Rechnungsnummer: So nummerieren Sie Ihre Rechnungen

Warum Rechnungsnummern wichtig sind

Über die Nummer findet jeder eine Rechnung unter Hunderten wieder. Die Buchhaltung Ihres Kunden ordnet damit die Zahlung zu, Sie sehen damit, welche Rechnungen noch offen sind, und ein Betriebsprüfer prüft anhand einer lückenlosen Reihe, dass in Ihren Büchern keine Umsätze fehlen.

Wegen dieses letzten Punkts legen die Vorschriften Wert auf zwei Dinge: Jede Nummer muss eindeutig sein (keine zwei Rechnungen haben dieselbe), und die Nummern sollten einer fortlaufenden Reihe folgen, die Sie erklären können. Eine Lücke ohne Erklärung sieht aus wie eine fehlende Rechnung, und eine fehlende Rechnung sieht aus wie verschwiegene Einnahmen.

Gängige Nummernformate

Entscheiden Sie sich für ein Format und bleiben Sie dabei. Jedes davon funktioniert, solange jede Nummer eindeutig und die Reihenfolge klar ist.

Ein paar praktische Hinweise:

• Füllen Sie mit Nullen auf (0047 statt 47), damit die Nummern in einem Ordner oder einer Tabelle richtig sortiert werden.
• Beginnen Sie nicht mit 0001, wenn Sie nicht wie ein Neuling wirken möchten. Ein Start bei 1001 oder 2026-100 ist in Ordnung, solange Sie von dort aus hochzählen.
• Jahresbasierte Nummern beginnen jeden Januar neu. Das ist zulässig, weil der Jahresteil jede Nummer eindeutig hält. Das Beispiel neben diesem Artikel, 2026-047, ist die 47. Rechnung des Jahres 2026.
• Kundenkürzel machen die Historie jedes Kunden leicht lesbar, Sie sollten aber trotzdem alle Rechnungen in der Reihenfolge ihrer Ausstellung auflisten können. Bei mehr als einer Handvoll Kunden ist eine einzige durchlaufende Reihe einfacher.

Was die Vorschriften sagen

Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land, informieren Sie sich also bei Ihrer eigenen Steuerbehörde. Zwei Beispiele, die wir geprüft haben:

• Vereinigtes Königreich. Laut gov.uk sollte jede Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer haben. Für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen schreibt der VAT-Leitfaden von HMRC (Notice 700) vor, dass eine vollständige VAT-Rechnung „eine fortlaufende Nummer, basierend auf einer oder mehreren Reihen, die das Dokument eindeutig identifiziert“ enthalten muss.
• EU. Die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der EU (2006/112/EG, Artikel 226) formuliert es für Rechnungen mit Umsatzsteuer genauso: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Jedes Land überführt dies in sein eigenes Recht, manche ergänzen Details.

Beachten Sie die Formulierung „eine oder mehrere Reihen“. Sie dürfen getrennte Reihen führen, zum Beispiel eine pro Geschäft oder eine pro Jahr, solange jede Reihe für sich hochzählt und keine Nummer zweimal vorkommt.

Außerhalb des Vereinigten Königreichs und der EU sind die Regeln unterschiedlich, aber eine eindeutige Nummer auf jeder Rechnung wird fast überall erwartet, und Steuerberater wie Kunden setzen sie voraus.

Lücken, stornierte Rechnungen und Fehler

Es läuft nicht immer alles glatt. So gehen Sie mit den üblichen Fällen um, ohne Ihre Reihe zu unterbrechen:

• Sie haben einen Fehler auf einer noch nicht verschickten Rechnung gemacht. Korrigieren Sie ihn vor dem Versand. Die Nummer bleibt dieselbe.
• Sie haben eine fehlerhafte Rechnung verschickt. Löschen Sie sie nicht und verwenden Sie ihre Nummer nicht stillschweigend erneut. Stellen Sie eine Korrektur aus: meist eine Stornorechnung, die die falsche Rechnung aufhebt (mit Verweis auf deren Nummer), dann eine neue Rechnung mit der nächsten Nummer Ihrer Reihe.
• Ein Auftrag wurde nach der Rechnungsstellung abgesagt. Gleiches Vorgehen: Stornieren Sie die Rechnung per Stornorechnung und bewahren Sie beide Dokumente auf.
• Eine Nummer wurde versehentlich übersprungen (Ihre Software ist gesprungen, oder Sie haben nach 0047 die 0049 eingetippt). Füllen Sie die Lücke nicht nachträglich mit einer späteren Rechnung. Vermerken Sie kurz in Ihren Unterlagen, dass die Nummer nie verwendet wurde und warum.
• Sie haben eine Rechnung vor dem Versand verworfen. Bewahren Sie sie mit dem Vermerk „ungültig“ in Ihren Unterlagen auf, statt sie zu löschen.

Ziel ist, dass jeder, der Ihre Liste ansieht, jede Nummer nachvollziehen kann. Ihre Steuerberatung hat vielleicht eine bevorzugte Methode für Korrekturen; fragen Sie einmal nach und machen Sie es dann jedes Mal genauso.

Wo die Nummer hingehört und wie Kunden sie nutzen

Setzen Sie die Rechnungsnummer oben neben das Rechnungsdatum, wo die Buchhaltung des Kunden zuerst hinschaut. Bitten Sie den Kunden dann, sie bei der Zahlung anzugeben: „Bitte geben Sie 2026-047 als Verwendungszweck an.“ Geht das Geld ein, verrät Ihnen der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug genau, welche Rechnung damit beglichen ist, selbst wenn ein Kunde drei offene Rechnungen mit ähnlichen Beträgen hat.

Verwenden Sie die Nummer auch überall sonst:

• im Betreff, wenn Sie die Rechnung per E-Mail schicken („Rechnung 2026-047 von Liffey Pixel Studio“)
• in jeder Zahlungserinnerung, damit der Kunde sie in Sekunden in seinem System findet
• auf der Quittung oder Zahlungsbestätigung, neben der eigenen Nummer der Quittung
• in Ihren Dateinamen (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), damit Ihr Ordner richtig sortiert ist

Halten Sie die Nummer getrennt von der Referenz des Kunden. Größere Kunden geben Ihnen oft eine Bestellnummer (PO) oder einen Projektcode, wie „GW-12“ im Beispiel. Diese gehört in ein eigenes Feld. Sie bezeichnet die Bestellung des Kunden, Ihre Rechnungsnummer dagegen Ihre Rechnung.

So funktioniert die Nummerierung in Duebolt

Duebolt zählt für Sie hoch, und jede Dokumentart hat ihren eigenen Nummernkreis: Rechnungen beginnen bei INV-0001, Quittungen bei RCT-0001, Kostenvoranschläge bei EST-0001, Angebote bei QTE-0001 und Proforma-Rechnungen bei PRO-0001. Ein Angebot verbraucht also nie eine Rechnungsnummer.

Lieber Ihr eigenes Format? Tragen Sie es einmal in das Nummernfeld ein, zum Beispiel 2026-047 oder GRW-015, und das nächste Dokument dieser Art macht dort weiter: 2026-048, GRW-016. Nummern, die auf Ziffern enden, zählen hoch; Ihr Präfix bleibt so, wie Sie es eingegeben haben.

Sie schreiben Ihre erste Rechnung? Die Schritte finden Sie unter Rechnung schreiben. Für Quittungen und ihren eigenen Nummernkreis siehe den Quittungsgenerator.