Fakturanummer: sådan nummererer du dine fakturaer

Hvorfor fakturanumre er vigtige

Nummeret er det, alle bruger til at finde én faktura blandt hundredvis. Kundens bogholderi bruger det til at afstemme betalingen, du bruger det til at se, hvilke fakturaer der stadig er ubetalte, og skattemyndighederne bruger en ubrudt nummerrække til at tjekke, at intet salg mangler i dit regnskab.

Derfor lægger reglerne vægt på to ting: hvert nummer skal være unikt (ingen to fakturaer deler nummer), og numrene skal følge en fortløbende rækkefølge, du kan forklare. Et hul uden forklaring ligner en manglende faktura, og en manglende faktura ligner skjult indkomst.

Almindelige måder at nummerere på

Vælg ét format, og hold fast i det. Alle fungerer, så længe hvert nummer er unikt, og rækkefølgen er tydelig.

Nogle praktiske råd:

• Fyld ud med nuller (0047, ikke 47), så numrene sorteres korrekt i en mappe eller et regneark.
• Start ikke ved 0001, hvis du ikke vil virke ny. Det er fint at starte ved 1001 eller 2026-100, så længe du tæller op derfra.
• Årsbaserede numre starter forfra hver januar, hvilket er tilladt, fordi årstallet gør hvert nummer unikt. Eksemplet ved siden af artiklen, 2026-047, er den 47. faktura i 2026.
• Kundekoder gør hver kundes historik let at overskue, men du skal stadig kunne liste alle fakturaer i den rækkefølge, de er udstedt. Har du mere end en håndfuld kunder, er én samlet fortløbende serie enklere.

Hvad reglerne siger

Reglerne varierer fra land til land, så tjek med din egen skattemyndighed. To eksempler, vi har kontrolleret:

• Storbritannien. Ifølge gov.uk skal hver faktura have et unikt identifikationsnummer. For momsregistrerede virksomheder siger HMRC's momsvejledning (Notice 700), at en fuld momsfaktura skal vise »et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier, der entydigt identificerer dokumentet«.
• EU. EU's momsdirektiv (2006/112/EF, artikel 226) har samme formulering for momsfakturaer: et fortløbende nummer, baseret på en eller flere serier, som entydigt identificerer fakturaen. Hvert land skriver dette ind i sin egen lovgivning, og nogle tilføjer detaljer.

Bemærk udtrykket »en eller flere serier«. Du må gerne have separate serier, for eksempel én pr. butik eller én pr. år, så længe hver serie tæller op for sig, og intet nummer optræder to gange.

Uden for Storbritannien og EU varierer reglerne, men et unikt nummer på hver faktura forventes næsten overalt, og det er det, revisorer og kunder går ud fra.

Huller, annullerede fakturaer og fejl

Der sker fejl. Sådan håndterer du de typiske tilfælde uden at bryde din nummerrække:

• Du har lavet en fejl på en faktura, der ikke er sendt. Ret den, før du sender. Nummeret er det samme.
• Du har sendt en faktura med en fejl. Slet den ikke, og genbrug ikke stille og roligt nummeret. Udsted en rettelse: som regel en kreditnota, der annullerer den forkerte faktura (med henvisning til dens nummer), og derefter en ny faktura med det næste nummer i din serie.
• En opgave blev aflyst, efter du havde faktureret. Samme fremgangsmåde: annullér den med en kreditnota, og gem begge dokumenter i dit regnskab.
• Et nummer blev sprunget over ved en fejl (dit program sprang, eller du skrev 0049 efter 0047). Gå ikke tilbage og fyld hullet med en senere faktura. Skriv en kort note i dit regnskab om, at nummeret aldrig blev brugt, og hvorfor.
• Du annullerede en faktura, før du sendte den. Gem den, mærket »annulleret«, i stedet for at slette den.

Målet er, at enhver, der kigger på din liste, kan redegøre for hvert eneste nummer. Din revisor har måske en foretrukken metode til rettelser, så spørg én gang, og gør det på samme måde hver gang.

Hvor nummeret skal stå, og hvordan kunderne bruger det

Sæt fakturanummeret øverst ved siden af fakturadatoen, hvor kundens bogholderi kigger først. Bed derefter kunden bruge det, når de betaler: »Angiv venligst 2026-047 som betalingsreference.« Når pengene kommer ind, fortæller referencen på dit kontoudtog præcis, hvilken faktura de dækker, også selv om én kunde har tre åbne fakturaer med lignende beløb.

Brug også nummeret alle andre steder:

• i emnelinjen, når du sender fakturaen på e-mail (»Faktura 2026-047 fra Liffey Pixel Studio«)
• i hver påmindelse, så kunden kan finde den i sit system på få sekunder
• på kvitteringen eller betalingsbekræftelsen ved siden af kvitteringens eget nummer
• i dine filnavne (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), så din mappe sorteres i rækkefølge

Hold nummeret adskilt fra kundens egen reference. Større kunder giver dig ofte et indkøbsordrenummer (PO-nummer) eller en projektkode, som »GW-12« i eksemplet. Det skal stå i sit eget felt. Det identificerer deres ordre, mens dit fakturanummer identificerer din faktura.

Sådan virker nummereringen i Duebolt

Duebolt tæller op for dig, og hver dokumenttype har sin egen serie: fakturaer starter ved INV-0001, kvitteringer ved RCT-0001, overslag ved EST-0001, tilbud ved QTE-0001 og proformafakturaer ved PRO-0001. Et tilbud bruger aldrig et fakturanummer.

Vil du hellere have dit eget format? Skriv det i nummerfeltet én gang, for eksempel 2026-047 eller GRW-015, så fortsætter næste dokument af samme type derfra: 2026-048, GRW-016. Numre, der ender på cifre, tæller op; dit præfiks bliver stående, som du skrev det.

Skal du lave din første faktura? Trinene står i sådan laver du en faktura. For kvitteringer og deres egen serie, se kvitteringsgeneratoren.