Was ist eine Rechnung?

Die Kurzdefinition

Eine Rechnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung. Sie führt die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen auf, den Preis für jede Position, gegebenenfalls die Steuer, den Gesamtbetrag und das Datum, bis zu dem das Geld fällig ist. Sie schicken sie, wenn die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert ist (oder zu einem vereinbarten Zeitpunkt bei einem längeren Auftrag), und der Kunde bezahlt auf ihrer Grundlage.

Für Sie ist die Rechnung der Beleg für einen Verkauf. Mit ihr behalten Sie im Blick, wer Ihnen Geld schuldet, und später belegt sie die Einnahmen in Ihrer Steuererklärung. Für Ihren Kunden ist sie der Beleg für einen Einkauf: Seine Buchhaltung legt sie ab, und ein gewerblicher Kunde braucht sie unter Umständen, um die gezahlte Steuer geltend zu machen.

Eine Rechnung ist weder ein Angebot bzw. Kostenvoranschlag (ein Preis, der vor der Arbeit genannt wird und den der Kunde annehmen oder ablehnen kann) noch eine Quittung (der Nachweis, dass die Zahlung bereits eingegangen ist). Die übliche Reihenfolge lautet also: Angebot, dann Rechnung, dann Quittung. Unser Ratgeber zu Rechnung und Quittung geht auf den letzten Schritt genauer ein.

Was auf eine Rechnung gehört

Die genauen Vorschriften hängen von Ihrem Land ab und davon, ob Sie für eine Umsatzsteuer wie die VAT oder GST registriert sind. Fast jede Rechnung, egal wo, enthält diese Bestandteile:

• Das Wort „Rechnung“ oben, damit niemand sie mit einem Angebot verwechselt.
• Eine eindeutige Rechnungsnummer. So können Sie und Ihr Kunde sich ohne Missverständnisse auf eine bestimmte Rechnung beziehen. Siehe Rechnungen richtig nummerieren.
• Das Rechnungsdatum und, falls abweichend, das Datum der Leistung oder Lieferung.
• Ihre Angaben: Firmenname (oder Ihr eigener Name), Anschrift, E-Mail oder Telefon sowie jede Steuer- oder Registernummer, die Sie angeben müssen.
• Die Angaben des Kunden: Name bzw. Firmenname und Anschrift.
• Rechnungspositionen: eine klare Beschreibung jedes Produkts oder jeder Leistung, Menge, Einzelpreis und Positionsbetrag.
• Die Steuer als eigene Zeile mit Steuersatz, falls Sie Steuer berechnen.
• Der fällige Gesamtbetrag mit Angabe der Währung.
• Zahlungsbedingungen: das Fälligkeitsdatum (oder eine Angabe wie Net 30) und wie man Sie bezahlt: Bankverbindung, Zelle-Kennung, PayPal-Adresse.

Optional, aber nützlich: die Bestellnummer (PO) des Kunden, eine kurze Notiz, vorab vereinbarte Verzugsregelungen und Ihr Logo.

Das Beispiel Punkt für Punkt

Die Rechnung neben diesem Artikel stammt von einem kleinen Designstudio und ist an eine Zahnarztpraxis gerichtet. So erklärt sich jeder Bestandteil.

1. INV-0218 ist die Rechnungsnummer. Das Studio hat vorher bereits 217 Rechnungen verschickt, die nächste wird INV-0219.
2. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage, deshalb steht das Fälligkeitsdatum ausdrücklich für den Kunden auf der Rechnung. Ein konkretes Datum erspart Diskussionen nach dem Motto „14 Tage ab wann?“.
3. PO 5531 ist die eigene Referenz des Kunden. Größere Kunden zahlen eine Rechnung oft nicht ohne ihre Bestellnummer, weil ihre Buchhaltung beides miteinander abgleicht.
4. Die Absender- und Empfängerangaben nennen beide Seiten vollständig mit Anschrift. Hat die Steuerberaterin des Kunden in sechs Monaten eine Frage, weiß sie, wen sie anrufen muss.
5. Drei Rechnungspositionen, jede konkret: „Broschürendesign, 6 Seiten“ sagt weit mehr als „Designarbeiten“. Die Korrekturzeile zeigt 3 Stunden zu je 75 $, sodass der Kunde nachrechnen kann.
6. Keine Steuerzeile. In diesem Beispiel fällt keine Sales Tax an, weil das Studio sie auf diese Leistung nicht berechnet. Ob Sie in den USA Sales Tax berechnen müssen, hängt vom Bundesstaat und von dem ab, was Sie verkaufen; fragen Sie also bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaats nach.
7. Gesamtbetrag: 1.515,00 $, dazu die Zahlungswege und die Bitte, die Rechnungsnummer anzugeben. Diese letzte Zeile erspart Ihnen das Rätselraten, welche anonyme Überweisung zu welchem Auftrag gehört.

Rechnungsarten, die Ihnen begegnen

Standardrechnung

Die ganz normale Rechnung: Arbeit erledigt oder Ware geliefert, bitte zahlen. Um sie geht es im größten Teil dieses Artikels.

Proforma-Rechnung

Eine Vorschau auf eine künftige Rechnung, verschickt, bevor der Verkauf endgültig ist. Importeure nutzen sie für die Zollabwicklung oder eine Bankzahlung, und manche Kunden brauchen sie, um einen Einkauf intern freigeben zu lassen. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Zahlungsaufforderung und gilt in der Regel nicht als steuerliche Rechnung. Kommt der Verkauf zustande, stellen Sie eine normale Rechnung aus. Mit Duebolt können Sie eine Proforma-Rechnung mit eigenem Nummernkreis erstellen.

Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur

Eine Stornorechnung (englisch „credit note“, umgangssprachlich oft Gutschrift genannt) mindert oder storniert eine bereits verschickte Rechnung, etwa nach einer Rücksendung, einem zu hohen Betrag oder einem abgesagten Auftrag. Statt die alte Rechnung zu löschen oder zu ändern, stellen Sie eine Stornorechnung aus, die sich auf deren Nummer bezieht, damit Ihre Buchhaltung stimmig bleibt. Duebolt bietet kein eigenes Dokument für Stornorechnungen an; fragen Sie daher Ihre Steuerberatung, wie Korrekturen erfasst werden sollen.

Wiederkehrende Rechnung

Dieselbe Rechnung in festen Abständen: eine monatliche Pauschale, ein wöchentlicher Reinigungsvertrag, ein jährlicher Wartungsvertrag. Jede ist trotzdem eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Datum; nur der Inhalt wiederholt sich.

Abschlags- und Schlussrechnung

Bei längeren Aufträgen können Sie in Etappen abrechnen: eine Anzahlung, eine Abschlagsrechnung zur Halbzeit und eine Schlussrechnung über den Restbetrag. Jede Teilrechnung sollte angeben, was sie abdeckt und was bereits bezahlt wurde.

Wann und wie Sie eine Rechnung verschicken

Schicken Sie die Rechnung, sobald die Arbeit erledigt ist oder die vereinbarte Etappe erreicht ist. Je später Sie die Rechnung schreiben, desto später kommt Ihr Geld, und eine verspätete Rechnung signalisiert dem Kunden außerdem, dass Sie Ihre Finanzen nicht genau im Blick haben.

Kleine Unternehmen verschicken Rechnungen üblicherweise als PDF-Anhang per E-Mail. Ein PDF behält Ihr Layout auf jedem Gerät bei und lässt sich nicht versehentlich ändern. Bei Arbeiten vor Ort können Sie das PDF direkt vom Handy verschicken, bevor Sie gehen. Bewahren Sie von jeder verschickten Rechnung eine Kopie auf, in der richtigen Reihenfolge und mit einem Vermerk, wann sie bezahlt wurde.

Wenn Sie noch nie eine Rechnung geschrieben haben, führt Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung Rechnung schreiben durch den Ablauf, und die Rechnungsbeispiele zeigen ausgefüllte Rechnungen für verschiedene Branchen und Länder.