Slik lager du en faktura

Før du starter: dette trenger du

Samle dette én gang, og lagre det et sted du kan kopiere fra:

• Firmanavn, adresse, e-post og telefon. Legg til logoen din hvis du har en.
• Eventuelt avgifts- eller registreringsnummer du må ha med. I Canada er det GST/HST-nummeret ditt hvis du er registrert, i Australia ABN-en din og i Storbritannia VAT-nummeret ditt hvis du er mva-registrert.
• Hvordan du vil få betalt: bankopplysninger, e-postadresse for e-Transfer, PayPal, Zelle.
• De vanlige betalingsbetingelsene dine (for eksempel 14 dager eller Net 30).
• Kundens fulle navn eller firmanavn, adresse og eventuelt innkjøpsordrenummer du har fått.
• Hva du har gjort: datoer, timer eller antall, priser, materialer.

Når du har dette for hånden, handler selve fakturaen bare om å fylle ut feltene.

Steg for steg: de samme 7 stegene, uansett verktøy

1. Gi den overskriften «Faktura» og neste nummer i serien din. Bruk aldri et nummer på nytt. Er dette din første faktura, kan du starte på 0001 eller noe som 2026-001 og telle oppover derfra. Mer om dette i slik nummererer du fakturaer.
2. Dater den med dagens dato, og oppgi datoen for jobben hvis den var tidligere.
3. Legg inn dine og kundens opplysninger. Bruk kundens juridiske navn eller firmanavn, ikke et kallenavn eller bare en kontaktperson.
4. List opp arbeidet linje for linje. Én linje per tjeneste eller vare, med antall, enhetspris og linjebeløp. «Ukentlig kontorvask (4 besøk) à $185» er tydeligere enn «Renhold oktober: $740».
5. Legg til avgift, hvis du krever det inn, på en egen linje med sats. Trekk fra eventuell rabatt før avgiften, ikke etter.
6. Skriv totalbeløpet og forfallsdatoen. Oppgi en faktisk dato («Forfaller 6. november 2026») i stedet for bare «14 dager».
7. Skriv hvordan kunden skal betale, og be dem oppgi fakturanummeret. Lagre den så som PDF og send den.

Det er hele prosessen. Forskjellen på de tre metodene nedenfor er hvor mye av dette du må skrive på nytt hver gang.

Tre måter å lage en faktura på

For hånd (papir eller en fakturablokk med gjenpart)

Greit for en markedsbod eller en enkeltjobb uten internett. Kjøp en nummerert blokk med gjenpart, så du beholder en kopi og numrene kommer i rekkefølge. Skriv tydelig, regn ut avgift og total med kalkulator, og ta bilde av kopien din så den ikke kan forsvinne. Ulempen: ingen pen PDF til bedriftskunder, og du må føre alt over i regnskapet etterpå.

I Word, Google Dokumenter, Excel eller Google Regneark

Lag en mal én gang med opplysningene dine øverst og en tom tabell for fakturalinjene. I et regneark bruker du formler: antall ganger pris for hver linje, en SUMMER for delsummen og deretter avgiftslinjen og totalen. Bruk «Lagre som» eller «Lag en kopi» først hver gang, så du aldri skriver over forrige måneds faktura, oppdater nummer og dato for hånd, og eksporter til PDF.

Vanlige feller: at du glemmer å endre fakturanummeret, at navnet på en gammel kunde står igjen i en celle, og at en formel ikke tar med en linje du har lagt til nederst.

Med en fakturagenerator

En generator tar seg av utregningen, nummereringen og oppsettet for deg. I Duebolt skriver du inn firmaopplysningene dine én gang (de huskes på enheten din), velger eller legger til kunden, trykker på de faste varene dine og laster ned PDF-en. Nummeret teller opp av seg selv, og avgiftsnavnet, valutaen og papirformatet følger landet du velger. Det er gratis og krever ingen konto, så det passer for alle som fakturerer noen ganger i måneden og ikke vil styre med regneark.

Sjekklisten før du trykker send

Åpne så PDF-en én gang på mobilen. Ser den bra ut der, ser den bra ut overalt.

Feil som forsinker betalingen

• Å sende den sent. Fakturer samme dag som jobben blir ferdig. Hver dag du venter, er som regel en dag ekstra før du får betalt.
• Vage beskrivelser. «Utførte tjenester» inviterer til spørsmål. «Kjøkkenkran skiftet, 1,5 t arbeid pluss deler» gjør ikke det.
• Å sende den til feil person. I en bedrift er den som leide deg inn, ofte ikke den som betaler. Spør hvem som skal ha fakturaene.
• Ingen betalingsbetingelser. Sier du ikke når, betaler mange kunder når det passer dem.
• Å endre en sendt faktura. Hvis noe var feil, send et korrigert dokument og ta vare på det gamle, i stedet for å endre det i det stille.
• Ingen oppfølging. Legg forfallsdatoen inn i kalenderen. Går den ut, send en høflig påminnelse dagen etter. Guiden vår om purring på e-post har maler.

Ferdige oppsett for ulike bransjer finner du på siden fakturamal, eller i fakturamalen for renhold som eksempelet på denne siden bygger på.