인보이스(청구서)란 무엇인가요?

한 줄 정의

인보이스는 서면으로 하는 대금 청구입니다. 제공한 상품이나 서비스, 각각의 가격, 세금, 합계, 그리고 대금 지급 기한을 적습니다. 작업을 마쳤거나 상품을 납품한 뒤(또는 긴 프로젝트에서 미리 정한 단계마다) 보내고, 고객은 이를 보고 대금을 지급합니다.

판매자에게 인보이스는 매출 기록입니다. 누가 얼마를 줘야 하는지 관리하는 수단이고, 나중에는 세금 신고서에 적은 소득을 뒷받침하는 증빙이 됩니다. 고객에게는 구매 기록입니다. 경리 담당자가 보관하고, 사업자 고객이라면 낸 세금을 환급·공제받는 데 필요할 수도 있습니다.

인보이스는 견적서(작업 전에 제시하는 가격으로, 고객이 수락하거나 거절할 수 있는 것)와도, 영수증(이미 결제가 이루어졌다는 증빙)과도 다릅니다. 보통 견적서, 인보이스, 영수증 순서로 진행됩니다. 마지막 단계는 인보이스와 영수증의 차이 가이드에서 자세히 다룹니다.

인보이스에 들어가는 항목

정확한 규칙은 나라마다, 그리고 VAT나 GST 같은 부가가치세에 등록했는지에 따라 다릅니다. 그래도 거의 모든 나라의 인보이스에는 다음 항목이 들어갑니다.

• 맨 위에 "인보이스"라는 제목. 견적서와 헷갈리지 않게 하기 위해서입니다.
• 고유한 인보이스 번호. 판매자와 고객이 하나의 청구 건을 혼동 없이 가리킬 수 있습니다. 인보이스 번호 매기는 법을 참고하세요.
• 발행일, 그리고 다르다면 작업일이나 납품일.
• 판매자 정보: 상호(또는 본인 이름), 주소, 이메일이나 전화번호, 표시 의무가 있는 세금 번호나 등록 번호.
• 고객 정보: 이름 또는 회사명과 주소.
• 품목 내역: 각 상품이나 서비스에 대한 명확한 설명, 수량, 단가, 금액.
• 세금: 부과한다면 세율과 함께 별도 줄로 표시합니다.
• 청구 합계: 통화를 명시합니다.
• 결제 조건: 지급 기한(또는 Net 30 같은 조건)과 결제 방법. 계좌 정보, Zelle 아이디, PayPal 주소 등입니다.

필수는 아니지만 있으면 좋은 것: 고객의 발주서(PO) 번호, 짧은 메모, 미리 합의한 연체 조건, 로고.

예시를 항목별로 살펴보기

이 글 옆의 인보이스는 작은 디자인 스튜디오가 치과에 보낸 것입니다. 각 항목이 왜 거기 있는지 살펴보겠습니다.

1. INV-0218은 인보이스 번호입니다. 이 스튜디오는 이전에 인보이스 217건을 발행했고, 다음 번호는 INV-0219입니다.
2. 발행일과 지급 기한. 결제 조건이 14일이므로 고객을 위해 지급 기한을 날짜로 적어 두었습니다. 실제 날짜를 쓰면 "언제부터 14일이냐"는 실랑이를 피할 수 있습니다.
3. PO 5531은 고객 쪽 관리 번호입니다. 규모가 큰 고객사는 회계팀이 발주서와 인보이스를 대조하기 때문에, PO 번호가 없는 인보이스는 지급하지 않는 경우가 많습니다.
4. 발신인과 수신인 칸에는 양쪽의 정식 명칭과 주소를 적습니다. 6개월 뒤 고객의 회계사가 문의할 일이 생겨도 누구에게 연락하면 되는지 바로 알 수 있습니다.
5. 품목 세 줄은 모두 구체적입니다. "브로셔 디자인, 6페이지"는 "디자인 작업"보다 훨씬 많은 것을 알려 줍니다. 수정 작업 줄은 시간당 $75로 3시간을 표시해 고객이 계산을 확인할 수 있습니다.
6. 세금 줄이 없습니다. 이 스튜디오는 이 서비스에 판매세를 부과하지 않기 때문에 이 예시에는 판매세가 없습니다. 판매세 부과 여부는 주(州)와 판매하는 품목에 따라 다르므로, 해당 주의 세무 당국에 확인하세요.
7. 합계: $1,515.00. 결제 방법과 인보이스 번호를 기재해 달라는 요청을 함께 적었습니다. 이 한 줄 덕분에 누가 보냈는지 모를 계좌이체를 작업 건과 맞춰 보는 수고를 덜 수 있습니다.

자주 접하는 인보이스의 종류

일반 인보이스

가장 흔한 형태입니다. 작업을 마쳤거나 상품을 납품했으니 이제 결제해 달라는 것입니다. 이 글은 대부분 이 인보이스를 설명합니다.

프로포마 인보이스(견적 송장)

거래가 확정되기 전에 보내는 향후 인보이스의 미리보기입니다. 수입업자는 통관이나 은행 결제 준비에 사용하고, 사내에서 구매 승인을 받으려고 요청하는 고객도 있습니다. 인보이스처럼 보이지만 대금 청구가 아니며, 보통 세금계산서로도 인정되지 않습니다. 거래가 성사되면 일반 인보이스를 발행합니다. Duebolt에서는 별도 번호 체계로 프로포마 인보이스를 만들 수 있습니다.

크레딧 노트(감액 청구서)

크레딧 노트는 이미 보낸 인보이스의 금액을 줄이거나 취소하는 문서입니다. 반품, 과다 청구, 작업 취소 같은 경우에 씁니다. 기존 인보이스를 지우거나 고치는 대신 그 번호를 참조하는 크레딧 노트를 발행하면 장부의 숫자가 맞아떨어집니다. Duebolt에는 크레딧 노트 전용 문서가 없으므로, 정정 내역을 어떻게 기록할지는 담당 회계사에게 확인하세요.

정기 인보이스

정해진 주기로 보내는 같은 내용의 청구서입니다. 월 단위 고정 수임료, 주간 청소 계약, 연간 유지보수 계약 등이 있습니다. 내용만 반복될 뿐, 하나하나가 고유한 번호와 날짜를 가진 별개의 인보이스입니다.

중도금 인보이스와 최종 인보이스

긴 프로젝트에서는 단계별로 청구하기도 합니다. 계약금, 중간 시점의 기성고 청구, 그리고 잔금에 대한 최종 인보이스입니다. 단계별 인보이스에는 어떤 부분에 대한 청구인지, 이미 얼마가 지급되었는지를 적어야 합니다.

인보이스를 보내는 시점과 방법

작업을 마치는 즉시, 또는 합의한 단계에 인보이스를 보내세요. 늦게 보낼수록 입금도 늦어지고, 늦게 도착한 인보이스는 돈 관리를 꼼꼼히 하지 않는다는 인상을 고객에게 줍니다.

소규모 사업자는 PDF를 첨부해 이메일로 보내는 것이 일반적입니다. PDF는 어떤 기기에서도 레이아웃이 그대로 유지되고 실수로 수정될 일도 없습니다. 방문 작업이나 현장 작업이라면 현장을 떠나기 전에 휴대폰에서 바로 PDF를 공유할 수 있습니다. 보낸 인보이스는 모두 순서대로 사본을 보관하고, 언제 입금되었는지도 메모해 두세요.

인보이스를 처음 작성한다면 인보이스 작성법 가이드에서 단계별로 확인할 수 있고, 인보이스 예시에서는 여러 업종과 나라의 작성 완료 견본을 볼 수 있습니다.