كيفية عمل فاتورة

قبل أن تبدأ: ما تحتاج إليه

اجمع هذه المعلومات مرة واحدة واحفظها في مكان يسهل النسخ منه:

• اسم نشاطك التجاري وعنوانه وبريدك الإلكتروني وهاتفك. وأضف شعارك إن كان لديك شعار.
• أي رقم ضريبي أو رقم تسجيل يجب طباعته. في كندا هو رقم GST/HST إذا كنت مسجّلًا؛ وفي أستراليا رقم ABN؛ وفي المملكة المتحدة رقم ضريبة القيمة المضافة إذا كنت مسجّلًا فيها.
• الطريقة التي تريد أن تُدفع بها: البيانات المصرفية، أو بريد e-Transfer، أو PayPal، أو Zelle.
• شروط الدفع المعتادة لديك (مثلًا 14 يومًا، أو Net 30 أي الدفع خلال 30 يومًا من تاريخ الفاتورة).
• الاسم الكامل للعميل أو اسم شركته، وعنوانه، وأي رقم أمر شراء أعطاك إياه.
• ما الذي أنجزته: التواريخ، والساعات أو الكميات، والأسعار، والمواد.

عندما تكون هذه المعلومات بين يديك، يصبح إعداد الفاتورة مجرد ملء خانات.

خطوة بخطوة: الخطوات السبع نفسها، أيًّا كانت الأداة

1. اكتب العنوان «فاتورة» وامنحها الرقم التالي في سلسلتك. لا تُعِد استخدام أي رقم أبدًا. إن كانت هذه فاتورتك الأولى، فابدأ من 0001 أو من صيغة مثل 2026-001 وتصاعد منها. المزيد في كيفية ترقيم الفواتير.
2. أرّخها بتاريخ اليوم، واذكر تاريخ العمل إن كان قبل ذلك.
3. أضف بياناتك وبيانات العميل. استخدم الاسم القانوني للعميل أو اسم شركته، لا اسمًا مختصرًا أو اسم الشخص المسؤول فقط.
4. اذكر العمل بندًا بندًا. سطر واحد لكل خدمة أو منتج، مع الكمية وسعر الوحدة وإجمالي البند. عبارة «تنظيف أسبوعي للمكتب (4 زيارات) بسعر $185» أوضح من «تنظيف أكتوبر: $740».
5. أضف الضريبة، إن كنت تفرضها، في سطر مستقل مع نسبتها. وطبّق أي خصم قبل الضريبة لا بعدها.
6. اكتب الإجمالي وتاريخ الاستحقاق. ضع تاريخًا فعليًا («تاريخ الاستحقاق: 6 نوفمبر 2026») بدلًا من «14 يومًا» فقط.
7. وضّح طريقة الدفع واطلب من العميل ذكر رقم الفاتورة. ثم احفظها بصيغة PDF وأرسلها.

هذه هي العملية كلها. والفرق بين الطرق الثلاث أدناه هو مقدار ما تعيد كتابته في كل مرة.

ثلاث طرق لإنشاء الفاتورة

يدويًا (على الورق أو بدفتر فواتير بنسخ كربونية)

مناسبة لبسطة في سوق أو لعمل لمرة واحدة دون إنترنت. اشترِ دفترًا مرقّمًا بنسختين حتى تحتفظ بنسخة وتتسلسل الأرقام بالترتيب. اكتب بوضوح، واحسب الضريبة والإجمالي بالآلة الحاسبة، وصوّر نسختك حتى لا تضيع. العيب: لا يوجد ملف PDF مرتب للعملاء من الشركات، وعليك لاحقًا نقل كل شيء إلى سجلاتك.

في Word أو Google Docs أو Excel أو Google Sheets

أنشئ قالبًا مرة واحدة، فيه بياناتك في الأعلى وجدول فارغ للبنود. في جدول البيانات استخدم الصيغ: الكمية مضروبة في السعر لكل سطر، ودالة SUM للمجموع الفرعي، ثم سطر الضريبة والإجمالي. وفي كل مرة استخدم أولًا «حفظ باسم» أو «إنشاء نسخة» حتى لا تكتب فوق فاتورة الشهر الماضي، وحدّث الرقم والتاريخ يدويًا، ثم صدّر الملف بصيغة PDF.

أخطاء شائعة: نسيان تغيير رقم الفاتورة، وبقاء اسم عميل قديم في إحدى الخلايا، وصيغة لا تشمل سطرًا أضفته في الأسفل.

باستخدام مولّد فواتير

يتولى المولّد الحسابات والترقيم والتنسيق نيابةً عنك. في Duebolt تكتب بيانات نشاطك مرة واحدة (تُحفظ على جهازك)، وتختار العميل أو تضيفه، وتنقر على بنودك المعتادة، ثم تنزّل ملف PDF. يتصاعد الرقم تلقائيًا، ويتبع اسم الضريبة والعملة وحجم الورق البلدَ الذي تختاره. الخدمة مجانية ولا تتطلب التسجيل، لذا تناسب كل من يصدر فواتير بضع مرات في الشهر ولا يريد التعامل مع جداول البيانات.

قائمة التحقق قبل الضغط على «إرسال»

بعد ذلك افتح ملف PDF مرة واحدة على هاتفك. إن كان مقروءًا بوضوح هناك، فسيكون مقروءًا في أي مكان.

أخطاء تبطئ الدفع

• التأخر في الإرسال. أرسل الفاتورة في يوم انتهاء العمل نفسه. فكل يوم تنتظره يُضاف عادةً إلى موعد حصولك على المال.
• الأوصاف المبهمة. عبارة «خدمات مقدّمة» تستدعي سؤالًا. أما «استبدال صنبور المطبخ، 1.5 ساعة عمل مع القطع» فلا.
• الإرسال إلى الشخص الخطأ. في الشركات، كثيرًا ما يكون من تعاقد معك غير الشخص الذي يدفع. اسأل لمن ينبغي إرسال الفواتير.
• عدم ذكر شروط الدفع. إن لم تحدد موعدًا، فسيدفع كثير من العملاء متى ناسبهم ذلك.
• تعديل فاتورة مُرسلة. إن كان فيها خطأ، فأرسل مستندًا مصحَّحًا واحتفظ بسجل للفاتورة القديمة، بدلًا من تغييرها بصمت.
• عدم المتابعة. ضع تاريخ الاستحقاق في تقويمك. وإن مرّ دون دفع، فأرسل تذكيرًا مهذبًا في اليوم التالي. يتضمن دليلنا عن رسائل الفواتير المتأخرة نماذج جاهزة.

للاطلاع على تنسيقات جاهزة بحسب المهنة، راجع صفحة قوالب الفواتير، أو قالب فاتورة التنظيف المستخدم في مثال هذه الصفحة.