Πώς να αριθμείτε τα τιμολόγιά σας

Γιατί έχει σημασία ο αριθμός τιμολογίου

Με τον αριθμό βρίσκει κανείς ένα τιμολόγιο ανάμεσα σε εκατοντάδες. Το λογιστήριο του πελάτη τον χρησιμοποιεί για να αντιστοιχίσει την πληρωμή, εσείς για να δείτε ποια τιμολόγια είναι ακόμη ανοιχτά, και ένας φορολογικός ελεγκτής ελέγχει από μια αδιάσπαστη σειρά ότι δεν λείπουν πωλήσεις από τα βιβλία σας.

Αυτό το τελευταίο είναι ο λόγος που οι κανόνες εστιάζουν σε δύο πράγματα: κάθε αριθμός πρέπει να είναι μοναδικός (κανένα τιμολόγιο δεν τον μοιράζεται με άλλο) και οι αριθμοί πρέπει να ακολουθούν μια σειρά που μπορείτε να εξηγήσετε. Ένα κενό χωρίς εξήγηση μοιάζει με τιμολόγιο που λείπει, και ένα τιμολόγιο που λείπει μοιάζει με κρυφό εισόδημα.

Συνηθισμένες μορφές αρίθμησης

Διαλέξτε μία μορφή και μείνετε σε αυτήν. Οποιαδήποτε από αυτές λειτουργεί, αρκεί κάθε αριθμός να είναι μοναδικός και η σειρά σαφής.

Μερικές πρακτικές συμβουλές:

• Συμπληρώστε με μηδενικά (0047, όχι 47), ώστε οι αριθμοί να ταξινομούνται σωστά σε φάκελο ή υπολογιστικό φύλλο.
• Μην ξεκινάτε από το 0001 αν δεν θέλετε να φαίνεστε καινούργιοι. Μπορείτε να ξεκινήσετε από το 1001 ή το 2026-100, αρκεί να συνεχίσετε προς τα πάνω από εκεί.
• Οι αριθμοί με έτος ξεκινούν από την αρχή κάθε Ιανουάριο, κάτι που επιτρέπεται επειδή το τμήμα του έτους κρατά κάθε αριθμό μοναδικό. Το παράδειγμα δίπλα στο άρθρο, 2026-047, είναι το 47ο τιμολόγιο του 2026.
• Οι κωδικοί πελατών κάνουν το ιστορικό κάθε πελάτη ευανάγνωστο, αλλά πρέπει και πάλι να μπορείτε να παραθέσετε όλα τα τιμολόγια με τη σειρά έκδοσης. Αν έχετε περισσότερους από λίγους πελάτες, μια ενιαία συνεχής σειρά είναι πιο απλή.

Τι λένε οι κανόνες

Οι κανόνες διαφέρουν ανά χώρα, οπότε ελέγξτε τι ορίζει η δική σας φορολογική αρχή. Δύο παραδείγματα που έχουμε ελέγξει:

• Ηνωμένο Βασίλειο. Το gov.uk αναφέρει ότι κάθε τιμολόγιο πρέπει να έχει μοναδικό αριθμό ταυτοποίησης. Για επιχειρήσεις εγγεγραμμένες στον ΦΠΑ, ο οδηγός ΦΠΑ της HMRC (Notice 700) ορίζει ότι ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να φέρει «αύξοντα αριθμό, βάσει μίας ή περισσότερων σειρών, που ταυτοποιεί μοναδικά το έγγραφο».
• ΕΕ. Η Οδηγία ΦΠΑ της ΕΕ (2006/112/ΕΚ, άρθρο 226) έχει την ίδια διατύπωση για τα τιμολόγια ΦΠΑ: αύξων αριθμός, βάσει μίας ή περισσότερων σειρών, που ταυτοποιεί μοναδικά το τιμολόγιο. Κάθε χώρα την ενσωματώνει στη δική της νομοθεσία, και ορισμένες προσθέτουν λεπτομέρειες.

Προσέξτε τη φράση «μίας ή περισσότερων σειρών». Επιτρέπεται να τηρείτε ξεχωριστές σειρές, για παράδειγμα μία ανά κατάστημα ή μία ανά έτος, αρκεί κάθε σειρά να αυξάνεται αυτόνομα και κανένας αριθμός να μην εμφανίζεται δύο φορές.

Εκτός Ηνωμένου Βασιλείου και ΕΕ οι κανόνες ποικίλλουν, αλλά ένας μοναδικός αριθμός σε κάθε τιμολόγιο θεωρείται δεδομένος σχεδόν παντού, και αυτό υποθέτουν λογιστές και πελάτες.

Κενά, ακυρωμένα τιμολόγια και λάθη

Τα λάθη συμβαίνουν. Δείτε πώς να χειριστείτε τις συνηθισμένες περιπτώσεις χωρίς να σπάσετε τη σειρά σας:

• Κάνατε λάθος σε τιμολόγιο που δεν έχετε στείλει. Διορθώστε το πριν το στείλετε. Ο αριθμός μένει ίδιος.
• Στείλατε τιμολόγιο με λάθος. Μην το διαγράψετε και μην επαναχρησιμοποιήσετε σιωπηλά τον αριθμό του. Εκδώστε διόρθωση: συνήθως ένα πιστωτικό που ακυρώνει το λανθασμένο τιμολόγιο (με αναφορά στον αριθμό του), και στη συνέχεια νέο τιμολόγιο με τον επόμενο αριθμό της σειράς σας.
• Μια δουλειά ακυρώθηκε αφού την τιμολογήσατε. Ίδια προσέγγιση: ακυρώστε τη με πιστωτικό και κρατήστε και τα δύο έγγραφα στο αρχείο σας.
• Παραλείφθηκε κατά λάθος ένας αριθμός (το πρόγραμμά σας πήδηξε έναν, ή γράψατε 0049 μετά το 0047). Μη γυρίσετε πίσω να καλύψετε το κενό με μεταγενέστερο τιμολόγιο. Γράψτε μια σύντομη σημείωση στο αρχείο σας ότι ο αριθμός δεν χρησιμοποιήθηκε ποτέ και γιατί.
• Ακυρώσατε ένα τιμολόγιο πριν το στείλετε. Κρατήστε το στο αρχείο σας με την ένδειξη «άκυρο», αντί να το διαγράψετε.

Ο στόχος είναι όποιος κοιτάξει τη λίστα σας να μπορεί να αιτιολογήσει κάθε αριθμό. Ο λογιστής σας μπορεί να προτιμά συγκεκριμένο τρόπο για τις διορθώσεις, οπότε ρωτήστε τον μία φορά και κάνετέ το πάντα με τον ίδιο τρόπο.

Πού μπαίνει ο αριθμός και πώς τον χρησιμοποιούν οι πελάτες

Τοποθετήστε τον αριθμό τιμολογίου στο πάνω μέρος, δίπλα στην ημερομηνία έκδοσης, εκεί που κοιτάζει πρώτα το λογιστήριο του πελάτη. Μετά ζητήστε από τον πελάτη να τον χρησιμοποιεί όταν πληρώνει: «Παρακαλούμε αναφέρετε ως αιτιολογία πληρωμής το 2026-047.» Όταν φτάσουν τα χρήματα, η αιτιολογία στην κίνηση του λογαριασμού σας δείχνει ακριβώς ποιο τιμολόγιο εξοφλείται, ακόμη κι αν ένας πελάτης έχει τρία ανοιχτά τιμολόγια με παρόμοια ποσά.

Χρησιμοποιήστε τον αριθμό και σε όλα τα άλλα σημεία:

• στο θέμα του email όταν στέλνετε το τιμολόγιο («Τιμολόγιο 2026-047 από Liffey Pixel Studio»)
• σε κάθε υπενθύμιση, ώστε ο πελάτης να το βρίσκει στο σύστημά του σε δευτερόλεπτα
• στην απόδειξη ή στην επιβεβαίωση πληρωμής, δίπλα στον δικό της αριθμό
• στα ονόματα των αρχείων σας (2026-047 Greenway Outdoor.pdf), ώστε ο φάκελος να ταξινομείται με τη σειρά

Κρατήστε τον αριθμό ξεχωριστά από τον αριθμό αναφοράς του πελάτη. Οι μεγαλύτεροι πελάτες συχνά σας δίνουν αριθμό παραγγελίας (PO) ή κωδικό έργου, όπως το «GW-12» στο παράδειγμα. Αυτός μπαίνει σε δικό του πεδίο. Ταυτοποιεί τη δική τους παραγγελία, ενώ ο δικός σας αριθμός τιμολογίου ταυτοποιεί τον δικό σας λογαριασμό.

Πώς λειτουργεί η αρίθμηση στο Duebolt

Το Duebolt αυξάνει τους αριθμούς για εσάς, και κάθε τύπος εγγράφου έχει τη δική του σειρά: τα τιμολόγια ξεκινούν από INV-0001, οι αποδείξεις από RCT-0001, οι εκτιμήσεις κόστους από EST-0001, οι προσφορές από QTE-0001 και τα προτιμολόγια από PRO-0001. Η δημιουργία προσφοράς δεν «καταναλώνει» ποτέ αριθμό τιμολογίου.

Προτιμάτε δική σας μορφή; Πληκτρολογήστε τη μία φορά στο πεδίο του αριθμού, για παράδειγμα 2026-047 ή GRW-015, και το επόμενο έγγραφο του ίδιου τύπου συνεχίζει από εκεί: 2026-048, GRW-016. Οι αριθμοί που τελειώνουν σε ψηφία αυξάνονται· το πρόθεμά σας μένει όπως το γράψατε.

Φτιάχνετε το πρώτο σας τιμολόγιο; Τα βήματα θα τα βρείτε στο πώς να εκδώσετε τιμολόγιο. Για τις αποδείξεις και τη δική τους σειρά, δείτε το εργαλείο αποδείξεων.