Rechnung schreiben: So geht’s

Bevor Sie anfangen: Das brauchen Sie

Stellen Sie diese Angaben einmal zusammen und speichern Sie sie so, dass Sie sie kopieren können:

• Ihren Firmennamen, Ihre Anschrift, E-Mail und Telefonnummer. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, falls Sie eines haben.
• Jede Steuer- oder Registernummer, die Sie angeben müssen. In Kanada ist das Ihre GST/HST-Nummer, wenn Sie registriert sind; in Australien Ihre ABN; im Vereinigten Königreich Ihre VAT-Nummer, wenn Sie für die Umsatzsteuer registriert sind.
• Wie Sie bezahlt werden möchten: Bankverbindung, E-Mail für e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Ihre üblichen Zahlungsbedingungen (zum Beispiel 14 Tage oder Net 30).
• Den vollständigen Namen bzw. Firmennamen des Kunden, seine Anschrift und eine eventuell mitgeteilte Bestellnummer.
• Was Sie gemacht haben: Daten, Stunden oder Mengen, Preise, Material.

Mit diesen Angaben ist die Rechnung selbst reine Formsache: Sie füllen nur noch Felder aus.

Schritt für Schritt: dieselben 7 Schritte, egal mit welchem Werkzeug

1. Betiteln Sie das Dokument als „Rechnung“ und vergeben Sie die nächste Nummer Ihrer Reihe. Verwenden Sie nie eine Nummer doppelt. Ist es Ihre erste Rechnung, beginnen Sie mit 0001 oder etwa 2026-001 und zählen von dort aus hoch. Mehr dazu unter Rechnungen richtig nummerieren.
2. Datieren Sie die Rechnung auf heute und vermerken Sie das Leistungsdatum, falls es früher lag.
3. Fügen Sie Ihre Angaben und die des Kunden ein. Verwenden Sie den offiziellen Namen bzw. die Firmierung des Kunden, keinen Spitznamen und nicht nur den Namen Ihres Ansprechpartners.
4. Führen Sie die Arbeit Position für Position auf. Eine Zeile pro Leistung oder Produkt, mit Menge, Einzelpreis und Positionsbetrag. „Wöchentliche Büroreinigung (4 Einsätze) zu je 185 $“ ist klarer als „Reinigung Oktober: 740 $“.
5. Ergänzen Sie die Steuer, falls Sie Steuer berechnen, als eigene Zeile mit Steuersatz. Ziehen Sie einen Rabatt vor der Steuer ab, nicht danach.
6. Nennen Sie Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum. Schreiben Sie ein konkretes Datum („Fällig am 6. November 2026“) statt nur „14 Tage“.
7. Geben Sie an, wie gezahlt werden soll, und bitten Sie den Kunden, die Rechnungsnummer anzugeben. Speichern Sie die Rechnung dann als PDF und verschicken Sie sie.

Mehr ist es nicht. Die drei Methoden unten unterscheiden sich nur darin, wie viel davon Sie jedes Mal neu eintippen.

Drei Wege zur Rechnung

Von Hand (Papier oder Durchschreibe-Rechnungsblock)

Gut geeignet für einen Marktstand oder einen einzelnen Auftrag ohne Internet. Kaufen Sie einen nummerierten Durchschreibeblock, damit Sie eine Kopie behalten und die Nummern fortlaufend sind. Schreiben Sie leserlich, rechnen Sie Steuer und Gesamtbetrag mit dem Taschenrechner aus und fotografieren Sie Ihre Kopie, damit sie nicht verloren geht. Der Nachteil: kein sauberes PDF für Geschäftskunden, und später müssen Sie alles in Ihre Buchhaltung übertragen.

In Word, Google Docs, Excel oder Google Sheets

Legen Sie einmal eine Vorlage an, mit Ihren Angaben oben und einer leeren Tabelle für die Positionen. In einer Tabellenkalkulation arbeiten Sie mit Formeln: Menge mal Preis für jede Zeile, eine SUMME für die Zwischensumme, dann Steuerzeile und Gesamtbetrag. Wählen Sie jedes Mal zuerst „Speichern unter“ oder „Kopie erstellen“, damit Sie nie die Rechnung vom Vormonat überschreiben, passen Sie Nummer und Datum von Hand an und exportieren Sie als PDF.

Typische Fallen: vergessen, die Rechnungsnummer zu ändern, der Name eines früheren Kunden in einer Zelle, und eine Formel, die eine unten hinzugefügte Zeile nicht mitrechnet.

Mit einem Rechnungsgenerator

Ein Generator übernimmt Rechnen, Nummerierung und Layout für Sie. In Duebolt geben Sie Ihre Firmendaten einmal ein (sie werden auf Ihrem Gerät gespeichert), wählen den Kunden aus oder legen ihn an, tippen Ihre üblichen Positionen an und laden das PDF herunter. Die Nummer zählt automatisch hoch, und Steuerbezeichnung, Währung und Papierformat richten sich nach dem gewählten Land. Das Ganze ist kostenlos und ohne Anmeldung – ideal für alle, die ein paar Rechnungen im Monat schreiben und sich nicht mit einer Tabellenkalkulation herumschlagen wollen.

Die Checkliste vor dem Versand

Öffnen Sie das PDF dann einmal auf Ihrem Handy. Wenn es dort gut lesbar ist, ist es das überall.

Fehler, die die Zahlung verzögern

• Zu spät verschicken. Schreiben Sie die Rechnung noch an dem Tag, an dem der Auftrag abgeschlossen ist. Jeder Tag Wartezeit verschiebt Ihren Zahlungseingang in der Regel um einen Tag.
• Vage Beschreibungen. „Erbrachte Leistungen“ provoziert Rückfragen. „Küchenarmatur ersetzt, 1,5 Std. Arbeitszeit plus Material“ nicht.
• An die falsche Person schicken. In einem Unternehmen ist die Person, die Sie beauftragt hat, oft nicht die, die bezahlt. Fragen Sie nach, wer Rechnungen erhalten soll.
• Keine Zahlungsbedingungen. Wenn Sie nicht sagen, bis wann, zahlen viele Kunden, wann es ihnen passt.
• Eine verschickte Rechnung bearbeiten. War etwas falsch, schicken Sie ein korrigiertes Dokument und bewahren das alte auf, statt es stillschweigend zu ändern.
• Kein Nachfassen. Tragen Sie das Fälligkeitsdatum in Ihren Kalender ein. Ist es verstrichen, schicken Sie am nächsten Tag eine freundliche Erinnerung. Unser Ratgeber zur Zahlungserinnerung per E-Mail enthält Vorlagen.

Fertige Layouts nach Branche finden Sie auf der Seite Rechnungsvorlage oder in der Rechnungsvorlage für Reinigungsfirmen, die für das Beispiel auf dieser Seite verwendet wurde.