Så gör du en faktura

Innan du börjar: det här behöver du

Samla ihop det här en gång och spara det där du lätt kan kopiera det:

• Ditt företagsnamn, adress, e-post och telefon. Lägg till din logotyp om du har en.
• Det skatte- eller registreringsnummer du måste ha med. I Kanada är det ditt GST/HST-nummer om du är registrerad, i Australien ditt ABN och i Storbritannien ditt VAT-nummer om du är momsregistrerad.
• Hur du vill få betalt: bankuppgifter, e-postadress för e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Dina vanliga betalningsvillkor (till exempel 14 dagar, eller Net 30).
• Kundens fullständiga namn eller företagsnamn, adress och eventuellt inköpsordernummer som du har fått.
• Vad du har gjort: datum, timmar eller antal, priser, material.

När du har allt det framför dig handlar själva fakturan bara om att fylla i fälten.

Steg för steg: samma 7 steg, oavsett verktyg

1. Sätt rubriken ”Faktura” och ge fakturan nästa nummer i din serie. Återanvänd aldrig ett nummer. Är det din första faktura kan du börja på 0001 eller till exempel 2026-001 och räkna uppåt därifrån. Mer om det i hur du numrerar fakturor.
2. Datera den med dagens datum, och ange datumet för jobbet om det var tidigare.
3. Fyll i dina och kundens uppgifter. Använd kundens juridiska namn eller företagsnamn, inte ett smeknamn eller bara en kontaktperson.
4. Lista arbetet rad för rad. En rad per tjänst eller vara, med antal, à-pris och radsumma. ”Kontorsstädning varje vecka (4 besök) à $185” är tydligare än ”Städning oktober: $740”.
5. Lägg till skatt, om du tar ut det, på en egen rad med skattesatsen. Dra av eventuell rabatt före skatten, inte efter.
6. Skriv totalbeloppet och förfallodatumet. Ange ett riktigt datum (”Förfaller 6 november 2026”) i stället för bara ”14 dagar”.
7. Skriv hur kunden ska betala och be dem ange fakturanumret. Spara sedan som PDF och skicka.

Så enkelt är det. Skillnaden mellan de tre metoderna nedan är hur mycket av det här du måste skriva om varje gång.

Tre sätt att göra en faktura

För hand (papper eller ett fakturablock med kopior)

Fungerar bra för ett marknadsstånd eller ett enstaka jobb utan internet. Köp ett numrerat block med genomslagskopior, så att du behåller en kopia och numren kommer i ordning. Skriv tydligt, räkna ut skatt och totalbelopp med miniräknare och fotografera din kopia så att den inte kan komma bort. Nackdelen: ingen snygg PDF till företagskunder, och du måste föra över allt till bokföringen i efterhand.

I Word, Google Dokument, Excel eller Google Kalkylark

Gör en mall en gång med dina uppgifter högst upp och en tom tabell för fakturaraderna. I ett kalkylark använder du formler: antal gånger pris för varje rad, en SUMMA för delsumman och sedan skatteraden och totalen. Använd ”Spara som” eller ”Gör en kopia” först varje gång, så att du aldrig skriver över förra månadens faktura, uppdatera nummer och datum för hand och exportera till PDF.

Vanliga fällor: att du glömmer att ändra fakturanumret, att en gammal kunds namn ligger kvar i en cell och att en formel inte räknar med en rad du har lagt till längst ner.

Med en fakturagenerator

En generator sköter uträkningarna, numreringen och layouten åt dig. I Duebolt skriver du in dina företagsuppgifter en gång (de sparas på din enhet), väljer eller lägger till kunden, trycker på dina vanliga artiklar och laddar ner PDF:en. Numret räknas upp av sig självt, och skattens namn, valutan och pappersformatet följer landet du väljer. Det är gratis och kräver inget konto, så det passar alla som fakturerar några gånger i månaden och inte vill hålla på med kalkylark.

Checklistan innan du trycker på skicka

Öppna sedan PDF:en en gång i mobilen. Ser den bra ut där ser den bra ut överallt.

Misstag som gör att betalningen dröjer

• Att skicka fakturan sent. Fakturera samma dag som jobbet blir klart. Varje dag du väntar är oftast en dag till innan du får betalt.
• Vaga beskrivningar. ”Utförda tjänster” bjuder in till frågor. ”Köksblandare utbytt, 1,5 tim arbete plus material” gör det inte.
• Att skicka den till fel person. I ett företag är den som anlitade dig ofta inte den som betalar. Fråga vem som ska ha fakturorna.
• Inga betalningsvillkor. Säger du inte när, betalar många kunder när det passar dem.
• Att ändra en skickad faktura. Om något blev fel, skicka ett rättat dokument och spara det gamla, i stället för att ändra i det i tysthet.
• Ingen uppföljning. Lägg in förfallodatumet i kalendern. Passerar det, skicka en vänlig påminnelse dagen efter. Vår guide om betalningspåminnelser via mejl har färdiga mallar.

Färdiga upplägg per bransch hittar du på sidan fakturamall, eller i fakturamallen för städning som exemplet på den här sidan bygger på.