Cómo hacer una factura

Antes de empezar: lo que necesitas

Reúne esta información una sola vez y guárdala en un lugar desde donde puedas copiarla:

• El nombre de tu negocio, dirección, correo y teléfono. Añade tu logotipo si tienes uno.
• Cualquier número fiscal o de registro que debas incluir. En Canadá es tu número de GST/HST si estás registrado; en Australia, tu ABN; en el Reino Unido, tu número de IVA si estás dado de alta en el IVA.
• Cómo quieres cobrar: datos bancarios, correo para e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Tus condiciones de pago habituales (por ejemplo, 14 días o Net 30).
• El nombre completo o la razón social del cliente, su dirección y cualquier número de orden de compra que te haya dado.
• Lo que hiciste: fechas, horas o cantidades, precios, materiales.

Con eso a mano, hacer la factura es solo cuestión de rellenar casillas.

Paso a paso: los mismos 7 pasos, uses la herramienta que uses

1. Titúlala «Factura» y ponle el siguiente número de tu serie. Nunca repitas un número. Si es tu primera factura, empieza por 0001 o algo como 2026-001 y ve sumando a partir de ahí. Tienes más detalles en cómo numerar las facturas.
2. Ponle fecha: la de hoy, e indica la fecha del trabajo si fue anterior.
3. Añade tus datos y los del cliente. Usa el nombre legal o la razón social del cliente, no un apodo ni solo el nombre de la persona de contacto.
4. Detalla el trabajo línea por línea. Una línea por servicio o producto, con cantidad, precio unitario e importe. «Limpieza semanal de oficina (4 visitas) a $185» es más claro que «Limpieza de octubre: $740».
5. Añade los impuestos, si los cobras, en una línea aparte con el tipo aplicado. Aplica cualquier descuento antes de los impuestos, no después.
6. Escribe el total y la fecha de vencimiento. Pon una fecha concreta («Vence el 6 de noviembre de 2026») en lugar de solo «14 días».
7. Indica cómo pagar y pide al cliente que mencione el número de factura. Después guárdala en PDF y envíala.

Ese es todo el proceso. La diferencia entre los tres métodos que verás a continuación es cuánto tienes que volver a escribir cada vez.

Tres formas de hacerla

A mano (en papel o con un talonario de facturas)

Sirve para un puesto en el mercado o un trabajo puntual sin internet. Compra un talonario numerado con copia, para quedarte con un duplicado y que los números vayan en orden. Escribe con letra clara, calcula los impuestos y el total con calculadora y fotografía tu copia para que no se pierda. La desventaja: no tienes un PDF limpio para los clientes empresa y luego hay que pasarlo todo a tus registros.

En Word, Google Docs, Excel o Google Sheets

Crea una plantilla una sola vez, con tus datos arriba y una tabla vacía para los conceptos. En una hoja de cálculo, usa fórmulas: cantidad por precio en cada línea, una SUMA para el subtotal y después la línea de impuestos y el total. Cada vez, usa primero «Guardar como» o «Hacer una copia» para no sobrescribir la factura del mes pasado, actualiza a mano el número y la fecha, y exporta a PDF.

Trampas habituales: olvidar cambiar el número de factura, dejar el nombre de un cliente anterior en alguna celda y una fórmula que no incluye la línea que añadiste al final.

Con un generador de facturas

Un generador hace por ti los cálculos, la numeración y el diseño. En Duebolt escribes los datos de tu negocio una sola vez (se guardan en tu dispositivo), eliges o añades al cliente, tocas tus conceptos habituales y descargas el PDF. El número avanza solo, y el nombre del impuesto, la moneda y el tamaño de papel se ajustan al país que elijas. Es gratis y no requiere registro, así que encaja con cualquiera que facture unas cuantas veces al mes y no quiera pelearse con una hoja de cálculo.

Lista de control antes de enviarla

Después abre el PDF una vez en el móvil. Si ahí se lee bien, se leerá bien en cualquier parte.

Errores que retrasan el cobro

• Enviarla tarde. Factura el mismo día en que terminas el trabajo. Cada día que esperas suele ser un día más hasta que cobras.
• Descripciones vagas. «Servicios prestados» invita a preguntar. «Cambio de grifo de cocina, 1,5 h de mano de obra más materiales», no.
• Enviarla a la persona equivocada. En una empresa, quien te contrató no suele ser quien paga. Pregunta a quién debes enviar las facturas.
• No indicar condiciones de pago. Si no dices cuándo, muchos clientes pagarán cuando les venga bien.
• Modificar una factura ya enviada. Si algo estaba mal, envía un documento corregido y conserva el registro del anterior, en lugar de cambiarlo en silencio.
• No hacer seguimiento. Apunta la fecha de vencimiento en tu calendario. Si pasa, envía un recordatorio amable al día siguiente. Nuestra guía de correo para facturas vencidas tiene plantillas.

Si quieres diseños listos por oficio, visita la página de plantillas de factura o la plantilla de factura de limpieza que se usó para el ejemplo de esta página.