Hogyan számozd a számláidat

Miért fontos a számlaszám

A szám az, amivel mindenki megtalál egy számlát a több száz közül. Az ügyfél pénzügye ezzel párosítja a befizetést, te ebből látod, mely számlák vannak még nyitva, az adóellenőr pedig a megszakítás nélküli sorozatból ellenőrzi, hogy nem hiányzik-e eladás a könyveidből.

Az utolsó pont miatt összpontosítanak a szabályok két dologra: minden számnak egyedinek kell lennie (két számla nem kaphatja ugyanazt), és a számoknak olyan sorrendet kell követniük, amelyet meg tudsz magyarázni. A megmagyarázatlan hézag hiányzó számlának tűnik, a hiányzó számla pedig eltitkolt bevételnek.

Gyakori számozási formátumok

Válassz egy formátumot, és maradj annál. Bármelyik működik, amíg minden szám egyedi és a sorrend egyértelmű.

Néhány gyakorlati tanács:

• Tölts fel nullákkal (0047, nem 47), hogy a számok helyesen rendeződjenek a mappában vagy a táblázatban.
• Ne kezdj 0001-gyel, ha nem szeretnél kezdőnek tűnni. Kezdhetsz 1001-gyel vagy 2026-100-zal is, csak onnan számolj felfelé.
• Az évszámos számok minden januárban újraindulnak, és ez megengedett, mert az évszám-rész miatt minden szám egyedi marad. A cikk melletti 2026-047 a 2026-os év 47. számlája.
• Az ügyfélkódokkal könnyen átlátható minden ügyfél története, de így is képesnek kell lenned az összes számlát kiállítási sorrendben listázni. Ha néhánynál több ügyfeled van, egyetlen folyamatos sorozat egyszerűbb.

Mit mondanak a szabályok

A szabályok országonként eltérnek, ezért nézd meg a saját adóhatóságod előírásait. Két példa, amelyet ellenőriztünk:

• Egyesült Királyság. A gov.uk szerint minden számlának egyedi azonosító számmal kell rendelkeznie. Az áfaalany vállalkozások számára a HMRC áfaútmutatója (Notice 700) előírja, hogy a teljes áfás számlán szerepelnie kell egy „egy vagy több sorozaton alapuló, a dokumentumot egyedileg azonosító sorszámnak”.
• EU. Az uniós HÉA-irányelv (2006/112/EK, 226. cikk) ugyanezt írja az áfás számlákra: egy vagy több sorozaton alapuló, a számlát egyedileg azonosító sorszám. Minden tagállam átülteti ezt a saját jogába, és egyesek további részleteket is előírnak.

Figyeld meg az „egy vagy több sorozat” kifejezést. Vezethetsz külön sorozatokat, például üzletenként vagy évenként egyet, amennyiben mindegyik sorozat önállóan halad felfelé, és egyetlen szám sem szerepel kétszer.

Az Egyesült Királyságon és az EU-n kívül eltérőek a szabályok, de szinte mindenhol elvárás, hogy minden számlán egyedi szám legyen, és a könyvelők és az ügyfelek is ezt feltételezik.

Hézagok, érvénytelenített számlák és hibák

Hibák előfordulnak. Így kezeld a szokásos eseteket anélkül, hogy megtörnéd a sorozatot:

• Hibát vétettél egy még el nem küldött számlán. Javítsd ki küldés előtt. A szám ugyanaz marad.
• Hibás számlát küldtél el. Ne töröld, és ne használd fel csendben újra a számát. Állíts ki helyesbítést: általában egy jóváíró bizonylatot, amely érvényteleníti a hibás számlát (a számára hivatkozva), majd egy új számlát a sorozatod következő számával.
• A munkát a számlázás után lemondták. Ugyanígy járj el: érvénytelenítsd jóváíró bizonylattal, és mindkét dokumentumot őrizd meg.
• Véletlenül kimaradt egy szám (a programod ugrott egyet, vagy 0047 után 0049-et írtál). Ne töltsd ki utólag a hézagot egy későbbi számlával. Írj egy rövid feljegyzést a nyilvántartásodba arról, hogy a számot nem használtad fel, és miért.
• Érvénytelenítettél egy számlát, mielőtt elküldted volna. Őrizd meg „érvénytelen” jelöléssel az irataid között, ahelyett hogy törölnéd.

A cél az, hogy bárki, aki átnézi a listádat, minden számról el tudjon számolni. A könyvelődnek lehet bevált módszere a javításokra, ezért kérdezd meg egyszer, és onnantól mindig ugyanúgy csináld.

Hová kerül a szám, és hogyan használják az ügyfelek

A számlaszámot a lap tetejére, a számla kelte mellé tedd, ahová az ügyfél pénzügye először néz. Aztán kérd meg az ügyfelet, hogy fizetéskor használja: „Kérjük, közleményként adja meg: 2026-047.” Amikor megérkezik a pénz, a bankszámlakivonatodon szereplő közleményből pontosan tudod, melyik számlát egyenlíti ki, még akkor is, ha egy ügyfélnek három nyitott számlája van hasonló összegekkel.

A számot minden máshol is használd:

• az e-mail tárgysorában, amikor elküldöd a számlát („2026-047. számú számla – Liffey Pixel Studio”)
• minden emlékeztetőben, hogy az ügyfél másodpercek alatt megtalálja a rendszerében
• a nyugtán vagy a fizetési visszaigazoláson, a nyugta saját száma mellett
• a fájlneveidben (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), hogy a mappád sorrendben legyen

A számot tartsd külön az ügyfél saját hivatkozási számától. A nagyobb ügyfelek gyakran adnak megrendelésszámot (PO) vagy projektkódot, mint a példában a „GW-12”. Ez külön mezőbe kerül. Az ő megrendelésüket azonosítja, a te számlaszámod pedig a te számládat.

Hogyan működik a számozás a Dueboltban

A Duebolt automatikusan számol felfelé, és minden dokumentumtípusnak saját sorozata van: a számlák INV-0001-gyel kezdődnek, a nyugták RCT-0001-gyel, a költségbecslések EST-0001-gyel, az árajánlatok QTE-0001-gyel, a proforma számlák pedig PRO-0001-gyel. Egy árajánlat elkészítése soha nem használ el számlaszámot.

Saját formátumot szeretnél? Írd be egyszer a számmezőbe, például 2026-047 vagy GRW-015, és az adott típus következő dokumentuma innen folytatja: 2026-048, GRW-016. A számjegyre végződő számok felfelé lépnek, az előtagod pedig úgy marad, ahogy beírtad.

Az első számládat készíted? A lépéseket a számlakészítésről szóló útmutatóban találod. A nyugtákról és saját sorozatukról a nyugtakészítő oldalon olvashatsz.