Как составить счёт на оплату

Перед началом: что понадобится

Соберите это один раз и храните там, откуда удобно копировать:

• Название бизнеса, адрес, email и телефон. Логотип, если он есть.
• Налоговый или регистрационный номер, который нужно указывать в счёте. В Канаде это номер GST/HST, если вы зарегистрированы; в Австралии — ABN; в Великобритании — номер плательщика НДС, если вы зарегистрированы как плательщик НДС.
• Как вы хотите получать оплату: банковские реквизиты, email для e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Ваши обычные условия оплаты (например, 14 дней или Net 30 — оплата в течение 30 дней).
• Полное имя или название компании клиента, его адрес и номер заказа (PO), если клиент его дал.
• Что вы сделали: даты, часы или количество, цены, материалы.

Когда всё это под рукой, составить счёт — значит просто заполнить поля.

Пошагово: 7 шагов в любом инструменте

1. Озаглавьте документ «Счёт» и присвойте ему следующий номер по порядку. Никогда не используйте номер повторно. Если это ваш первый счёт, начните с 0001 или, например, 2026-001 и дальше считайте по возрастанию. Подробнее — в руководстве как нумеровать счета.
2. Поставьте дату — сегодняшнюю, а если работа была раньше, укажите и дату работ.
3. Внесите свои реквизиты и реквизиты клиента. Пишите юридическое название клиента или название компании, а не прозвище и не только имя контактного лица.
4. Распишите работу по строкам. Одна строка — одна услуга или товар, с количеством, ценой за единицу и суммой. «Еженедельная уборка офиса (4 визита) по $185» понятнее, чем «Уборка за октябрь: $740».
5. Добавьте налог, если вы его начисляете, отдельной строкой со ставкой. Скидку применяйте до налога, а не после.
6. Укажите итог и срок оплаты. Пишите конкретную дату («Оплатить до 6 ноября 2026 г.»), а не только «14 дней».
7. Напишите, как оплатить, и попросите клиента указать номер счёта в платеже. Затем сохраните счёт в PDF и отправьте.

Вот и весь процесс. Три способа ниже отличаются только тем, сколько всего приходится перепечатывать каждый раз.

Три способа составить счёт

Вручную (на бумаге или в бланочной книжке)

Подходит для торговли на рынке или разовой работы там, где нет интернета. Купите книжку с пронумерованными бланками и копиркой — так у вас останется копия, а номера пойдут по порядку. Пишите разборчиво, налог и итог считайте на калькуляторе, а свою копию сфотографируйте, чтобы она не потерялась. Минусы: нет аккуратного PDF для клиентов-компаний, и потом всё придётся переносить в учёт.

В Word, Google Docs, Excel или Google Таблицах

Один раз сделайте шаблон: ваши реквизиты вверху и пустая таблица позиций. В таблице используйте формулы: количество × цена для каждой строки, СУММ для промежуточного итога, затем строка налога и итог. Каждый раз сначала нажимайте «Сохранить как» или «Создать копию», чтобы не затереть прошлый счёт, вручную меняйте номер и дату и экспортируйте в PDF.

Типичные ловушки: забыли поменять номер счёта, в ячейке осталось имя прошлого клиента, формула не захватывает строку, добавленную внизу.

В генераторе счетов

Генератор сам считает суммы, ведёт нумерацию и делает вёрстку. В Duebolt вы один раз вводите данные бизнеса (они сохраняются на вашем устройстве), выбираете или добавляете клиента, нажимаете на свои обычные позиции и скачиваете PDF. Номер растёт сам, а название налога, валюта и формат бумаги подстраиваются под выбранную страну. Это бесплатно и без регистрации — удобно всем, кто выставляет несколько счетов в месяц и не хочет возиться с таблицами.

Чек-лист перед отправкой

Потом один раз откройте PDF на телефоне. Если там он читается хорошо, то и везде прочитается без проблем.

Ошибки, из-за которых оплата задерживается

• Счёт отправлен поздно. Выставляйте счёт в день окончания работ. Каждый день промедления обычно добавляет день к ожиданию оплаты.
• Размытые описания. «Оказанные услуги» вызывают вопросы. «Замена кухонного смесителя, 1,5 часа работы плюс детали» — нет.
• Счёт ушёл не тому человеку. В компании тот, кто вас нанял, часто не тот, кто платит. Спросите, кому отправлять счета.
• Нет условий оплаты. Если не написать срок, многие клиенты заплатят, когда им будет удобно.
• Правки в уже отправленном счёте. Если что-то было не так, отправьте исправленный документ и сохраните запись о старом, а не меняйте его втихую.
• Нет напоминаний. Внесите срок оплаты в календарь. Если он прошёл, на следующий день отправьте вежливое напоминание. Шаблоны — в руководстве письмо о просроченном счёте.

Готовые макеты для разных профессий — на странице шаблон счёта, а для примера на этой странице использован шаблон счёта за уборку.