請求書の作り方

始める前に用意するもの

次の情報を一度まとめて、すぐコピーできる場所に保存しておきましょう。

• 屋号・会社名、住所、メールアドレス、電話番号。ロゴがあれば加えます。
• 記載が必要な税番号や登録番号。カナダなら登録している場合のGST/HST番号、オーストラリアならABN、英国ならVAT登録している場合のVAT番号です。
• 受け取りたい支払方法：振込先口座、e-Transfer用のメールアドレス、PayPal、Zelle。
• いつもの支払条件（たとえば14日、またはNet 30）。
• お客様の正式な氏名または会社名、住所、受け取っている場合は発注書番号。
• 行った作業：日付、時間または数量、価格、材料。

これさえ手元にあれば、請求書の作成は欄を埋めるだけです。

作成手順：どのツールでも同じ7ステップ

1. 表題を「請求書」とし、通し番号の次の番号を付けます。同じ番号は二度と使わないでください。初めての請求書なら、0001や2026-001などから始めて、そこから順に数えていきます。詳しくは請求書番号の付け方をご覧ください。
2. 日付を入れます。 今日の日付を記入し、作業がそれより前なら作業日も書き添えます。
3. 自分とお客様の情報を入れます。 お客様は愛称や担当者名だけではなく、正式名称や会社名で記載します。
4. 作業内容を1行ずつ書き出します。 サービスや商品ごとに1行とし、数量、単価、金額を記載します。「10月分清掃：$740」よりも「定期オフィス清掃（4回）@ $185」のほうがわかりやすくなります。
5. 税金を加えます。 課税する場合は、税率を示した独立した行にします。値引きは税額を計算する前に差し引きます。税額を出した後に値引きするのではありません。
6. 合計と支払期日を書きます。 「14日」だけでなく、「2026年11月6日まで」のように具体的な日付を記載します。
7. 支払方法を書き、お客様に請求書番号の記入をお願いします。あとはPDFで保存して送るだけです。

手順はこれですべてです。次に紹介する3つの方法の違いは、毎回どれだけ入力し直す必要があるかという点です。

請求書を作る3つの方法

手書き（用紙や複写式の請求書綴り）

マルシェの出店や、ネット環境のない単発の仕事なら十分です。控えが残り番号が順に並ぶよう、番号入りの複写式の綴りを購入しましょう。はっきりと書き、税金と合計は電卓で計算し、控えはなくさないよう写真に撮っておきます。欠点は、事業者のお客様向けのきれいなPDFがないことと、後で帳簿にすべて書き写す手間がかかることです。

Word、Googleドキュメント、Excel、Googleスプレッドシート

上部に自分の情報を入れ、明細用の空の表を用意したテンプレートを一度作っておきます。表計算ソフトでは数式を使いましょう。各行は数量×単価、小計はSUM、その下に税金の行と合計を置きます。毎回まず「名前を付けて保存」か「コピーを作成」をして先月の請求書を上書きしないようにし、番号と日付を手で更新してからPDFに書き出します。

よくある落とし穴は、請求書番号の変え忘れ、セルに残った以前のお客様の名前、そして下に追加した行が数式の範囲に入っていないことです。

請求書作成ツールを使う

作成ツールなら、計算、番号付け、レイアウトを代わりにやってくれます。Duebolt では、事業者情報を一度入力すれば端末に保存され、お客様を選ぶか追加し、いつもの品目をタップして、PDFをダウンロードするだけです。番号は自動で増え、税の名称、通貨、用紙サイズは選んだ国に合わせて設定されます。無料で登録も不要なので、月に数回請求書を出す方で、表計算ソフトを使いたくない方に向いています。

送信前のチェックリスト

最後に、PDFをスマートフォンで一度開いてみましょう。そこで読みやすければ、どこで見ても読みやすいはずです。

入金を遅らせるミス

• 送るのが遅い。 作業が終わったその日に請求しましょう。1日待つごとに、たいてい入金も1日遅れます。
• 内容があいまい。 「役務提供」では質問を招きます。「キッチン蛇口交換、作業1.5時間＋部品代」なら質問は来ません。
• 送り先を間違える。 会社では、あなたに仕事を依頼した人と支払いを担当する人が違うことがよくあります。請求書を誰に送ればよいか確認しましょう。
• 支払条件がない。 いつまでに払うかを書かなければ、都合のよいときに払うお客様が少なくありません。
• 送った請求書を書き換える。 誤りがあった場合は、こっそり直すのではなく、訂正した書類を送り、元の書類の記録も残しておきましょう。
• 催促をしない。 支払期日をカレンダーに入れておきましょう。期日を過ぎたら、翌日に丁寧な催促を送ります。支払期日を過ぎた請求書の催促メールのガイドに文例があります。

業種別のすぐに使えるレイアウトは請求書テンプレートのページで、このページの記入例に使った清掃業向け請求書テンプレートもご覧いただけます。