Cara membuat nomor invoice

Mengapa nomor invoice penting

Nomor adalah cara setiap orang menemukan satu invoice di antara ratusan lainnya. Tim keuangan klien memakainya untuk mencocokkan pembayaran, Anda memakainya untuk melihat invoice mana yang belum dibayar, dan pemeriksa pajak memakai urutan yang tidak terputus untuk memastikan tidak ada penjualan yang hilang dari pembukuan Anda.

Poin terakhir itulah alasan aturan berfokus pada dua hal: setiap nomor harus unik (tidak ada dua invoice dengan nomor yang sama) dan nomornya harus mengikuti urutan yang bisa Anda jelaskan. Nomor yang melompat tanpa penjelasan terlihat seperti invoice yang hilang, dan invoice yang hilang terlihat seperti penghasilan yang disembunyikan.

Format penomoran yang umum

Pilih satu format dan konsistenlah. Format mana pun bisa dipakai selama setiap nomor unik dan urutannya jelas.

Beberapa tips praktis:

• Tambahkan nol di depan (0047, bukan 47) agar nomor terurut dengan benar di folder atau spreadsheet.
• Tidak perlu mulai dari 0001 jika tidak ingin terlihat baru. Mulai dari 1001 atau 2026-100 juga boleh, asalkan Anda terus menaikkannya dari situ.
• Nomor berbasis tahun dimulai ulang setiap Januari. Ini diperbolehkan karena bagian tahun membuat setiap nomor tetap unik. Contoh di samping artikel ini, 2026-047, adalah invoice ke-47 di tahun 2026.
• Kode klien membuat riwayat setiap klien mudah dibaca, tetapi Anda tetap harus bisa menampilkan semua invoice sesuai urutan terbitnya. Jika klien Anda lebih dari segelintir, satu urutan berjalan lebih sederhana.

Apa kata aturannya

Aturan berbeda di setiap negara, jadi periksa ketentuan otoritas pajak Anda sendiri. Dua contoh yang sudah kami periksa:

• Inggris. Menurut gov.uk, setiap invoice harus memiliki nomor identifikasi yang unik. Untuk usaha yang terdaftar VAT, panduan VAT dari HMRC (Notice 700) menyatakan bahwa invoice VAT lengkap wajib memuat “nomor berurutan berdasarkan satu atau lebih seri yang mengidentifikasi dokumen secara unik”.
• Uni Eropa. Direktif VAT UE (2006/112/EC, Pasal 226) memakai rumusan yang sama untuk invoice VAT: nomor berurutan, berdasarkan satu atau lebih seri, yang mengidentifikasi invoice secara unik. Setiap negara anggota menuangkannya ke dalam undang-undangnya sendiri, dan sebagian menambahkan rincian.

Perhatikan frasa “satu atau lebih seri”. Anda boleh menjalankan seri terpisah, misalnya satu per toko atau satu per tahun, asalkan setiap seri naik secara mandiri dan tidak ada nomor yang muncul dua kali.

Di luar Inggris dan UE aturannya beragam, tetapi nomor unik di setiap invoice diharapkan hampir di mana saja, dan itulah yang diasumsikan oleh akuntan maupun klien.

Nomor terlewat, invoice batal, dan kesalahan

Kesalahan bisa terjadi. Berikut cara menangani kasus-kasus umum tanpa merusak urutan nomor Anda:

• Ada kesalahan di invoice yang belum dikirim. Perbaiki sebelum dikirim. Nomornya tetap sama.
• Anda sudah mengirim invoice yang salah. Jangan menghapusnya atau diam-diam memakai ulang nomornya. Terbitkan koreksi: biasanya nota kredit yang membatalkan invoice yang salah (dengan merujuk nomornya), lalu invoice baru dengan nomor berikutnya dalam urutan Anda.
• Pekerjaan dibatalkan setelah invoice dikirim. Caranya sama: batalkan dengan nota kredit dan simpan kedua dokumen dalam arsip Anda.
• Ada nomor yang terlewat tanpa sengaja (software Anda melompat, atau Anda mengetik 0049 setelah 0047). Jangan kembali mengisi celah itu dengan invoice yang lebih baru. Tulis catatan singkat di arsip Anda bahwa nomor tersebut tidak pernah dipakai beserta alasannya.
• Anda membatalkan invoice sebelum dikirim. Simpan dengan tanda “batal” di arsip Anda, jangan dihapus.

Tujuannya agar siapa pun yang melihat daftar Anda bisa menjelaskan setiap nomor. Akuntan Anda mungkin punya cara koreksi yang mereka sukai, jadi tanyakan sekali dan lakukan dengan cara yang sama setiap kali.

Di mana nomor diletakkan, dan bagaimana klien memakainya

Letakkan nomor invoice di bagian atas, di samping tanggal invoice, tempat yang pertama kali dilihat tim keuangan klien. Lalu minta klien memakainya saat membayar: “Mohon cantumkan 2026-047 sebagai keterangan pembayaran.” Ketika uang masuk, keterangan di mutasi rekening memberi tahu Anda dengan tepat invoice mana yang dilunasi, meskipun satu klien punya tiga invoice terbuka dengan nominal mirip.

Gunakan nomor itu di tempat lain juga:

• di subjek email saat mengirim invoice (“Invoice 2026-047 dari Liffey Pixel Studio”)
• di setiap pengingat, agar klien bisa menemukannya di sistem mereka dalam hitungan detik
• di kuitansi atau konfirmasi pembayaran, di samping nomor kuitansi itu sendiri
• di nama file Anda (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), agar folder Anda terurut rapi

Pisahkan nomor invoice dari referensi milik klien. Klien besar sering memberi nomor purchase order (PO) atau kode proyek, seperti “GW-12” dalam contoh. Tulis nomor itu di kolom tersendiri; nomor tersebut mengidentifikasi pesanan mereka, sedangkan nomor invoice Anda mengidentifikasi tagihan Anda.

Cara kerja penomoran di Duebolt

Duebolt menaikkan nomor secara otomatis, dan setiap jenis dokumen punya serinya sendiri: invoice dimulai dari INV-0001, kuitansi dari RCT-0001, estimasi dari EST-0001, penawaran harga dari QTE-0001, dan invoice proforma dari PRO-0001. Membuat penawaran harga tidak pernah memakai jatah nomor invoice.

Lebih suka format sendiri? Ketik sekali di kolom nomor, misalnya 2026-047 atau GRW-015, dan dokumen berikutnya dengan jenis yang sama akan melanjutkan dari situ: 2026-048, GRW-016. Nomor yang diakhiri angka akan naik; prefiks Anda tetap seperti yang Anda ketik.

Membuat invoice pertama? Langkah-langkahnya ada di cara membuat invoice. Untuk kuitansi dan serinya sendiri, lihat generator kuitansi.