Hogyan készíts számlát

Mielőtt nekikezdesz: mire lesz szükséged

Gyűjtsd össze ezeket egyszer, és tartsd olyan helyen, ahonnan ki tudod másolni:

• A vállalkozásod neve, címe, e-mail-címe és telefonszáma. Ha van logód, azt is.
• Minden adó- vagy nyilvántartási szám, amelyet fel kell tüntetned. Kanadában ez a GST/HST-szám, ha regisztrált vagy; Ausztráliában az ABN; az Egyesült Királyságban a VAT-szám, ha áfaalany vagy.
• Hogyan szeretnéd, hogy fizessenek: bankszámlaszám, e-Transfer e-mail-cím, PayPal, Zelle.
• A szokásos fizetési feltételeid (például 14 nap vagy Net 30).
• Az ügyfél teljes neve vagy cégneve, címe és az esetleges megrendelésszám, amit megadott.
• Mit csináltál: dátumok, órák vagy mennyiségek, árak, anyagok.

Ha ezek megvannak, a számla elkészítése már csak mezők kitöltése.

Lépésről lépésre: ugyanaz a 7 lépés, bármilyen eszközzel

1. Írd rá, hogy „Számla”, és add neki a sorozatod következő számát. Számot soha ne használj fel kétszer. Ha ez az első számlád, kezdj 0001-gyel vagy például 2026-001-gyel, és onnan számolj felfelé. Bővebben: hogyan számozd a számláidat.
2. Keltezd a mai dátummal, és ha a munka korábban történt, tüntesd fel annak dátumát is.
3. Írd rá a saját és az ügyfél adatait. Az ügyfél hivatalos vagy cégnevét használd, ne becenevet vagy csak a kapcsolattartó nevét.
4. Sorold fel a munkát tételenként. Szolgáltatásonként vagy termékenként egy sor, mennyiséggel, egységárral és sorösszeggel. A „Heti irodatakarítás (4 alkalom), alkalmanként $185” világosabb, mint az „Októberi takarítás: $740”.
5. Add hozzá az adót, ha felszámítod, külön sorban, a kulccsal együtt. Az esetleges kedvezményt az adó előtt vond le, ne utána.
6. Írd ki a végösszeget és a fizetési határidőt. Konkrét dátumot adj meg („Fizetési határidő: 2026. november 6.”), ne csak annyit, hogy „14 nap”.
7. Írd le, hogyan lehet fizetni, és kérd meg az ügyfelet, hogy tüntesse fel a számlaszámot. Aztán mentsd el PDF-ként, és küldd el.

Ennyi az egész folyamat. Az alábbi három módszer abban különbözik, mennyit kell ebből minden alkalommal újragépelned.

Három módja a számlakészítésnek

Kézzel (papíron vagy indigós számlatömbbel)

Piaci standhoz vagy egyszeri, internet nélküli munkához tökéletes. Vegyél sorszámozott, másolatos tömböt, hogy neked is maradjon példányod, és a számok sorrendben fussanak. Írj olvashatóan, az adót és a végösszeget számológéppel számold ki, a saját példányodat pedig fotózd le, hogy ne veszhessen el. A hátránya: céges ügyfeleknek nincs rendes PDF, és később mindent át kell vezetned a nyilvántartásodba.

Wordben, Google Docsban, Excelben vagy Google Táblázatokban

Készíts egyszer egy sablont, a tetején az adataiddal és egy üres tételtáblázattal. Táblázatkezelőben használj képleteket: soronként mennyiség szorozva árral, egy SZUM a részösszegre, aztán az adósor és a végösszeg. Minden alkalommal előbb a „Mentés másként” vagy a „Másolat készítése” paranccsal kezdj, hogy soha ne írd felül a múlt havi számlát, kézzel frissítsd a számot és a dátumot, majd exportáld PDF-be.

Gyakori csapdák: elfelejted átírni a számlaszámot, egy cellában bent marad egy régi ügyfél neve, vagy egy képlet nem számolja bele az alulra beszúrt új sort.

Számlakészítő programmal

A számlakészítő elvégzi helyetted a számolást, a számozást és az elrendezést. A Dueboltban egyszer beírod a vállalkozásod adatait (ezeket az eszközöd megjegyzi), kiválasztod vagy felveszed az ügyfelet, rákoppintasz a szokásos tételeidre, és letöltöd a PDF-et. A szám magától lép tovább, az adó neve, a pénznem és a papírméret pedig a kiválasztott országhoz igazodik. Ingyenes, és regisztráció sem kell hozzá, így bárkinek megfelel, aki havonta néhányszor számláz, és nem akar táblázatokkal bajlódni.

Ellenőrzőlista, mielőtt elküldöd

Ezután nyisd meg egyszer a PDF-et a telefonodon. Ha ott jól olvasható, mindenhol az lesz.

Hibák, amelyek lassítják a fizetést

• Késve küldöd. Aznap számlázz, amikor a munka elkészül. Minden nap, amit vársz, általában egy nappal később hozza a pénzt.
• Homályos leírás. A „Nyújtott szolgáltatások” kérdést szül. A „Konyhai csaptelep cseréje, 1,5 óra munkadíj plusz alkatrészek” nem.
• Rossz embernek küldöd. Egy cégnél gyakran nem az fizet, aki megbízott. Kérdezd meg, kinek kell a számlát címezni.
• Nincsenek fizetési feltételek. Ha nem írod meg, mikorra, sok ügyfél akkor fizet, amikor neki kényelmes.
• Egy elküldött számla átírása. Ha valami hibás volt, küldj javított dokumentumot, és őrizd meg a régit, ahelyett hogy csendben átírnád.
• Nincs utánkövetés. Írd be a határidőt a naptáradba. Ha lejárt, másnap küldj egy udvarias emlékeztetőt. A lejárt számláról szóló e-mail útmutatónkban sablonokat is találsz.

Szakmánként kész elrendezésekért nézd meg a számlasablon oldalt, vagy a takarítási számlasablont, amelyből az ezen az oldalon látható példa készült.