Jak wystawić fakturę

Zanim zaczniesz: czego potrzebujesz

Zbierz te informacje raz i trzymaj je w miejscu, z którego łatwo je skopiujesz:

• Nazwę firmy, adres, e-mail i telefon. Dodaj logo, jeśli je masz.
• Numer podatkowy lub rejestrowy, który musisz podawać. W Kanadzie to numer GST/HST, jeśli jesteś zarejestrowany; w Australii ABN; w Wielkiej Brytanii numer VAT, jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT.
• Sposób, w jaki chcesz otrzymać zapłatę: dane do przelewu, e-mail do e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Twoje zwykłe warunki płatności (na przykład 14 dni albo Net 30).
• Pełne imię i nazwisko lub nazwę firmy klienta, jego adres i numer zamówienia, jeśli go podał.
• Co zrobiłeś: daty, godziny lub ilości, ceny, materiały.

Mając to pod ręką, samo wystawienie faktury sprowadza się do wypełnienia pól.

Krok po kroku: tych samych 7 kroków, niezależnie od narzędzia

1. Zatytułuj dokument „Faktura” i nadaj mu kolejny numer w swojej serii. Nigdy nie używaj numeru ponownie. Jeśli to twoja pierwsza faktura, zacznij od 0001 albo na przykład 2026-001 i numeruj dalej po kolei. Więcej w poradniku jak numerować faktury.
2. Wpisz datę dzisiejszą, a jeśli praca została wykonana wcześniej, także datę jej wykonania.
3. Dodaj swoje dane i dane klienta. Używaj oficjalnej nazwy klienta lub firmy, a nie potocznej nazwy czy samego nazwiska osoby kontaktowej.
4. Wypisz pracę pozycja po pozycji. Jedna pozycja na usługę lub produkt, z ilością, ceną jednostkową i wartością. „Cotygodniowe sprzątanie biura (4 wizyty) po $185” jest czytelniejsze niż „Sprzątanie za październik: $740”.
5. Dodaj podatek, jeśli go naliczasz, w osobnym wierszu ze stawką. Rabat odejmij przed podatkiem, nie po nim.
6. Wpisz sumę i termin płatności. Podaj konkretną datę („Termin płatności: 6 listopada 2026”), a nie tylko „14 dni”.
7. Napisz, jak zapłacić, i poproś klienta o podanie numeru faktury w tytule płatności. Następnie zapisz fakturę jako PDF i wyślij.

To cały proces. Trzy opisane niżej metody różnią się tylko tym, ile z tego musisz za każdym razem wpisywać od nowa.

Trzy sposoby na wystawienie faktury

Ręcznie (na papierze lub w bloczku faktur z kopią)

Wystarczy na straganie albo przy jednorazowym zleceniu bez dostępu do internetu. Kup numerowany bloczek z kopiami, żeby zostawał ci duplikat, a numery szły po kolei. Pisz wyraźnie, policz podatek i sumę na kalkulatorze i zrób zdjęcie swojej kopii, żeby nie zginęła. Minusy: brak schludnego PDF-a dla klientów firmowych i konieczność późniejszego przepisywania wszystkiego do ewidencji.

W Wordzie, Dokumentach Google, Excelu lub Arkuszach Google

Przygotuj raz szablon ze swoimi danymi u góry i pustą tabelą pozycji. W arkuszu użyj formuł: ilość razy cena w każdym wierszu, SUMA dla wartości netto, potem wiersz podatku i suma. Za każdym razem najpierw użyj „Zapisz jako” lub „Utwórz kopię”, żeby nie nadpisać faktury z zeszłego miesiąca, ręcznie zmień numer i datę, a potem wyeksportuj do PDF.

Typowe pułapki: niezmieniony numer faktury, nazwa starego klienta pozostawiona w komórce i formuła, która nie obejmuje wiersza dodanego na dole.

W generatorze faktur

Generator za ciebie liczy, numeruje i dba o układ. W Duebolt wpisujesz dane firmy raz (zapamiętują się na twoim urządzeniu), wybierasz lub dodajesz klienta, klikasz swoje typowe pozycje i pobierasz PDF. Numer rośnie sam, a nazwa podatku, waluta i format papieru dostosowują się do wybranego kraju. Jest za darmo i nie wymaga rejestracji, więc sprawdzi się u każdego, kto wystawia kilka faktur w miesiącu i nie chce bawić się w arkusze.

Lista kontrolna przed wysyłką

Na koniec otwórz PDF na telefonie. Jeśli dobrze się go tam czyta, będzie się dobrze czytał wszędzie.

Błędy, które opóźniają zapłatę

• Spóźniona wysyłka. Wystaw fakturę w dniu zakończenia pracy. Każdy dzień zwłoki zwykle przesuwa o dzień moment, w którym dostaniesz pieniądze.
• Ogólnikowe opisy. „Wykonane usługi” prowokuje pytania. „Wymiana baterii kuchennej, 1,5 h robocizny plus części” – już nie.
• Wysyłka do niewłaściwej osoby. W firmie osoba, która zleciła ci pracę, często nie jest tą, która płaci. Zapytaj, do kogo kierować faktury.
• Brak warunków płatności. Jeśli nie napiszesz, kiedy zapłacić, wielu klientów zapłaci, kiedy im będzie wygodnie.
• Edytowanie wysłanej faktury. Jeśli coś było źle, wyślij poprawiony dokument i zachowaj ślad poprzedniego, zamiast po cichu go zmieniać.
• Brak przypomnień. Wpisz termin płatności do kalendarza. Jeśli minie, następnego dnia wyślij uprzejme przypomnienie. Gotowe wzory znajdziesz w poradniku e-mail w sprawie zaległej faktury.

Gotowe układy dla różnych branż znajdziesz na stronie szablon faktury albo w szablonie faktury za sprzątanie, na którym oparto przykład na tej stronie.