Comment faire une facture

Avant de commencer : ce qu’il vous faut

Rassemblez ces informations une fois pour toutes et gardez-les sous la main pour les copier :

• Le nom de votre entreprise, votre adresse, votre e-mail et votre téléphone. Ajoutez votre logo si vous en avez un.
• Tout numéro fiscal ou d’immatriculation que vous devez faire figurer. Au Canada, c’est votre numéro de TPS/TVH (GST/HST) si vous êtes inscrit ; en Australie, votre ABN ; au Royaume-Uni, votre numéro de TVA si vous y êtes assujetti.
• La manière dont vous voulez être payé : coordonnées bancaires, adresse e-mail pour virement Interac, PayPal, Zelle.
• Vos conditions de paiement habituelles (par exemple 14 jours, ou Net 30).
• Le nom complet ou la raison sociale du client, son adresse et le numéro de bon de commande qu’il vous a éventuellement transmis.
• Ce que vous avez fait : dates, heures ou quantités, prix, fournitures.

Avec tout cela, la facture elle-même se résume à remplir des cases.

Pas à pas : les 7 mêmes étapes, quel que soit l’outil

1. Intitulez-la « Facture » et donnez-lui le numéro suivant de votre série. Ne réutilisez jamais un numéro. S’il s’agit de votre première facture, commencez à 0001 ou à quelque chose comme 2026-001, puis comptez à partir de là. Pour en savoir plus : comment numéroter ses factures.
2. Datez-la du jour, et indiquez la date de la prestation si elle est antérieure.
3. Ajoutez vos coordonnées et celles du client. Utilisez la dénomination légale ou la raison sociale du client, pas un surnom ni uniquement le nom d’un interlocuteur.
4. Détaillez le travail ligne par ligne. Une ligne par service ou produit, avec la quantité, le prix unitaire et le montant. « Ménage hebdomadaire des bureaux (4 passages) à 185 $ » est plus clair que « Ménage d’octobre : 740 $ ».
5. Ajoutez la taxe, si vous en facturez, sur une ligne à part avec son taux. Appliquez une éventuelle remise avant la taxe, pas après.
6. Indiquez le total et la date d’échéance. Écrivez une vraie date (« À régler avant le 6 novembre 2026 ») plutôt que seulement « 14 jours ».
7. Précisez comment payer et demandez au client de mentionner le numéro de facture. Enregistrez ensuite la facture en PDF et envoyez-la.

Et c’est tout. La différence entre les trois méthodes ci-dessous, c’est la quantité d’informations que vous devez ressaisir à chaque fois.

Trois façons de faire une facture

À la main (papier ou carnet de factures autocopiant)

Cela convient pour un stand sur un marché ou une intervention ponctuelle sans connexion internet. Achetez un carnet numéroté avec doubles, pour garder une copie et une numérotation dans l’ordre. Écrivez lisiblement, calculez la taxe et le total à la calculatrice, et photographiez votre copie pour ne pas la perdre. L’inconvénient : pas de PDF propre pour les clients professionnels, et tout est à recopier ensuite dans votre comptabilité.

Avec Word, Google Docs, Excel ou Google Sheets

Créez une fois pour toutes un modèle avec vos coordonnées en haut et un tableau de lignes vide. Dans un tableur, utilisez des formules : quantité multipliée par prix pour chaque ligne, une SOMME pour le sous-total, puis la ligne de taxe et le total. À chaque fois, faites d’abord « Enregistrer sous » ou « Créer une copie » pour ne jamais écraser la facture du mois précédent, modifiez à la main le numéro et la date, puis exportez en PDF.

Les pièges classiques : oublier de changer le numéro de facture, laisser le nom d’un ancien client dans une cellule, ou une formule qui ne prend pas en compte une ligne ajoutée en bas.

Avec un générateur de factures

Un générateur s’occupe à votre place des calculs, de la numérotation et de la mise en page. Dans Duebolt, vous saisissez une seule fois les informations de votre entreprise (elles sont mémorisées sur votre appareil), vous choisissez ou ajoutez le client, vous ajoutez d’un geste vos prestations habituelles et vous téléchargez le PDF. Le numéro s’incrémente tout seul, et le nom de la taxe, la devise et le format de papier s’adaptent au pays choisi. C’est gratuit et sans inscription, idéal si vous facturez quelques fois par mois sans vouloir vous encombrer d’un tableur.

La check-list avant d’envoyer

Ouvrez ensuite le PDF une fois sur votre téléphone. S’il se lit bien là, il se lira bien partout.

Les erreurs qui retardent le paiement

• Envoyer la facture en retard. Facturez le jour où le travail se termine. Chaque jour d’attente repousse en général d’autant votre paiement.
• Des descriptions vagues. « Prestations effectuées » appelle des questions. « Remplacement du robinet de cuisine, 1,5 h de main-d’œuvre et pièces » n’en suscite aucune.
• L’envoyer à la mauvaise personne. Dans une entreprise, la personne qui vous a engagé n’est souvent pas celle qui paie. Demandez à qui adresser les factures.
• Aucune condition de paiement. Si vous ne dites pas quand, beaucoup de clients paieront quand cela les arrange.
• Modifier une facture déjà envoyée. En cas d’erreur, envoyez un document rectificatif et gardez une trace de l’ancien, au lieu de le modifier en douce.
• Aucune relance. Notez la date d’échéance dans votre agenda. Si elle est dépassée, envoyez une relance courtoise dès le lendemain. Notre guide e-mail de relance pour facture impayée propose des modèles.

Pour des mises en page prêtes à l’emploi par métier, consultez la page modèle de facture, ou le modèle de facture de ménage utilisé pour l’exemple de cette page.