O que é uma fatura?

A definição curta

Uma fatura é um pedido de pagamento por escrito. Ela lista os produtos ou serviços que você forneceu, o preço de cada um, os impostos, se houver, o total e a data de vencimento. Você a envia depois de concluir o trabalho ou entregar a mercadoria (ou em uma etapa combinada de um projeto mais longo), e o cliente paga com base nela.

Para você, a fatura é o registro de uma venda. É com ela que você acompanha quem lhe deve dinheiro e, mais tarde, ela comprova a receita informada na sua declaração de impostos. Para o cliente, é o registro de uma compra: o contador dele arquiva o documento e, se for uma empresa, pode precisar dele para recuperar impostos pagos.

Fatura não é o mesmo que orçamento ou estimativa (um preço oferecido antes do trabalho, que o cliente pode aceitar ou recusar), nem o mesmo que recibo (a prova de que o pagamento já foi feito). A ordem costuma ser: orçamento, fatura e recibo. Nosso guia sobre fatura x recibo aprofunda essa última etapa.

O que deve constar em uma fatura

As regras exatas dependem do seu país e de você ser ou não registrado para cobrar um imposto sobre vendas, como o VAT ou o GST. Quase toda fatura, em qualquer lugar, traz estas partes:

• A palavra “Fatura” no topo, para ninguém confundir com um orçamento.
• Um número de fatura único. Assim você e o cliente se referem a uma cobrança específica sem confusão. Veja como numerar faturas.
• A data da fatura e, se for diferente, a data em que você fez o trabalho ou entregou a mercadoria.
• Seus dados: nome da empresa (ou o seu próprio nome), endereço, e-mail ou telefone e qualquer número fiscal ou de registro que você precise informar.
• Os dados do cliente: nome ou razão social e endereço.
• Os itens: uma descrição clara de cada produto ou serviço, a quantidade, o preço unitário e o valor total da linha.
• Os impostos, em uma linha separada com a alíquota, se você cobrar.
• O valor total devido, com a moeda indicada.
• As condições de pagamento: a data de vencimento (ou prazos como Net 30) e como você quer receber: dados bancários, usuário do Zelle, endereço do PayPal.

Opcional, mas útil: o número do pedido de compra (PO) do cliente, uma observação curta, as condições para pagamento em atraso combinadas previamente e o seu logotipo.

Entendendo o exemplo, parte por parte

A fatura ao lado deste artigo é de um pequeno estúdio de design para um consultório odontológico. Veja por que cada elemento está ali.

1. INV-0218 é o número da fatura. O estúdio já emitiu 217 faturas antes desta, e a próxima será a INV-0219.
2. A data de emissão e a data de vencimento. O prazo é de 14 dias, então a data de vencimento aparece impressa para o cliente. Escrever uma data real evita discussões do tipo “14 dias a partir de quando?”.
3. PO 5531 é a referência interna do cliente. Clientes maiores muitas vezes se recusam a pagar uma fatura sem o número do pedido de compra, porque o financeiro deles confere um documento com o outro.
4. Os blocos “De” e “Para” identificam as duas partes com nome completo e endereço. Se o contador do cliente tiver dúvidas daqui a seis meses, vai saber para quem ligar.
5. Três itens, todos específicos: “Design de folheto, 6 páginas” diz muito mais do que “Trabalho de design”. A linha de revisão mostra 3 horas a $75, para o cliente conferir a conta.
6. Sem linha de imposto. Este exemplo não tem imposto sobre vendas porque o estúdio não o cobra neste serviço. Nos EUA, cobrar ou não o sales tax depende do estado e do que você vende, então confirme com o órgão de receita do seu estado.
7. Total: $1,515.00, com as formas de pagamento e o pedido para informar o número da fatura. Essa última linha poupa você de ter que adivinhar a qual trabalho pertence cada transferência sem identificação.

Tipos de fatura que você vai encontrar

Fatura padrão

A do dia a dia: o trabalho foi feito ou a mercadoria entregue, agora é hora de pagar. Quase todo este artigo trata dela.

Fatura pró-forma

Uma prévia da fatura futura, enviada antes de a venda ser fechada. Importadores a usam para providenciar o desembaraço aduaneiro ou um pagamento bancário, e alguns clientes precisam dela para aprovar a compra internamente. Parece uma fatura, mas não é uma cobrança e normalmente não vale como documento fiscal. Quando a venda acontece, você emite uma fatura normal. O Duebolt pode gerar uma fatura pró-forma com sua própria série de numeração.

Nota de crédito

A nota de crédito reduz ou cancela uma fatura que você já enviou, por exemplo após uma devolução, uma cobrança a mais ou um trabalho cancelado. Em vez de apagar ou editar a fatura antiga, você emite uma nota de crédito que faz referência ao número dela, para que seus registros continuem batendo. O Duebolt não tem um documento separado de nota de crédito, então pergunte ao seu contador como ele prefere que as correções sejam registradas.

Fatura recorrente

A mesma cobrança enviada periodicamente: uma mensalidade fixa, um contrato de limpeza semanal, um plano de manutenção anual. Cada uma continua sendo uma fatura separada, com número e data próprios; só o conteúdo se repete.

Faturas parciais e fatura final

Em trabalhos longos, você pode faturar por etapas: um sinal, uma fatura de andamento na metade do projeto e uma fatura final com o saldo. Cada fatura parcial deve dizer o que cobre e quanto já foi pago.

Quando e como enviar uma fatura

Envie a fatura assim que o trabalho terminar, ou na etapa combinada. Quanto mais você demora para faturar, mais demora para receber, e uma fatura atrasada também passa ao cliente a impressão de que você não acompanha suas contas de perto.

Para pequenos negócios, o normal é mandar por e-mail com um PDF anexo. O PDF mantém o layout em qualquer aparelho e não pode ser editado por acidente. Em atendimentos no local ou no balcão, você pode compartilhar o PDF pelo celular antes de ir embora. Guarde uma cópia de cada fatura enviada, em ordem, com uma anotação de quando foi paga.

Se você nunca fez uma, nosso passo a passo sobre como fazer uma fatura explica tudo, e os exemplos de fatura mostram versões preenchidas para diferentes profissões e países.