ما هي الفاتورة؟

التعريف المختصر

الفاتورة طلب دفع مكتوب. تُدرج فيها السلع أو الخدمات التي قدّمتها، وسعر كل منها، وأي ضريبة، والإجمالي، وتاريخ استحقاق المبلغ. ترسلها بعد إنجاز العمل أو تسليم البضاعة (أو عند مرحلة متفق عليها في الأعمال الطويلة)، ويدفع العميل بناءً عليها.

بالنسبة إليك، الفاتورة سجلّ لعملية بيع. بها تتابع من عليه مستحقات لك، وهي لاحقًا المستند الذي يثبت الدخل الذي تُصرّح به في إقرارك الضريبي. وبالنسبة إلى عميلك، هي سجلّ لعملية شراء: يحفظها محاسبه، وقد يحتاج إليها العميل التجاري لاسترداد الضريبة التي دفعها.

الفاتورة ليست عرض سعر أو تقديرًا للتكلفة (سعر يُقدَّم قبل العمل، يمكن للعميل قبوله أو رفضه)، وليست إيصالًا (إثباتًا بأن الدفع قد وصل بالفعل). الترتيب المعتاد: عرض السعر، ثم الفاتورة، ثم الإيصال. يتناول دليلنا عن الفرق بين الفاتورة والإيصال الخطوة الأخيرة بمزيد من التفصيل.

ماذا تتضمن الفاتورة

تختلف القواعد الدقيقة بحسب بلدك، وبحسب ما إذا كنت مسجّلًا في ضريبة مبيعات مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT) أو ضريبة السلع والخدمات (GST). لكن كل فاتورة تقريبًا، في أي مكان، تتضمن العناصر التالية:

• كلمة «فاتورة» في الأعلى، حتى لا يظنها أحد عرض سعر.
• رقم فاتورة فريد. يتيح لك وللعميل الإشارة إلى فاتورة واحدة دون لبس. راجع كيفية ترقيم الفواتير.
• تاريخ الفاتورة، وتاريخ تنفيذ العمل أو تسليم البضاعة إن كان مختلفًا.
• بياناتك: اسم النشاط التجاري (أو اسمك الشخصي)، والعنوان، والبريد الإلكتروني أو الهاتف، وأي رقم ضريبي أو رقم تسجيل يُلزمك القانون بإظهاره.
• بيانات العميل: اسمه أو اسم شركته وعنوانه.
• البنود: وصف واضح لكل منتج أو خدمة، والكمية، وسعر الوحدة، وإجمالي البند.
• الضريبة، في سطر مستقل مع نسبتها، إن كنت تفرضها.
• إجمالي المبلغ المستحق، بعملة محددة.
• شروط الدفع: تاريخ الاستحقاق (أو شروط مثل Net 30، أي الدفع خلال 30 يومًا) وطريقة الدفع: البيانات المصرفية، أو حساب Zelle، أو عنوان PayPal.

عناصر اختيارية لكنها مفيدة: رقم أمر الشراء (PO) الخاص بالعميل، وملاحظة قصيرة، وشروط التأخر في الدفع التي اتفقتما عليها مسبقًا، وشعارك.

قراءة المثال جزءًا جزءًا

الفاتورة المعروضة بجانب هذا المقال صادرة من استوديو تصميم صغير إلى عيادة أسنان. إليك سبب وجود كل جزء فيها.

1. INV-0218 هو رقم الفاتورة. أرسل الاستوديو 217 فاتورة قبلها، وستحمل الفاتورة التالية الرقم INV-0219.
2. تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق. مدة السداد 14 يومًا، لذا طُبع تاريخ الاستحقاق ليراه العميل. كتابة تاريخ فعلي تمنع الجدل حول «14 يومًا من متى؟».
3. PO 5531 هو المرجع الخاص بالعميل. كثيرًا ما ترفض الجهات الكبيرة دفع فاتورة لا تحمل رقم أمر الشراء الخاص بها، لأن قسم الحسابات لديها يطابق بين الاثنين.
4. خانتا «من» و«إلى» تذكران اسمي الطرفين كاملين مع العنوانين. وإذا كان لدى محاسب العميل سؤال بعد ستة أشهر، فسيعرف بمن يتصل.
5. ثلاثة بنود محددة بدقة: «تصميم كتيّب، 6 صفحات» يقول أكثر بكثير من «أعمال تصميم». ويُظهر بند التعديلات 3 ساعات بسعر $75، فيستطيع العميل التحقق من الحساب.
6. لا يوجد سطر للضريبة. لا يتضمن هذا المثال ضريبة مبيعات لأن الاستوديو لا يفرضها على هذه الخدمة. في الولايات المتحدة، يعتمد فرض ضريبة المبيعات على ولايتك وعلى ما تبيعه، لذا تحقق من ذلك لدى إدارة الإيرادات في ولايتك.
7. الإجمالي: $1,515.00، مع طرق الدفع وطلب ذكر رقم الفاتورة. هذا السطر الأخير يوفّر عليك عناء مطابقة تحويلات مصرفية مجهولة مع الأعمال التي تخصها.

أنواع الفواتير التي ستصادفها

الفاتورة العادية

النوع اليومي: أُنجز العمل أو سُلّمت البضاعة، فيُرجى الدفع الآن. معظم هذا المقال يتحدث عنها.

الفاتورة المبدئية (Proforma)

معاينة لفاتورة مستقبلية تُرسل قبل إتمام البيع نهائيًا. يستخدمها المستوردون لترتيب الإجراءات الجمركية أو الدفع عبر البنك، ويحتاج إليها بعض العملاء للحصول على موافقة داخلية على الشراء. تبدو مثل الفاتورة، لكنها ليست مطالبة بالدفع، وعادةً لا تُعدّ فاتورة ضريبية. عند إتمام البيع تُصدر فاتورة عادية. يستطيع Duebolt إنشاء فاتورة مبدئية بسلسلة أرقام خاصة بها.

إشعار الدائن

يُخفّض إشعار الدائن قيمة فاتورة أرسلتها سابقًا أو يلغيها، مثلًا بعد إرجاع بضاعة، أو تحصيل مبلغ زائد، أو إلغاء عمل. فبدلًا من حذف الفاتورة القديمة أو تعديلها، تُصدر إشعار دائن يشير إلى رقمها، فتبقى سجلاتك متطابقة. لا يوفر Duebolt مستندًا منفصلًا لإشعار الدائن، لذا اسأل محاسبك عن الطريقة التي يفضّلها لتسجيل التصحيحات.

الفاتورة المتكررة

الفاتورة نفسها تُرسل وفق جدول ثابت: أتعاب شهرية ثابتة، أو عقد تنظيف أسبوعي، أو خطة صيانة سنوية. وتظل كل واحدة منها فاتورة مستقلة برقمها وتاريخها؛ المحتوى وحده هو الذي يتكرر.

الفواتير المرحلية والنهائية

في الأعمال الطويلة قد تُصدر فواتيرك على مراحل: دفعة مقدمة، ثم فاتورة مرحلية في منتصف العمل، ثم فاتورة نهائية بالمبلغ المتبقي. وينبغي أن توضح كل فاتورة مرحلية ما تغطيه وما سُدِّد بالفعل.

متى ترسل الفاتورة وكيف

أرسل الفاتورة فور إنجاز العمل، أو عند المرحلة المتفق عليها. كلما تأخرت في إرسالها، طال انتظارك للمال، كما أن الفاتورة المتأخرة توحي للعميل بأنك لا تتابع حساباتك عن كثب.

البريد الإلكتروني مع ملف PDF مرفق هو الأسلوب المعتاد لدى المنشآت الصغيرة. يحافظ ملف PDF على تنسيقك على أي جهاز، ولا يمكن تعديله عن طريق الخطأ. وفي الأعمال التي تُنجز في موقع العميل، يمكنك مشاركة ملف PDF من هاتفك قبل مغادرة المكان. احتفظ بنسخة من كل فاتورة ترسلها، مرتبةً، مع ملاحظة بتاريخ سدادها.

إن لم تكتب فاتورة من قبل، فدليلنا خطوة بخطوة حول كيفية عمل فاتورة يشرح لك الطريقة، وتعرض نماذج الفواتير فواتير مكتملة لمهن ودول مختلفة.