Ce este o factură?

Pe scurt

O factură este o cerere scrisă de plată. Pe ea apar bunurile sau serviciile furnizate, prețul fiecăruia, eventualele taxe, totalul și data până la care trebuie achitați banii. O trimiți după ce ai terminat lucrarea sau ai livrat marfa (ori la o etapă convenită a unui proiect mai lung), iar clientul plătește pe baza ei.

Pentru tine, factura este evidența unei vânzări. Cu ea urmărești cine îți datorează bani, iar mai târziu ea justifică veniturile din declarația ta fiscală. Pentru client, este evidența unei achiziții: contabilul lui o arhivează, iar un client persoană juridică poate avea nevoie de ea ca să deducă taxa plătită.

O factură nu este același lucru cu o ofertă de preț sau un deviz estimativ (un preț propus înainte de lucrare, pe care clientul îl poate accepta sau refuza) și nici cu o chitanță (dovada că plata a fost deja primită). Ordinea obișnuită este: oferta, apoi factura, apoi chitanța. Ghidul nostru despre factură și chitanță explică mai pe larg ultimul pas.

Ce trebuie să conțină o factură

Regulile exacte depind de țara ta și de faptul că ești sau nu înregistrat pentru o taxă pe vânzări, cum ar fi TVA sau GST. Aproape orice factură, oriunde în lume, are însă aceste elemente:

• Cuvântul „Factură” în partea de sus, ca nimeni să n-o confunde cu o ofertă.
• Un număr de factură unic. Astfel, tu și clientul vă puteți referi la o singură factură fără confuzii. Vezi cum să numerotezi facturile.
• Data facturii și, dacă diferă, data la care ai prestat serviciul sau ai livrat bunurile.
• Datele tale: denumirea firmei (sau numele tău), adresa, e-mailul sau telefonul și orice cod fiscal sau număr de înregistrare pe care ești obligat să-l afișezi.
• Datele clientului: numele sau denumirea firmei și adresa.
• Pozițiile facturii: o descriere clară a fiecărui produs sau serviciu, cantitatea, prețul unitar și valoarea pe rând.
• Taxa, pe un rând separat, cu cota, dacă o percepi.
• Totalul de plată, într-o monedă precizată.
• Condițiile de plată: data scadenței (sau termeni ca Net 30) și modul de plată: date bancare, contul Zelle, adresa PayPal.

Opționale, dar utile: numărul comenzii clientului (PO), o scurtă notă, condițiile pentru plata întârziată convenite dinainte și logoul tău.

Exemplul, element cu element

Factura de lângă acest articol este emisă de un mic studio de design către un cabinet stomatologic. Iată de ce se află acolo fiecare element.

1. INV-0218 este numărul facturii. Studioul a emis 217 facturi înaintea acesteia, iar următoarea va fi INV-0219.
2. Data emiterii și data scadenței. Termenul este de 14 zile, așa că data scadenței e tipărită pentru client. O dată concretă evită discuțiile de tipul „14 zile de când?”.
3. PO 5531 este referința proprie a clientului. Clienții mai mari refuză adesea să plătească o factură fără numărul lor de comandă, pentru că departamentul de contabilitate le potrivește pe cele două.
4. Blocurile De la și Către numesc ambele părți complet, cu adrese. Dacă peste șase luni contabilul clientului are întrebări, știe pe cine să sune.
5. Trei poziții, fiecare concretă: „Design broșură, 6 pagini” spune mult mai mult decât „Lucrări de design”. Rândul cu reviziile arată 3 ore a câte $75, ca clientul să poată verifica socoteala.
6. Fără rând de taxă. Exemplul nu are taxă pe vânzări, pentru că studioul nu o aplică acestui serviciu. Dacă percepi sau nu taxa pe vânzări depinde de statul american în care lucrezi și de ce vinzi, așa că verifică la autoritatea fiscală a statului tău.
7. Total: $1,515.00, cu modalitățile de plată și rugămintea de a menționa numărul facturii. Acest ultim rând te scutește de ghicitul cărei lucrări îi aparține un transfer bancar anonim.

Tipuri de facturi pe care le vei întâlni

Factura standard

Cazul obișnuit: lucrarea e gata sau marfa e livrată, iar acum urmează plata. Cea mai mare parte a acestui articol se referă la ea.

Factura proformă

O previzualizare a unei facturi viitoare, trimisă înainte ca vânzarea să fie definitivă. Importatorii o folosesc pentru vamă sau pentru o plată bancară, iar unii clienți au nevoie de ea ca să aprobe intern achiziția. Arată ca o factură, dar nu este o cerere de plată și de obicei nu are valoare de factură fiscală. Când vânzarea are loc, emiți o factură obișnuită. Duebolt poate genera o factură proformă cu propria serie de numere.

Factura de stornare

O factură de stornare (numită în unele țări notă de credit) reduce sau anulează o factură deja trimisă, de exemplu după un retur, o facturare în plus sau o lucrare anulată. În loc să ștergi sau să modifici factura veche, emiți un document de stornare care face trimitere la numărul ei, astfel încât evidențele tale să rămână corecte. Duebolt nu are un document separat pentru stornare, așa că întreabă-ți contabilul cum vrea să fie înregistrate corecțiile.

Factura recurentă

Aceeași factură trimisă periodic: un abonament lunar, un contract săptămânal de curățenie, un plan anual de mentenanță. Fiecare rămâne o factură separată, cu numărul și data ei; doar conținutul se repetă.

Facturi intermediare și finale

La proiectele mai lungi poți factura pe etape: un avans, o factură intermediară la jumătatea lucrării și o factură finală pentru rest. Fiecare factură de etapă ar trebui să precizeze ce acoperă și ce s-a plătit deja.

Când și cum trimiți o factură

Trimite factura imediat ce ai terminat lucrarea sau la etapa convenită. Cu cât amâni mai mult, cu atât aștepți mai mult după bani, iar o factură întârziată îi arată clientului și că nu-ți urmărești atent finanțele.

Pentru firmele mici, standardul este un e-mail cu factura în PDF atașată. PDF-ul își păstrează aspectul pe orice dispozitiv și nu poate fi modificat din greșeală. Dacă lucrezi la client, poți trimite PDF-ul de pe telefon înainte să pleci. Păstrează o copie a fiecărei facturi trimise, în ordine, împreună cu o notă despre data la care a fost plătită.

Dacă n-ai mai întocmit niciodată o factură, ghidul nostru pas cu pas despre cum să faci o factură te conduce prin tot procesul, iar exemplele de facturi arată facturi completate pentru diverse meserii și țări.