائن يلغي الفاتورة الخاطئة (مع الإشارة إلى رقمها)، ثم فاتورة جديدة بالرقم التالي في تسلسلك.
• أُلغي عمل بعد إصدار فاتورته. النهج نفسه: ألغِها بإشعار دائن واحتفظ بالمستندين كليهما في سجلاتك.
• تخطيت رقمًا عن طريق الخطأ (قفز البرنامج، أو كتبت 0049 بعد 0047). لا تعُد لملء الفجوة بفاتورة لاحقة. اكتب ملاحظة قصيرة في سجلاتك بأن الرقم لم يُستخدم قط وسبب ذلك.
• ألغيت فاتورة قبل إرسالها. احتفظ بها في ملفاتك مع علامة «ملغاة» بدلًا من حذفها.

الهدف أن يتمكن أي شخص يطّلع على قائمتك من تفسير كل رقم فيها. وقد تكون لدى محاسبك طريقة مفضلة للتصحيحات، فاسأله مرة واحدة واتبعها في كل مرة.

أين يوضع الرقم، وكيف يستخدمه العملاء

ضع رقم الفاتورة في الأعلى بجانب تاريخها، حيث ينظر قسم الحسابات لدى العميل أولًا. ثم اطلب من العميل استخدامه عند الدفع: «يُرجى ذكر 2026-047 مرجعًا للدفع». وعندما يصل المال، يخبرك المرجع في كشف حسابك المصرفي بالضبط أي فاتورة سُدِّدت، حتى لو كانت لدى عميل واحد ثلاث فواتير مفتوحة بمبالغ متقاربة.

استخدم الرقم في كل مكان آخر أيضًا:

• في سطر الموضوع عند إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني («الفاتورة 2026-047 من Liffey Pixel Studio»)
• في كل تذكير، ليجدها العميل في نظامه خلال ثوانٍ
• في الإيصال أو تأكيد الدفع، بجانب رقم الإيصال نفسه
• في أسماء ملفاتك (2026-047 Greenway Outdoor.pdf)، حتى يُرتَّب مجلدك بالتسلسل

افصل رقمك عن مرجع العميل الخاص. فكثيرًا ما تعطيك الجهات الكبيرة رقم أمر شراء (PO) أو رمز مشروع، مثل «GW-12» في المثال. ضعه في خانة مستقلة؛ فهو يحدد طلبهم، بينما يحدد رقم فاتورتك مطالبتك أنت.

كيف يعمل الترقيم في Duebolt

يرقّم Duebolt مستنداتك تلقائيًا، ولكل نوع مستند سلسلته الخاصة: تبدأ الفواتير من INV-0001، والإيصالات من RCT-0001، وتقديرات التكلفة من EST-0001، وعروض الأسعار من QTE-0001، والفواتير المبدئية من PRO-0001. وإنشاء عرض سعر لا يستهلك أبدًا رقم فاتورة.

تفضّل صيغتك الخاصة؟ اكتبها في خانة الرقم مرة واحدة، مثل 2026-047 أو GRW-015، وسيكمل المستند التالي من النوع نفسه منها: 2026-048، GRW-016. إذا انتهى الرقم بأرقام فإنه يتصاعد تلقائيًا، وتبقى بادئتك كما كتبتها.

تنشئ فاتورتك الأولى؟ الخطوات موجودة في كيفية عمل فاتورة. وللإيصالات وسلسلتها الخاصة، راجع مولّد الإيصالات.