איך להפיק חשבונית

לפני שמתחילים: מה צריך

אספו את זה פעם אחת ושמרו במקום שקל להעתיק ממנו:

• שם העסק, כתובת, אימייל וטלפון. הוסיפו לוגו אם יש לכם.
• כל מספר מס או רישום שאתם חייבים להדפיס. בקנדה זה מספר ה-GST/HST אם אתם רשומים; באוסטרליה ה-ABN; בבריטניה מספר ה-VAT אם אתם רשומים למע״מ.
• איך אתם רוצים לקבל תשלום: פרטי בנק, אימייל ל-e-Transfer, PayPal, Zelle.
• תנאי התשלום הרגילים שלכם (למשל 14 יום, או Net 30, כלומר תשלום תוך 30 יום).
• השם המלא של הלקוח או שם החברה, הכתובת, וכל מספר הזמנת רכש (PO) שהוא נתן לכם.
• מה עשיתם: תאריכים, שעות או כמויות, מחירים, חומרים.

כשכל זה בהישג יד, החשבונית עצמה היא רק מילוי של שדות.

צעד אחר צעד: אותם 7 צעדים, בכל כלי

1. כתבו בכותרת "חשבונית" ותנו לה את המספר הבא בסדרה שלכם. לעולם אל תשתמשו שוב באותו מספר. אם זו החשבונית הראשונה שלכם, התחילו ב-0001 או במשהו כמו 2026-001 והמשיכו לספור משם כלפי מעלה. עוד על כך באיך למספר חשבוניות.
2. ציינו תאריך של היום, ואם העבודה בוצעה קודם, ציינו גם את תאריך העבודה.
3. הוסיפו את הפרטים שלכם ושל הלקוח. השתמשו בשם החוקי של הלקוח או בשם החברה, לא בכינוי ולא רק בשם של איש הקשר.
4. פרטו את העבודה שורה אחר שורה. שורה אחת לכל שירות או מוצר, עם כמות, מחיר ליחידה וסכום השורה. "ניקיון משרד שבועי (4 ביקורים) לפי $185" ברור יותר מ"ניקיון אוקטובר: $740".
5. הוסיפו מס, אם אתם גובים אותו, בשורה נפרדת עם השיעור. הנחה מחשבים לפני המס, לא אחריו.
6. כתבו את הסכום הכולל ואת תאריך התשלום. כתבו תאריך מפורש ("לתשלום עד 6 בנובמבר 2026") ולא רק "14 יום".
7. ציינו איך משלמים ובקשו מהלקוח לציין את מספר החשבונית. אחר כך שמרו כ-PDF ושלחו.

זה כל התהליך. ההבדל בין שלוש הדרכים שלהלן הוא כמה מזה תצטרכו להקליד מחדש בכל פעם.

שלוש דרכים להפיק חשבונית

ביד (על נייר או בפנקס חשבוניות עם העתקים)

מתאים לדוכן בשוק או לעבודה חד-פעמית בלי אינטרנט. קנו פנקס ממוספר עם העתקים, כדי שיישאר לכם עותק והמספרים ירוצו לפי הסדר. כתבו בבירור, חשבו את המס ואת הסכום במחשבון, וצלמו את העותק שלכם כדי שלא ילך לאיבוד. החיסרון: אין PDF מסודר ללקוחות עסקיים, ובהמשך צריך להעתיק הכול לרישומים.

ב-Word, ב-Google Docs, ב-Excel או ב-Google Sheets

הכינו פעם אחת תבנית עם הפרטים שלכם למעלה וטבלת פריטים ריקה. בגיליון אלקטרוני השתמשו בנוסחאות: כמות כפול מחיר בכל שורה, SUM לסכום הביניים, ואחר כך שורת המס והסכום הכולל. בכל פעם, השתמשו קודם ב"שמירה בשם" או ב"יצירת עותק" כדי לא לדרוס את החשבונית של החודש שעבר, עדכנו ידנית את המספר והתאריך, וייצאו ל-PDF.

מלכודות נפוצות: שוכחים לשנות את מספר החשבונית, שם של לקוח קודם נשאר באחד התאים, או נוסחה שלא כוללת שורה שהוספתם בתחתית.

במחולל חשבוניות

מחולל עושה בשבילכם את החישובים, את המספור ואת העימוד. ב-Duebolt מקלידים את פרטי העסק פעם אחת (הם נשמרים במכשיר שלכם), בוחרים או מוסיפים לקוח, מקישים על הפריטים הקבועים ומורידים את ה-PDF. המספר עולה מעצמו, ושם המס, המטבע וגודל הנייר מותאמים למדינה שבחרתם. זה בחינם ולא דורש הרשמה, כך שזה מתאים לכל מי שמוציא כמה חשבוניות בחודש ולא רוצה להתעסק עם גיליון אלקטרוני.

רשימת בדיקה לפני השליחה

אחר כך פתחו את ה-PDF פעם אחת בטלפון. אם הוא קריא שם, הוא יהיה קריא בכל מקום.

טעויות שמעכבות את התשלום

• שליחה באיחור. הוציאו חשבונית ביום שבו העבודה מסתיימת. כל יום שאתם מחכים בדרך כלל מוסיף יום לזמן שבו תקבלו את הכסף.
• תיאורים מעורפלים. "שירותים שניתנו" מזמין שאלות. "החלפת ברז מטבח, 1.5 שעות עבודה ועוד חלקים" לא.
• שליחה לאדם הלא נכון. בחברה, מי ששכר אתכם הוא לעיתים קרובות לא מי שמשלם. שאלו למי לשלוח חשבוניות.
• אין תנאי תשלום. אם לא תכתבו מתי, הרבה לקוחות ישלמו מתי שנוח להם.
• עריכה של חשבונית שכבר נשלחה. אם משהו היה שגוי, שלחו מסמך מתוקן ושמרו תיעוד של הישן, במקום לשנות אותו בשקט.
• אין מעקב. רשמו את תאריך התשלום ביומן. אם הוא עבר, שלחו תזכורת מנומסת כבר למחרת. במדריך מייל על חשבונית שלא שולמה יש תבניות.

לעימודים מוכנים לפי תחום, ראו את עמוד תבנית חשבונית, או את תבנית חשבונית לניקיון שעליה מבוססת הדוגמה בעמוד הזה.