Co to jest faktura?

Krótka definicja

Faktura to pisemna prośba o zapłatę. Wymienia dostarczone towary lub wykonane usługi, cenę każdej pozycji, ewentualny podatek, sumę i termin, do którego trzeba zapłacić. Wystawiasz ją po wykonaniu pracy lub dostarczeniu towaru (albo na uzgodnionym etapie dłuższego zlecenia), a klient płaci na jej podstawie.

Dla ciebie faktura to dowód sprzedaży. Dzięki niej wiesz, kto jest ci winien pieniądze, a później stanowi dokumentację przychodów wykazanych w zeznaniu podatkowym. Dla klienta to dowód zakupu: jego księgowa ją archiwizuje, a klient firmowy może jej potrzebować, by odzyskać zapłacony podatek.

Faktura to nie to samo co oferta czy wycena (cena podana przed rozpoczęciem pracy, którą klient może przyjąć albo odrzucić) ani to samo co pokwitowanie (dowód, że płatność już wpłynęła). Kolejność jest zwykle taka: oferta, potem faktura, potem pokwitowanie. Ostatni krok szczegółowo omawia nasz poradnik faktura a pokwitowanie.

Co powinna zawierać faktura

Dokładne zasady zależą od kraju i od tego, czy jesteś zarejestrowany do rozliczania podatku od sprzedaży, takiego jak VAT czy GST. Niemal każda faktura, w każdym kraju, zawiera jednak te elementy:

• Słowo „Faktura” na górze, żeby nikt nie pomylił jej z ofertą.
• Unikalny numer faktury. Dzięki niemu ty i klient możecie bez nieporozumień odwoływać się do konkretnej faktury. Zobacz, jak numerować faktury.
• Datę wystawienia oraz, jeśli jest inna, datę wykonania usługi lub dostawy towaru.
• Twoje dane: nazwę firmy (lub imię i nazwisko), adres, e-mail lub telefon oraz numer podatkowy lub rejestrowy, jeśli musisz go podawać.
• Dane klienta: imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz adres.
• Pozycje: jasny opis każdego produktu lub usługi, ilość, cenę jednostkową i wartość pozycji.
• Podatek w osobnym wierszu ze stawką, jeśli go naliczasz.
• Kwotę do zapłaty we wskazanej walucie.
• Warunki płatności: termin zapłaty (lub zapis w rodzaju Net 30) i sposób płatności: dane do przelewu, identyfikator Zelle, adres PayPal.

Nieobowiązkowe, ale przydatne: numer zamówienia klienta (PO), krótka notatka, uzgodnione z góry warunki na wypadek opóźnienia w płatności i twoje logo.

Przykład omówiony element po elemencie

Faktura obok tego artykułu została wystawiona przez małe studio projektowe gabinetowi stomatologicznemu. Oto, po co jest każdy jej element.

1. INV-0218 to numer faktury. Studio wystawiło przed nią 217 faktur, a następna będzie miała numer INV-0219.
2. Data wystawienia i termin płatności. Termin wynosi 14 dni, więc konkretna data zapłaty jest wydrukowana dla klienta. Podanie dokładnej daty ucina spory o to, od kiedy liczyć te 14 dni.
3. PO 5531 to własny numer referencyjny klienta. Więksi klienci często odmawiają zapłaty faktury bez numeru zamówienia, bo ich dział księgowości dopasowuje jedno do drugiego.
4. Bloki „Sprzedawca” i „Nabywca” podają pełne dane obu stron wraz z adresami. Jeśli za pół roku księgowa klienta będzie miała pytania, będzie wiedziała, do kogo zadzwonić.
5. Trzy pozycje, każda konkretna: „Projekt broszury, 6 stron” mówi dużo więcej niż „Prace projektowe”. W pozycji z poprawkami widać 3 godziny po $75, więc klient może sam przeliczyć kwoty.
6. Brak wiersza z podatkiem. W tym przykładzie nie ma podatku od sprzedaży, bo studio nie nalicza go za tę usługę. W USA to, czy naliczasz sales tax, zależy od stanu i od tego, co sprzedajesz, więc sprawdź to w stanowym urzędzie skarbowym.
7. Razem: $1,515.00, a do tego sposoby płatności i prośba o podanie numeru faktury. Ta ostatnia linijka oszczędza ci zgadywania, którego zlecenia dotyczy anonimowy przelew.

Rodzaje faktur, z którymi się spotkasz

Faktura zwykła

Codzienny przypadek: praca wykonana lub towar dostarczony, prosimy o zapłatę. Większość tego artykułu dotyczy właśnie jej.

Faktura pro forma

Podgląd przyszłej faktury, wysyłany, zanim sprzedaż stanie się ostateczna. Importerzy używają jej do odprawy celnej lub zlecenia płatności w banku, a niektórzy klienci potrzebują jej, by uzyskać wewnętrzną zgodę na zakup. Wygląda jak faktura, ale nie jest żądaniem zapłaty i zwykle nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Gdy dochodzi do sprzedaży, wystawiasz zwykłą fakturę. Duebolt pozwala przygotować fakturę pro forma z osobną serią numeracji.

Faktura korygująca

Faktura korygująca zmniejsza lub anuluje wcześniej wysłaną fakturę, na przykład po zwrocie, zawyżonej kwocie albo odwołanym zleceniu. Zamiast usuwać lub edytować starą fakturę, wystawiasz korektę, która odwołuje się do jej numeru, dzięki czemu twoja dokumentacja nadal się zgadza. Duebolt nie ma osobnego dokumentu korygującego, więc zapytaj księgowego, jak chce, żebyś ewidencjonował korekty.

Faktura cykliczna

Ten sam rachunek wysyłany według harmonogramu: miesięczny abonament za obsługę, cotygodniowa umowa na sprzątanie, roczny plan serwisowy. Każda z nich to nadal osobna faktura z własnym numerem i datą; powtarza się tylko treść.

Faktury częściowe i końcowe

Przy dłuższych zleceniach możesz fakturować etapami: zaliczka, faktura częściowa w połowie prac i faktura końcowa na pozostałą kwotę. Każda faktura etapowa powinna mówić, czego dotyczy i ile już zapłacono.

Kiedy i jak wysłać fakturę

Wyślij fakturę od razu po zakończeniu pracy albo na uzgodnionym etapie. Im dłużej zwlekasz, tym dłużej czekasz na pieniądze, a spóźniona faktura sygnalizuje klientowi, że nie pilnujesz swoich finansów.

W małych firmach standardem jest e-mail z załączonym PDF-em. PDF zachowuje układ na każdym urządzeniu i nie da się go przypadkiem zmienić. Przy pracy u klienta możesz wysłać PDF z telefonu, zanim wyjdziesz. Przechowuj kopię każdej wysłanej faktury, po kolei, z adnotacją, kiedy została opłacona.

Jeśli nigdy nie wystawiałeś faktury, nasz poradnik krok po kroku jak wystawić fakturę przeprowadzi cię przez cały proces, a przykłady faktur pokazują wypełnione dokumenty z różnych branż i krajów.