Come fare una fattura

Prima di iniziare: cosa ti serve

Raccogli questi dati una volta sola e tienili in un posto da cui puoi copiarli:

• Nome dell'attività, indirizzo, email e telefono. Aggiungi il logo, se ne hai uno.
• Gli eventuali numeri fiscali o di registrazione da riportare. In Canada è il tuo numero GST/HST, se sei registrato; in Australia il tuo ABN; nel Regno Unito il tuo numero di registrazione IVA (VAT number), se sei registrato ai fini IVA.
• Come vuoi essere pagato: coordinate bancarie, email per e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Le tue condizioni di pagamento abituali (per esempio 14 giorni, oppure Net 30).
• Il nome completo o la ragione sociale del cliente, il suo indirizzo e l'eventuale numero d'ordine d'acquisto che ti ha dato.
• Cosa hai fatto: date, ore o quantità, prezzi, materiali.

Con questi dati a portata di mano, la fattura vera e propria si riduce a compilare dei campi.

Passo passo: gli stessi 7 passaggi, qualunque strumento usi

1. Intitolala «Fattura» e assegnale il numero successivo della tua serie. Non riutilizzare mai un numero. Se è la tua prima fattura, parti da 0001 o da qualcosa come 2026-001 e prosegui da lì. Trovi di più in come numerare le fatture.
2. Datala con la data di oggi e indica la data del lavoro, se era precedente.
3. Inserisci i tuoi dati e quelli del cliente. Usa la denominazione legale o la ragione sociale del cliente, non un soprannome né solo il nome del referente.
4. Elenca il lavoro riga per riga. Una riga per servizio o prodotto, con quantità, prezzo unitario e importo. «Pulizia settimanale ufficio (4 interventi) a $185» è più chiaro di «Pulizie di ottobre: $740».
5. Aggiungi le imposte, se le applichi, su una riga separata con l'aliquota. Applica eventuali sconti prima delle imposte, non dopo.
6. Scrivi il totale e la scadenza. Metti una data precisa («Scadenza: 6 novembre 2026») invece di un semplice «14 giorni».
7. Indica come pagare e chiedi al cliente di riportare il numero di fattura. Poi salvala in PDF e inviala.

Tutto qui. La differenza tra i tre metodi qui sotto sta in quanto di tutto questo devi riscrivere ogni volta.

Tre modi per farla

A mano (su carta o con un blocchetto di fatture)

Va bene per una bancarella al mercato o per un lavoro occasionale senza internet. Compra un blocchetto numerato a ricalco, così tieni una copia e i numeri restano in ordine. Scrivi in modo leggibile, calcola imposte e totale con la calcolatrice e fotografa la tua copia per non perderla. Lo svantaggio: niente PDF ordinato per i clienti aziendali, e poi devi ricopiare tutto nei tuoi registri.

Con Word, Google Docs, Excel o Fogli Google

Crea un modello una volta sola, con i tuoi dati in alto e una tabella vuota per le voci. In un foglio di calcolo usa le formule: quantità per prezzo su ogni riga, una SOMMA per il subtotale, poi la riga delle imposte e il totale. Ogni volta usa prima «Salva con nome» o «Crea una copia», così non sovrascrivi la fattura del mese scorso, aggiorna a mano numero e data ed esporta in PDF.

Trappole comuni: dimenticare di cambiare il numero di fattura, il nome di un vecchio cliente rimasto in una cella e una formula che non comprende la riga aggiunta in fondo.

Con un generatore di fatture

Un generatore fa al posto tuo i calcoli, la numerazione e l'impaginazione. In Duebolt inserisci i dati della tua attività una sola volta (restano salvati sul tuo dispositivo), scegli o aggiungi il cliente, tocchi le tue voci abituali e scarichi il PDF. Il numero avanza da solo, e il nome dell'imposta, la valuta e il formato della carta seguono il Paese che scegli. È gratuito e non richiede registrazione, quindi è adatto a chi emette qualche fattura al mese e non vuole un foglio di calcolo.

La checklist prima di premere invio

Poi apri il PDF una volta sul telefono. Se lì si legge bene, si legge bene ovunque.

Errori che rallentano il pagamento

• Inviarla in ritardo. Fattura il giorno stesso in cui finisci il lavoro. Ogni giorno di attesa di solito è un giorno in più prima di incassare.
• Descrizioni vaghe. «Servizi resi» invita alle domande. «Sostituzione rubinetto cucina, 1,5 ore di manodopera più materiali» no.
• Inviarla alla persona sbagliata. In un'azienda, chi ti ha incaricato spesso non è chi paga. Chiedi a chi vanno inviate le fatture.
• Nessuna condizione di pagamento. Se non dici quando, molti clienti pagheranno quando fa comodo a loro.
• Modificare una fattura già inviata. Se c'era un errore, invia un documento corretto e conserva traccia di quello vecchio, invece di cambiarlo di nascosto.
• Nessun sollecito. Segna la scadenza in agenda. Se passa, invia un promemoria cortese il giorno dopo. La nostra guida all'email per fatture scadute contiene dei modelli.

Per impaginazioni pronte per mestiere, vedi la pagina dei modelli di fattura oppure il modello di fattura per pulizie usato per l'esempio di questa pagina.