วิธีทำใบแจ้งหนี้

ก่อนเริ่ม: สิ่งที่ต้องเตรียม

รวบรวมข้อมูลเหล่านี้ครั้งเดียว แล้วเก็บไว้ในที่ที่คัดลอกได้สะดวก

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ อีเมล และเบอร์โทรศัพท์ของคุณ ใส่โลโก้ด้วยถ้ามี
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขทะเบียนที่ต้องพิมพ์ ในแคนาดาคือเลข GST/HST หากคุณจดทะเบียน ในออสเตรเลียคือ ABN ในสหราชอาณาจักรคือเลข VAT หากคุณจดทะเบียน VAT
• ช่องทางที่ต้องการรับเงิน เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคาร อีเมลสำหรับ e-Transfer, PayPal หรือ Zelle
• เงื่อนไขการชำระเงินที่ใช้ประจำ (เช่น 14 วัน หรือ Net 30)
• ชื่อเต็มหรือชื่อบริษัทของลูกค้า ที่อยู่ และเลขที่ใบสั่งซื้อหากลูกค้าให้มา
• งานที่คุณทำ: วันที่ จำนวนชั่วโมงหรือจำนวนชิ้น ราคา และวัสดุ

เมื่อมีข้อมูลพร้อม การทำใบแจ้งหนี้ก็เหลือแค่กรอกข้อมูลลงช่อง

ทีละขั้นตอน: 7 ขั้นเหมือนกัน ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือไหน

1. ตั้งหัวเอกสารว่า "ใบแจ้งหนี้" และใส่เลขที่ถัดไปในชุดเลขของคุณ ห้ามใช้เลขซ้ำเด็ดขาด ถ้าเป็นใบแจ้งหนี้ใบแรก ให้เริ่มที่ 0001 หรือแบบ 2026-001 แล้วนับขึ้นไปเรื่อย ๆ อ่านเพิ่มเติมใน วิธีตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้
2. ลงวันที่ เป็นวันนี้ และระบุวันที่ทำงานด้วยหากทำไปก่อนหน้านั้น
3. ใส่ข้อมูลของคุณและของลูกค้า ใช้ชื่อตามกฎหมายหรือชื่อบริษัทของลูกค้า ไม่ใช่แค่ชื่อเล่นหรือชื่อผู้ติดต่อ
4. แจกแจงงานทีละบรรทัด หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งบริการหรือสินค้า พร้อมจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของบรรทัด "ทำความสะอาดสำนักงานรายสัปดาห์ (4 ครั้ง) ครั้งละ $185" ชัดเจนกว่า "ค่าทำความสะอาดเดือนตุลาคม: $740"
5. ใส่ภาษี หากคุณเรียกเก็บ โดยแยกเป็นบรรทัดของตัวเองพร้อมอัตรา หักส่วนลดก่อนคิดภาษี ไม่ใช่หลังคิดภาษี
6. เขียนยอดรวมและวันครบกำหนดชำระ ใส่วันที่จริง ("ครบกำหนดชำระ 6 พฤศจิกายน 2026") แทนที่จะเขียนแค่ "14 วัน"
7. บอกวิธีชำระเงิน และขอให้ลูกค้าระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ จากนั้นบันทึกเป็น PDF แล้วส่ง

ทั้งหมดมีเท่านี้ ความต่างของสามวิธีด้านล่างอยู่ที่ว่าคุณต้องพิมพ์ซ้ำมากน้อยแค่ไหนในแต่ละครั้ง

สามวิธีในการทำใบแจ้งหนี้

เขียนด้วยมือ (กระดาษหรือสมุดใบแจ้งหนี้แบบมีสำเนา)

เหมาะกับแผงตลาดหรืองานครั้งเดียวในที่ที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต ซื้อสมุดแบบมีสำเนาที่พิมพ์เลขที่ไว้แล้ว คุณจะได้เก็บสำเนาไว้และเลขที่เรียงตามลำดับ เขียนให้อ่านง่าย คิดภาษีและยอดรวมด้วยเครื่องคิดเลข แล้วถ่ายรูปสำเนาไว้กันหาย ข้อเสียคือไม่มีไฟล์ PDF เรียบร้อยสำหรับลูกค้าที่เป็นธุรกิจ และต้องมาคัดลอกทุกอย่างลงบัญชีทีหลัง

ใน Word, Google Docs, Excel หรือ Google Sheets

สร้างแม่แบบครั้งเดียว โดยใส่ข้อมูลของคุณไว้ด้านบนและตารางรายการเปล่า ๆ ในสเปรดชีตให้ใช้สูตร คือจำนวนคูณราคาในแต่ละบรรทัด ใช้ SUM สำหรับยอดรวมก่อนภาษี แล้วตามด้วยบรรทัดภาษีและยอดรวมสุทธิ ทุกครั้งให้กด "Save as" หรือ "Make a copy" ก่อน จะได้ไม่บันทึกทับใบแจ้งหนี้เดือนที่แล้ว แก้เลขที่และวันที่เอง แล้วส่งออกเป็น PDF

กับดักที่พบบ่อย: ลืมเปลี่ยนเลขที่ใบแจ้งหนี้ มีชื่อลูกค้าเก่าค้างอยู่ในเซลล์ และสูตรไม่รวมบรรทัดที่คุณเพิ่มไว้ด้านล่าง

ใช้เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้จะคำนวณ รันเลขที่ และจัดหน้าให้คุณ ใน Duebolt คุณพิมพ์ข้อมูลธุรกิจแค่ครั้งเดียว (ระบบจำไว้ในอุปกรณ์ของคุณ) เลือกหรือเพิ่มลูกค้า แตะรายการที่ใช้ประจำ แล้วดาวน์โหลด PDF เลขที่จะเพิ่มขึ้นเอง ส่วนชื่อภาษี สกุลเงิน และขนาดกระดาษจะเป็นไปตามประเทศที่คุณเลือก ใช้ฟรีและไม่ต้องสมัครสมาชิก จึงเหมาะกับคนที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่กี่ครั้งต่อเดือนและไม่อยากใช้สเปรดชีต

รายการตรวจสอบก่อนกดส่ง

จากนั้นเปิดไฟล์ PDF บนมือถือดูสักครั้ง ถ้าอ่านง่ายบนมือถือ ก็อ่านง่ายทุกที่

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ได้รับเงินช้า

• ส่งช้า ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่งานเสร็จ ทุกวันที่คุณรอ มักหมายถึงต้องรอเงินนานขึ้นอีกหนึ่งวัน
• คำอธิบายคลุมเครือ "ค่าบริการ" เปิดช่องให้ลูกค้าถาม แต่ "เปลี่ยนก๊อกน้ำในครัว ค่าแรง 1.5 ชม. พร้อมอะไหล่" ไม่เปิดช่องนั้น
• ส่งผิดคน ในบริษัท คนที่จ้างคุณมักไม่ใช่คนที่จ่ายเงิน ให้ถามว่าควรส่งใบแจ้งหนี้ถึงใคร
• ไม่ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน ถ้าคุณไม่บอกว่าเมื่อไร ลูกค้าหลายรายจะจ่ายตอนที่สะดวก
• แก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว ถ้ามีอะไรผิด ให้ส่งเอกสารฉบับแก้ไขและเก็บหลักฐานฉบับเดิมไว้ แทนที่จะแอบแก้
• ไม่ติดตามทวงถาม ใส่วันครบกำหนดลงในปฏิทิน ถ้าเลยกำหนด ให้ส่งข้อความเตือนอย่างสุภาพในวันถัดไป คู่มือ อีเมลทวงใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ของเรามีแม่แบบให้ใช้

ถ้าต้องการรูปแบบสำเร็จรูปตามอาชีพ ดูที่หน้า แม่แบบใบแจ้งหนี้ หรือ แม่แบบใบแจ้งหนี้งานทำความสะอาด ที่ใช้ทำตัวอย่างในหน้านี้