Cara menomborkan invois anda

Mengapa nombor invois penting

Dengan nombor itulah semua pihak dapat mencari satu invois dalam ratusan invois. Pasukan akaun pelanggan menggunakannya untuk memadankan bayaran, anda menggunakannya untuk melihat invois mana yang masih belum dibayar, dan pemeriksa cukai menggunakan urutan yang tidak terputus untuk memastikan tiada jualan yang tertinggal daripada buku akaun anda.

Perkara terakhir itulah sebabnya peraturan memberi tumpuan kepada dua perkara: setiap nombor mesti unik (tiada dua invois berkongsi nombor yang sama) dan nombor patut mengikut urutan yang boleh anda jelaskan. Nombor yang tertinggal tanpa penjelasan kelihatan seperti invois yang hilang, dan invois yang hilang kelihatan seperti pendapatan yang disembunyikan.

Format penomboran yang biasa

Pilih satu format dan kekalkannya. Mana-mana format ini boleh digunakan asalkan setiap nombor unik dan urutannya jelas.

Beberapa perkara praktikal:

• Tambah sifar di depan (0047, bukan 47) supaya nombor tersusun dengan betul dalam folder atau hamparan.
• Tidak perlu bermula dengan 0001 jika anda tidak mahu kelihatan baharu. Bermula dengan 1001 atau 2026-100 tidak menjadi masalah, asalkan anda kira naik dari situ.
• Nombor berasaskan tahun bermula semula setiap Januari, dan ini dibenarkan kerana bahagian tahun memastikan setiap nombor kekal unik. Contoh di sebelah artikel ini, 2026-047, ialah invois ke-47 bagi tahun 2026.
• Kod pelanggan memudahkan sejarah setiap pelanggan dibaca, tetapi anda masih patut boleh menyenaraikan semua invois mengikut urutan dikeluarkan. Jika anda ada lebih daripada beberapa pelanggan, satu urutan berterusan lebih mudah.

Apa kata peraturan

Peraturan berbeza mengikut negara, jadi semak dengan pihak berkuasa cukai anda sendiri. Dua contoh yang telah kami semak:

• UK. gov.uk menyatakan setiap invois patut mempunyai nombor pengenalan yang unik. Bagi perniagaan berdaftar VAT, panduan VAT HMRC (Notice 700) menyatakan invois VAT penuh mesti menunjukkan "nombor berurutan berdasarkan satu atau lebih siri yang mengenal pasti dokumen itu secara unik".
• EU. Arahan VAT EU (2006/112/EC, Perkara 226) menggunakan perkataan yang sama bagi invois VAT: nombor berurutan, berdasarkan satu atau lebih siri, yang mengenal pasti invois secara unik. Setiap negara memasukkannya ke dalam undang-undang masing-masing, dan sesetengahnya menambah butiran.

Perhatikan frasa "satu atau lebih siri". Anda dibenarkan menggunakan siri berasingan, contohnya satu bagi setiap kedai atau satu bagi setiap tahun, asalkan setiap siri dikira naik dengan sendirinya dan tiada nombor muncul dua kali.

Di luar UK dan EU, peraturannya berbeza-beza, tetapi nombor unik pada setiap invois dijangka hampir di mana-mana, dan itulah yang diandaikan oleh akauntan dan pelanggan.

Nombor tertinggal, invois batal dan kesilapan

Kesilapan memang boleh berlaku. Berikut ialah cara mengendalikan situasi biasa tanpa memecahkan urutan anda:

• Anda tersilap pada invois yang belum dihantar. Betulkan sebelum menghantar. Nombornya kekal sama.
• Anda menghantar invois yang ada kesilapan. Jangan padam atau guna semula nombornya secara senyap. Keluarkan pembetulan: biasanya nota kredit yang membatalkan invois yang salah (dengan merujuk nombornya), kemudian invois baharu dengan nombor seterusnya dalam urutan anda.
• Kerja dibatalkan selepas anda menghantar invois. Pendekatan yang sama: batalkan dengan nota kredit dan simpan kedua-dua dokumen dalam rekod anda.
• Satu nombor terlangkau secara tidak sengaja (perisian anda melompat, atau anda menaip 0049 selepas 0047). Jangan kembali dan isi nombor itu dengan invois yang kemudian. Tulis nota ringkas dalam rekod anda bahawa nombor itu tidak pernah digunakan dan sebabnya.
• Anda membatalkan invois sebelum menghantarnya. Simpan dalam fail anda dengan tanda "batal", jangan dipadam.

Matlamatnya, sesiapa yang melihat senarai anda boleh menjelaskan setiap nombor. Akauntan anda mungkin ada kaedah pilihan untuk pembetulan, jadi tanya mereka sekali dan lakukan dengan cara yang sama setiap kali.

Di mana letaknya nombor, dan bagaimana pelanggan menggunakannya

Letakkan nombor invois di bahagian atas, di sebelah tarikh invois, tempat pasukan akaun pelanggan melihat dahulu. Kemudian minta pelanggan menggunakannya semasa membayar: "Sila nyatakan 2026-047 sebagai rujukan bayaran." Apabila wang masuk, rujukan pada penyata bank memberitahu anda dengan tepat invois mana yang dijelaskan, walaupun seorang pelanggan ada tiga invois belum dibayar dengan amaun yang hampir sama.

Gunakan nombor itu di tempat lain juga:

• dalam baris subjek apabila anda menghantar invois melalui e-mel ("Invois 2026-047 daripada Liffey Pixel Studio")
• dalam setiap peringatan, supaya pelanggan boleh mencarinya dalam sistem mereka dalam beberapa saat
• pada resit atau pengesahan bayaran, di sebelah nombor resit itu sendiri
• dalam nama fail anda (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), supaya folder anda tersusun mengikut urutan

Asingkan nombor invois daripada rujukan pelanggan sendiri. Pelanggan yang lebih besar selalunya memberi anda nombor pesanan belian (PO) atau kod projek, seperti "GW-12" dalam contoh. Itu diletakkan dalam ruangannya sendiri. Ia mengenal pasti pesanan mereka, manakala nombor invois anda mengenal pasti bil anda.

Cara penomboran berfungsi dalam Duebolt

Duebolt menaikkan nombor secara automatik untuk anda, dan setiap jenis dokumen mempunyai sirinya sendiri: invois bermula dengan INV-0001, resit dengan RCT-0001, anggaran dengan EST-0001, sebut harga dengan QTE-0001 dan invois proforma dengan PRO-0001. Membuat sebut harga tidak akan menggunakan nombor invois.

Lebih suka format sendiri? Taip dalam ruangan nombor sekali, contohnya 2026-047 atau GRW-015, dan dokumen seterusnya bagi jenis itu akan bersambung daripadanya: 2026-048, GRW-016. Nombor yang berakhir dengan digit dikira naik; awalan anda kekal seperti yang anda taip.

Membuat invois pertama? Langkah-langkahnya ada dalam cara membuat invois. Untuk resit dan siri nombornya sendiri, lihat penjana resit.