Zo nummer je je facturen

Waarom factuurnummers belangrijk zijn

Met het nummer vindt iedereen één factuur terug tussen honderden andere. De administratie van je klant koppelt er de betaling mee, jij ziet ermee welke facturen nog openstaan, en een belastinginspecteur controleert aan de hand van een ononderbroken reeks of er geen verkopen in je boeken ontbreken.

Dat laatste is de reden dat de regels op twee dingen letten: elk nummer moet uniek zijn (geen twee facturen met hetzelfde nummer) en de nummers moeten een reeks volgen die je kunt uitleggen. Een gat zonder verklaring ziet eruit als een ontbrekende factuur, en een ontbrekende factuur ziet eruit als verzwegen inkomsten.

Gangbare nummerformaten

Kies één formaat en houd je eraan. Elk van deze formaten werkt, zolang elk nummer uniek is en de volgorde duidelijk.

Een paar praktische tips:

• Vul aan met nullen (0047, niet 47), zodat de nummers goed sorteren in een map of spreadsheet.
• Begin niet bij 0001 als je liever niet als beginner overkomt. Beginnen bij 1001 of 2026-100 is prima, zolang je vanaf daar optelt.
• Nummers per jaar beginnen elke januari opnieuw. Dat mag, omdat het jaartal elk nummer uniek houdt. Het voorbeeld naast dit artikel, 2026-047, is de 47e factuur van 2026.
• Klantcodes maken de geschiedenis per klant makkelijk leesbaar, maar je moet nog steeds alle facturen in volgorde van uitgifte kunnen tonen. Heb je meer dan een handvol klanten, dan is één doorlopende reeks eenvoudiger.

Wat de regels zeggen

De regels verschillen per land, dus raadpleeg je eigen belastingdienst. Twee voorbeelden die we hebben gecontroleerd:

• VK. Volgens gov.uk hoort elke factuur een uniek identificatienummer te hebben. Voor btw-geregistreerde bedrijven (VAT) zegt de btw-gids van HMRC (Notice 700) dat een volledige btw-factuur ‘een volgnummer op basis van een of meer reeksen dat het document uniek identificeert’ moet bevatten.
• EU. De Europese btw-richtlijn (2006/112/EG, artikel 226) gebruikt dezelfde formulering voor btw-facturen: een volgnummer, op basis van een of meer reeksen, waarmee de factuur uniek wordt geïdentificeerd. Elk land neemt dit op in zijn eigen wetgeving, en sommige voegen details toe.

Let op de woorden ‘een of meer reeksen’. Je mag aparte reeksen bijhouden, bijvoorbeeld één per winkel of één per jaar, zolang elke reeks op zichzelf oploopt en geen enkel nummer twee keer voorkomt.

Buiten het VK en de EU verschillen de regels, maar een uniek nummer op elke factuur wordt bijna overal verwacht, en accountants en klanten gaan daar ook van uit.

Gaten, vervallen facturen en fouten

Er gaat weleens iets mis. Zo pak je de gebruikelijke gevallen aan zonder je reeks te breken:

• Je hebt een fout gemaakt op een factuur die je nog niet hebt verstuurd. Verbeter die voor het versturen. Het nummer blijft hetzelfde.
• Je hebt een factuur met een fout verstuurd. Verwijder hem niet en gebruik het nummer niet stilletjes opnieuw. Maak een correctie: meestal een creditfactuur die de foute factuur ongedaan maakt (met verwijzing naar het nummer), en daarna een nieuwe factuur met het volgende nummer in je reeks.
• Een klus is geannuleerd nadat je al had gefactureerd. Zelfde aanpak: annuleer de factuur met een creditfactuur en bewaar beide documenten in je administratie.
• Een nummer is per ongeluk overgeslagen (je software sprong door, of je typte 0049 na 0047). Vul het gat niet achteraf op met een latere factuur. Noteer kort in je administratie dat het nummer nooit is gebruikt, en waarom.
• Je hebt een factuur ongeldig gemaakt voordat je hem verstuurde. Bewaar hem, gemarkeerd als ‘vervallen’, in je administratie in plaats van hem te verwijderen.

Het doel is dat iedereen die je lijst bekijkt, elk nummer kan verklaren. Je boekhouder heeft misschien een voorkeursmethode voor correcties; vraag het één keer en doe het daarna elke keer op dezelfde manier.

Waar het nummer komt en hoe klanten het gebruiken

Zet het factuurnummer bovenaan, naast de factuurdatum, waar de administratie van de klant als eerste kijkt. Vraag de klant vervolgens om het bij de betaling te vermelden: ‘Vermeld 2026-047 als betalingskenmerk.’ Als het geld binnenkomt, zie je aan het kenmerk op je bankafschrift precies welke factuur ermee is voldaan, ook als één klant drie openstaande facturen met vergelijkbare bedragen heeft.

Gebruik het nummer ook overal elders:

• in de onderwerpregel als je de factuur mailt (‘Factuur 2026-047 van Liffey Pixel Studio’)
• in elke herinnering, zodat de klant hem binnen een paar seconden in zijn systeem vindt
• op de kwitantie of betalingsbevestiging, naast het eigen nummer van de kwitantie
• in je bestandsnamen (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), zodat je map op volgorde staat

Houd het nummer gescheiden van de eigen referentie van de klant. Grotere klanten geven je vaak een inkoopordernummer (PO) of projectcode, zoals ‘GW-12’ in het voorbeeld. Dat hoort in een eigen veld. Het identificeert hun bestelling, terwijl jouw factuurnummer jouw factuur identificeert.

Zo werkt nummeren in Duebolt

Duebolt telt voor je op, en elk soort document heeft een eigen reeks: facturen beginnen bij INV-0001, kwitanties bij RCT-0001, prijsopgaven bij EST-0001, offertes bij QTE-0001 en pro-formafacturen bij PRO-0001. Een offerte maken kost dus nooit een factuurnummer.

Liever je eigen formaat? Typ het één keer in het nummerveld, bijvoorbeeld 2026-047 of GRW-015, en het volgende document van dat soort gaat daar verder: 2026-048, GRW-016. Nummers die op cijfers eindigen, tellen op; je voorvoegsel blijft zoals je het hebt ingetypt.

Maak je je eerste factuur? De stappen staan in een factuur maken. Voor kwitanties met een eigen reeks: zie de kwitantiegenerator.