Πώς να εκδώσετε τιμολόγιο

Πριν ξεκινήσετε: τι χρειάζεστε

Συγκεντρώστε τα παρακάτω μία φορά και κρατήστε τα κάπου απ' όπου μπορείτε να τα αντιγράφετε:

• Την επωνυμία της επιχείρησής σας, διεύθυνση, email και τηλέφωνο. Προσθέστε και το λογότυπό σας, αν έχετε.
• Κάθε φορολογικό ή μητρώου αριθμό που πρέπει να τυπώνετε. Στον Καναδά είναι ο αριθμός GST/HST, αν είστε εγγεγραμμένοι· στην Αυστραλία το ABN· στο Ηνωμένο Βασίλειο ο αριθμός ΦΠΑ, αν είστε εγγεγραμμένοι στον ΦΠΑ.
• Πώς θέλετε να πληρώνεστε: τραπεζικά στοιχεία, email για e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Τους συνηθισμένους όρους πληρωμής σας (για παράδειγμα 14 ημέρες ή Net 30).
• Το πλήρες όνομα ή την επωνυμία του πελάτη, τη διεύθυνσή του και τον αριθμό παραγγελίας που σας έδωσε, αν υπάρχει.
• Τι κάνατε: ημερομηνίες, ώρες ή ποσότητες, τιμές, υλικά.

Με αυτά στο χέρι, το ίδιο το τιμολόγιο είναι απλώς συμπλήρωση πεδίων.

Βήμα βήμα: τα ίδια 7 βήματα, με όποιο εργαλείο κι αν χρησιμοποιείτε

1. Γράψτε τον τίτλο «Τιμολόγιο» και δώστε του τον επόμενο αριθμό της σειράς σας. Μην επαναχρησιμοποιείτε ποτέ αριθμό. Αν είναι το πρώτο σας τιμολόγιο, ξεκινήστε από το 0001 ή κάτι σαν 2026-001 και συνεχίστε προς τα πάνω. Περισσότερα στο πώς να αριθμείτε τα τιμολόγια.
2. Βάλτε ημερομηνία, τη σημερινή, και σημειώστε την ημερομηνία της δουλειάς αν ήταν νωρίτερα.
3. Προσθέστε τα δικά σας στοιχεία και του πελάτη. Χρησιμοποιήστε την επίσημη επωνυμία του πελάτη, όχι ένα παρατσούκλι ή μόνο το όνομα του υπευθύνου επικοινωνίας.
4. Καταγράψτε τη δουλειά γραμμή προς γραμμή. Μία γραμμή ανά υπηρεσία ή προϊόν, με ποσότητα, τιμή μονάδας και σύνολο γραμμής. Το «Εβδομαδιαίος καθαρισμός γραφείου (4 επισκέψεις) προς $185» είναι σαφέστερο από το «Καθαρισμός Οκτωβρίου: $740».
5. Προσθέστε τον φόρο, αν τον χρεώνετε, σε ξεχωριστή γραμμή με τον συντελεστή. Εφαρμόστε τυχόν έκπτωση πριν από τον φόρο, όχι μετά.
6. Γράψτε το σύνολο και την ημερομηνία λήξης. Βάλτε συγκεκριμένη ημερομηνία («Λήξη: 6 Νοεμβρίου 2026») και όχι μόνο «14 ημέρες».
7. Αναφέρετε πώς γίνεται η πληρωμή και ζητήστε από τον πελάτη να αναγράψει τον αριθμό τιμολογίου. Μετά αποθηκεύστε το ως PDF και στείλτε το.

Αυτή είναι όλη η διαδικασία. Η διαφορά ανάμεσα στους τρεις τρόπους παρακάτω είναι πόσα από αυτά ξαναγράφετε κάθε φορά.

Τρεις τρόποι να φτιάξετε τιμολόγιο

Με το χέρι (σε χαρτί ή μπλοκ τιμολογίων με καρμπόν)

Ιδανικό για πάγκο σε λαϊκή αγορά ή για μια μεμονωμένη δουλειά χωρίς internet. Αγοράστε ένα αριθμημένο μπλοκ με διπλότυπα, ώστε να κρατάτε αντίγραφο και οι αριθμοί να είναι στη σειρά. Γράψτε καθαρά, υπολογίστε τον φόρο και το σύνολο με αριθμομηχανή και φωτογραφίστε το αντίγραφό σας για να μη χαθεί. Το μειονέκτημα: δεν έχετε ένα καθαρό PDF για επαγγελματίες πελάτες, και αργότερα πρέπει να περάσετε τα πάντα στα βιβλία σας.

Σε Word, Google Docs, Excel ή Google Sheets

Φτιάξτε μία φορά ένα πρότυπο με τα στοιχεία σας στην κορυφή και έναν κενό πίνακα για τις γραμμές ειδών. Σε υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιήστε τύπους: ποσότητα επί τιμή για κάθε γραμμή, ένα SUM για το μερικό σύνολο, και μετά τη γραμμή φόρου και το σύνολο. Κάθε φορά πατήστε πρώτα «Αποθήκευση ως» ή «Δημιουργία αντιγράφου», ώστε να μην αντικαταστήσετε ποτέ το τιμολόγιο του προηγούμενου μήνα, ενημερώστε με το χέρι τον αριθμό και την ημερομηνία, και εξαγάγετε σε PDF.

Συνηθισμένες παγίδες: ξεχνάτε να αλλάξετε τον αριθμό τιμολογίου, ξεχνιέται σε ένα κελί το όνομα παλιού πελάτη, ή ένας τύπος δεν περιλαμβάνει μια γραμμή που προσθέσατε στο τέλος.

Με εργαλείο έκδοσης τιμολογίων

Ένα εργαλείο κάνει για εσάς τους υπολογισμούς, την αρίθμηση και τη διάταξη. Στο Duebolt πληκτρολογείτε μία φορά τα στοιχεία της επιχείρησής σας (αποθηκεύονται στη συσκευή σας), επιλέγετε ή προσθέτετε τον πελάτη, πατάτε τα συνηθισμένα σας είδη και κατεβάζετε το PDF. Ο αριθμός αυξάνεται μόνος του, ενώ η ονομασία του φόρου, το νόμισμα και το μέγεθος χαρτιού ακολουθούν τη χώρα που επιλέγετε. Είναι δωρεάν και δεν χρειάζεται εγγραφή, οπότε ταιριάζει σε όποιον εκδίδει μερικά τιμολόγια τον μήνα και δεν θέλει υπολογιστικά φύλλα.

Η λίστα ελέγχου πριν το στείλετε

Μετά ανοίξτε μία φορά το PDF στο κινητό σας. Αν διαβάζεται καλά εκεί, διαβάζεται καλά παντού.

Λάθη που καθυστερούν την πληρωμή

• Αργοπορημένη αποστολή. Τιμολογήστε την ημέρα που τελειώνει η δουλειά. Κάθε μέρα αναμονής συνήθως προσθέτει μια μέρα μέχρι να πληρωθείτε.
• Αόριστες περιγραφές. Το «Παροχή υπηρεσιών» προκαλεί ερωτήσεις. Το «Αντικατάσταση βρύσης κουζίνας, 1,5 ώρα εργασία συν ανταλλακτικά» όχι.
• Αποστολή σε λάθος άτομο. Σε μια εταιρεία, αυτός που σας ανέθεσε τη δουλειά συχνά δεν είναι αυτός που πληρώνει. Ρωτήστε σε ποιον να στέλνετε τα τιμολόγια.
• Χωρίς όρους πληρωμής. Αν δεν πείτε πότε, πολλοί πελάτες θα πληρώσουν όποτε τους βολεύει.
• Διόρθωση τιμολογίου που έχει σταλεί. Αν κάτι ήταν λάθος, στείλτε διορθωτικό έγγραφο και κρατήστε αρχείο του παλιού, αντί να το αλλάξετε σιωπηλά.
• Καμία υπενθύμιση. Βάλτε την ημερομηνία λήξης στο ημερολόγιό σας. Αν περάσει, στείλτε την επόμενη μέρα μια ευγενική υπενθύμιση. Ο οδηγός μας για το email ληξιπρόθεσμου τιμολογίου έχει έτοιμα πρότυπα.

Για έτοιμες διατάξεις ανά επάγγελμα, δείτε τη σελίδα πρότυπο τιμολογίου ή το πρότυπο τιμολογίου καθαρισμού που χρησιμοποιήθηκε για το παράδειγμα αυτής της σελίδας.