Mi a számla?

A rövid meghatározás

A számla írásos fizetési felszólítás. Felsorolja a leszállított termékeket vagy elvégzett szolgáltatásokat, mindegyik árát, az esetleges adót, a végösszeget és a fizetési határidőt. Akkor küldöd el, amikor a munka elkészült vagy az árut leszállítottad (hosszabb munkánál egy előre egyeztetett szakaszban), és a vevő ez alapján fizet.

Neked a számla egy eladás nyilvántartása. Ebből követed, ki tartozik neked, és később ez igazolja az adóbevallásodban szereplő bevételt. A vevődnek pedig egy vásárlás nyilvántartása: a könyvelője lefűzi, és egy céges vevőnek szüksége lehet rá, hogy visszaigényelje a megfizetett adót.

A számla nem azonos az árajánlattal vagy költségbecsléssel (ez a munka előtt adott ár, amelyet a vevő elfogadhat vagy elutasíthat), és nem azonos a nyugtával sem (ez azt igazolja, hogy a fizetés már megérkezett). A sorrend általában: árajánlat, számla, nyugta. Az utolsó lépésről bővebben a számla és nyugta útmutatónkban olvashatsz.

Mi kerül a számlára

A pontos szabályok az országodtól függenek, és attól, hogy regisztrálva vagy-e valamilyen forgalmi adó, például áfa vagy GST alanyaként. Szinte minden számlán, bárhol a világon, ezek a részek szerepelnek:

• A „Számla” szó a lap tetején, hogy senki ne nézze árajánlatnak.
• Egyedi számlaszám. Ezzel te és az ügyfél is félreérthetetlenül hivatkozhattok egy adott számlára. Lásd: hogyan számozd a számláidat.
• A számla kelte, és ha eltér, a munka elvégzésének vagy az áru leszállításának dátuma.
• A te adataid: vállalkozásod neve (vagy a saját neved), címed, e-mail-címed vagy telefonszámod, valamint minden adó- vagy nyilvántartási szám, amelyet kötelező feltüntetned.
• A vevő adatai: neve vagy cégneve és címe.
• Tételsorok: minden termék vagy szolgáltatás világos leírása, a mennyiség, az egységár és a sor összege.
• Az adó külön sorban, a kulccsal együtt, ha felszámítod.
• A fizetendő végösszeg, megjelölt pénznemben.
• Fizetési feltételek: a fizetési határidő (vagy egy feltétel, például Net 30), és hogy hogyan fizethetnek neked: bankszámlaszám, Zelle-azonosító, PayPal-cím.

Nem kötelező, de hasznos: az ügyfél megrendelésszáma (PO-szám), egy rövid megjegyzés, az előre egyeztetett késedelmi feltételek és a logód.

A példa részről részre

A cikk melletti számlát egy kis grafikai stúdió állította ki egy fogorvosi rendelőnek. Megmutatjuk, miért szerepel rajta minden egyes elem.

1. INV-0218 a számlaszám. A stúdió előtte 217 számlát küldött ki, a következő pedig INV-0219 lesz.
2. A kiállítás dátuma és a fizetési határidő. A fizetési feltétel 14 nap, ezért a határidőt dátummal is kiírják az ügyfélnek. A konkrét dátum megelőzi az „és mitől számított 14 nap?” vitákat.
3. PO 5531 az ügyfél saját hivatkozási száma. A nagyobb ügyfelek gyakran nem fizetik ki a számlát, ha nincs rajta a megrendelésszámuk, mert a pénzügyük összepárosítja a kettőt.
4. A Kiállító és a Vevő blokk mindkét felet teljes névvel és címmel tünteti fel. Ha az ügyfél könyvelőjének fél év múlva kérdése van, tudni fogja, kit hívjon.
5. Három tételsor, mindegyik konkrét: a „Prospektus tervezése, 6 oldal” sokkal többet mond, mint a „Grafikai munka”. A javítási sor 3 órát mutat, óránként $75-ért, így az ügyfél ellenőrizheti a számítást.
6. Nincs adósor. Ebben a példában nincs forgalmi adó, mert a stúdió erre a szolgáltatásra nem számít fel adót. Az USA-ban az, hogy kell-e forgalmi adót (sales tax) felszámítani, az államtól és attól függ, mit értékesítesz, ezért érdemes az állami adóhatóságnál tájékozódni.
7. Végösszeg: $1,515.00, a fizetési módokkal és a kéréssel, hogy a fizetésnél tüntessék fel a számlaszámot. Ez az utolsó sor megkímél attól, hogy névtelen átutalásokat kelljen munkákhoz párosítanod.

Számlatípusok, amelyekkel találkozni fogsz

Normál számla

A hétköznapi fajta: a munka elkészült vagy az áru megérkezett, kérjük, fizess. A cikk nagy része erről szól.

Proforma számla (díjbekérő)

Egy jövőbeli számla előképe, amelyet még az ügylet véglegesítése előtt küldesz. Az importőrök a vámügyintézéshez vagy egy banki fizetéshez használják, egyes ügyfeleknek pedig azért kell, hogy belsőleg jóváhagyassák a vásárlást. Úgy néz ki, mint egy számla, de nem fizetési felszólítás, és általában nem minősül adóügyi számlának. Amikor az eladás megtörténik, normál számlát állítasz ki. A Duebolt saját számsorral tud proforma számlát készíteni.

Jóváíró bizonylat

A jóváíró bizonylat csökkent vagy érvénytelenít egy már elküldött számlát, például visszaküldés, túlszámlázás vagy lemondott munka után. A régi számla törlése vagy átírása helyett olyan jóváírást állítasz ki, amely hivatkozik annak számára, így a nyilvántartásod továbbra is stimmel. A Duebolt nem kezel külön jóváíró bizonylatot, ezért kérdezd meg a könyvelődet, hogyan szeretné rögzíteni a javításokat.

Ismétlődő számla

Ugyanaz a számla rendszeres időközönként: havi átalánydíj, heti takarítási szerződés, éves karbantartási csomag. Mindegyik külön számla saját számmal és dátummal; csak a tartalom ismétlődik.

Rész- és végszámla

Hosszabb munkáknál szakaszokban is számlázhatsz: előleg, a munka felénél egy részszámla, végül egy végszámla a fennmaradó összegről. Minden részszámlán szerepeljen, mire vonatkozik, és mennyit fizettek már ki.

Mikor és hogyan küldd el a számlát

Küldd el a számlát, amint a munka elkészült, vagy az egyeztetett szakaszban. Minél tovább vársz vele, annál tovább vársz a pénzre is, ráadásul a késve érkező számla azt üzeni az ügyfélnek, hogy nem figyelsz oda a pénzügyeidre.

Kisvállalkozásoknál az a megszokott, hogy a számlát PDF-mellékletként e-mailben küldik. A PDF minden eszközön megőrzi az elrendezést, és véletlenül sem lehet átírni. Helyszíni munkánál a telefonodról is megoszthatod a PDF-et, mielőtt eljössz. Minden elküldött számláról tarts meg egy példányt sorrendben, és jegyezd fel mellé, mikor fizették ki.

Ha még sosem írtál számlát, a lépésenkénti útmutatónk a számlakészítésről végigvezet rajta, a számlaminták pedig kitöltött változatokat mutatnak különböző szakmákhoz és országokhoz.