Što je račun?

Kratka definicija

Račun je pisani zahtjev za plaćanje. Na njemu su navedeni isporučena roba ili usluge, cijena svake stavke, eventualni porez, ukupan iznos i datum do kojeg novac treba platiti. Šaljete ga nakon što je posao obavljen ili roba isporučena (ili u dogovorenoj fazi dužeg posla), a kupac plaća prema njemu.

Za vas je račun zapis o prodaji. Pomoću njega pratite tko vam duguje novac, a kasnije on potkrepljuje prihode u vašoj poreznoj prijavi. Za kupca je to zapis o kupnji: njegov knjigovođa ga arhivira, a poslovnom kupcu može trebati i da bi ostvario povrat plaćenog poreza.

Račun nije isto što i ponuda ili procjena troškova (cijena ponuđena prije početka posla, koju kupac može prihvatiti ili odbiti), a nije ni potvrda o uplati (dokaz da je novac već stigao). Redoslijed je obično ovakav: ponuda, zatim račun, pa potvrda o uplati. Posljednjem koraku detaljnije se bavi naš vodič račun i potvrda o uplati.

Što sve ide na račun

Točna pravila ovise o državi i o tome jeste li u sustavu PDV-a ili sličnog poreza, poput GST-a. Gotovo svaki račun, bilo gdje u svijetu, ipak sadrži ove dijelove:

• Riječ „Račun” na vrhu, da ga nitko ne zamijeni s ponudom.
• Jedinstveni broj računa. Uz njega se vi i klijent bez zabune pozivate na točno jedan račun. Pogledajte kako numerirati račune.
• Datum računa i, ako se razlikuje, datum kad ste obavili posao ili isporučili robu.
• Vaši podaci: naziv obrta ili tvrtke (ili vaše ime), adresa, e-mail ili telefon te svaki porezni ili registracijski broj koji morate navesti.
• Podaci kupca: ime ili naziv tvrtke i adresa.
• Stavke: jasan opis svakog proizvoda ili usluge, količina, jedinična cijena i iznos stavke.
• Porez, u zasebnom retku sa stopom, ako ga obračunavate.
• Ukupno za platiti, u navedenoj valuti.
• Uvjeti plaćanja: datum dospijeća (ili uvjeti poput Net 30) i način plaćanja: bankovni podaci, Zelle, PayPal adresa.

Nije obavezno, ali je korisno: broj narudžbenice klijenta (PO), kratka napomena, unaprijed dogovoreni uvjeti za kašnjenje s plaćanjem i vaš logotip.

Primjer računa, dio po dio

Račun pokraj ovog članka izdao je mali dizajnerski studio stomatološkoj ordinaciji. Evo zašto je svaki dio ondje.

1. INV-0218 je broj računa. Studio je prije ovoga izdao 217 računa, a sljedeći će biti INV-0219.
2. Datum izdavanja i datum dospijeća. Rok plaćanja je 14 dana, pa je datum dospijeća otisnut za klijenta. Stvarni datum sprječava rasprave tipa „14 dana od kada?”.
3. PO 5531 je vlastita oznaka narudžbe klijenta. Veći klijenti često odbijaju platiti račun bez broja narudžbenice jer ih njihovo računovodstvo uparuje.
4. Blokovi Od i Za navode obje strane punim imenom i adresom. Ako klijentov računovođa za šest mjeseci bude imao pitanje, znat će koga nazvati.
5. Tri stavke, svaka konkretna: „Dizajn brošure, 6 stranica” govori puno više od „Dizajnerski radovi”. Stavka izmjena pokazuje 3 sata po $75, pa klijent može provjeriti izračun.
6. Nema retka s porezom. U ovom primjeru nema poreza na promet jer ga studio na ovu uslugu ne obračunava. Hoćete li obračunavati porez na promet, ovisi o saveznoj državi i o tome što prodajete, pa provjerite kod porezne uprave svoje savezne države.
7. Ukupno: $1,515.00, uz načine plaćanja i molbu da se navede broj računa. Taj posljednji redak štedi vas od pogađanja kojem poslu pripada anonimna bankovna uplata.

Vrste računa na koje ćete naići

Obični račun

Svakodnevni slučaj: posao je obavljen ili roba isporučena, sad molimo platite. Većina ovog članka opisuje upravo njega.

Predračun

Pregled budućeg računa koji se šalje prije nego što je prodaja konačna. Uvoznici ga koriste za carinu ili bankovno plaćanje, a nekim klijentima treba da bi interno odobrili kupnju. Izgleda kao račun, ali nije zahtjev za plaćanje i obično se ne smatra poreznim računom. Kad se prodaja ostvari, izdajete običan račun. Duebolt može izraditi predračun s vlastitim nizom brojeva.

Odobrenje

Odobrenje (knjižno odobrenje) smanjuje ili poništava račun koji ste već poslali, primjerice nakon povrata robe, prevelikog obračuna ili otkazanog posla. Umjesto da stari račun brišete ili mijenjate, izdajete odobrenje koje se poziva na njegov broj, tako da vaša evidencija i dalje odgovara. Duebolt nema zaseban dokument za odobrenje, pa pitajte svog knjigovođu kako želi da se ispravci evidentiraju.

Ponavljajući račun

Isti račun koji se šalje po rasporedu: mjesečni paušal, tjedni ugovor o čišćenju, godišnji plan održavanja. Svaki je i dalje zaseban račun s vlastitim brojem i datumom; ponavlja se samo sadržaj.

Privremeni i okončani račun

Kod dužih poslova možete naplaćivati u fazama: predujam, privremeni račun na pola posla i okončani račun za ostatak. Na svakom računu za pojedinu fazu treba pisati što obuhvaća i što je već plaćeno.

Kada i kako poslati račun

Pošaljite račun čim je posao gotov ili u dogovorenoj fazi. Što dulje čekate vi, dulje čekate i na novac, a račun poslan sa zakašnjenjem klijentu usto govori da ne pratite pomno svoje financije.

Za male poduzetnike standard je e-mail s računom u PDF-u u privitku. PDF zadržava izgled na svakom uređaju i ne može se slučajno izmijeniti. Kad radite na terenu, PDF možete poslati s mobitela prije nego što odete s posla. Čuvajte kopiju svakog poslanog računa, redom, uz bilješku o tome kada je plaćen.

Ako račun nikad niste pisali, naš vodič korak po korak kako napraviti račun provest će vas kroz postupak, a primjeri računa pokazuju ispunjene račune za različite djelatnosti i države.